Calendario pagamento/cancellazione
- Supporto Feratel
In questa pagina:
Questo calendario gestisce le condizioni della prenotazione, sia relative alla conferma che alla cancellazione. I modelli qui impostati vengono tradotti online in contenuti testuali a corredo della prenotazione, che indicano se c'è una caparra da pagare e di quanto, con quale metodo di pagamento e quali sono le penali previste in caso di cancellazione.
Sono informazioni fondamentali che fanno parte del “contratto” tra te e il cliente e che mettono al riparo entrambe le parti da equivoci, incomprensioni e perdite.
A differenza degli altri calendari, non puoi creare in autonomia le regole di pagamento e cancellazione, ma le devi richiedere alla tua organizzazione turistica, che provvederà quindi a predisporre i relativi modelli e a metterli a tua disposizione in questo calendario. A te rimane quindi il compito di assegnare questi modelli ai prodotti e ai periodi.
Cosa gestiscono i modelli?
I modelli di pagamento e cancellazione, come dice il nome, gestiscono le informazioni riguardanti il pagamento dell’importo della prenotazione e quelle sulle penali di cancellazione. Deskline permette di personalizzare ampiamente queste regole, andando dal pagamento direttamente in loco presso la struttura al pagamento totale al momento della prenotazione. Tra questi due punti ci sono tutte le varianti intermedie che possono essere impostate ed utilizzate, in base alle tue politiche.
Puoi richiedere all’organizzazione turistica più di un modello di pagamento e cancellazione, perché potresti avere politiche differenti in base al periodo, alla tipologia di prodotto e alle tariffe.
Ad esempio, potresti vendere una camera sia a tariffa piena - e quindi associata ad una determinata regola di pagamento e cancellazione - sia a tariffa ridotta ma con pagamento totale subito e non rimborsabile. In questo caso dovrai configurare due varianti di prodotto, ad ognuna delle quali assegnare le relative tariffe e il corretto modello di pagamento e cancellazione, che richieda al cliente il pagamento di quanto dovuto ed esponga le penali di cancellazione, differenziate appunto in base al prodotto.
I modelli di cancellazione e pagamento servono infatti per mostrare al cliente:
se c'è una caparra da pagare e di quanto
come pagare la caparra, quindi se con carta di credito o tramite bonifico
entro quando
se il saldo è in loco o prima dell’arrivo
Accanto alle informazioni di pagamento vengono mostrate quelle per la cancellazione, quindi:
se c'è la possibilità di cancellare gratuitamente la prenotazione ed entro che giorno
se sono previste penali, in che percentuale rispetto all’importo della prenotazione e gli scaglioni temporali
Impostazione dei metodi di pagamento
Come detto, è l’organizzazione turistica che deve creare i modelli di cancellazione e pagamento. E' necessario quindi che, nel richiedere questi modelli, specifichi bene le informazioni relative sia al pagamento che alla cancellazione.
Bonifico
Se utilizzi il bonifico come metodo di pagamento, devi inserire il tuo conto bancario di appoggio, completo di iban, nella sezione descrizioni - dati generali - pannello impostazioni di pagamento: l’iban qui inserito verrà stampato nella conferma di prenotazione al cliente, insieme alla data entro la quale effettuare il pagamento per confermare la prenotazione. Il cliente quindi ha già tutte le informazioni necessarie per procedere, senza necessità da parte tua di dover inviare una seconda e-mail.
Carta di credito
Se invece vuoi richiedere la caparra con carta di credito, il modello verrà impostato con “pagamento elettronico” e quindi al cliente sarà richiesto di inserire i dati della propria carta di credito al termine del procedimento di prenotazione.
Attivando questo metodo, Deskline richiede al cliente di inserire il numero di carta di credito, la data di scadenza e il cvv. A questo punto Datatrans, la società preposta alla verifica delle carte e partner di Feratel, verifica appunto che la carta sia attiva e reale con una pre-autorizzazione a zero euro. Attenzione quindi: Datatrans NON controlla l’effettiva disponibilità economica.
Se la verifica è andata a buon fine, quindi la carta risulta essere reale e attiva, il CVV viene “bruciato” per ragioni di sicurezza, in linea con le normative e i protocolli SSL.
A questo punto la prenotazione viene portata a compimento e i dati della carta (ossia numero e data di scadenza) vengono messi a disposizione nel WebClient, nel dettaglio della prenotazione. Puoi quindi recuperare questi dati e utilizzarli sul tuo POS, che deve essere dotato della funzione PAN Manuale.
Per maggiori informazioni su come recuperare i dati della carta di credito vedi la seguente sezione: https://feratel.atlassian.net/wiki/spaces/IKB/pages/349208602
Come incassare senza avere la funzione PAN manuale
Stripe
Nel caso il tuo POS non disponga della funzione PAN manuale che, a causa delle crescenti misure di sicurezza è sempre meno utilizzata e distribuita, non potrai utilizzare i dati della carta di credito del cliente e quindi risulta inutile attivare l’opzione “pagamento elettronico” nei modelli di pagamento e cancellazione. In questo caso, per richiedere i pagamenti con carta di credito, puoi attivare Stripe.
Stripe è un metodo di pagamento molto evoluto e già integrato in Deskline che permette di richiedere il pagamento dell’importo della prenotazione (o della caparra) tramite carta di credito e altri sistemi di pagamento, ad esempio Google pay, Apple pay, eccetera. Inserendo i dati della carta di credito, il cliente procede direttamente al pagamento e non è quindi necessario utilizzare il PAN manuale.
Per approfondire questo argomento puoi consultare la guida dedicata: Stripe - metodo di pagamento
Link di pagamento
Puoi utilizzare questa opzione se disponi di un tuo sistema di pagamento (per esempio Nexipay) che ti permette di generare un link da inviare al cliente: il link conterrà l’importo da pagare e il riferimento alla prenotazione. L’ospite, aprendo il link, può inserire tutti i dati della sua carta e procedere al pagamento.
ATTENZIONE: questo link deve essere generato per ogni prenotazione che deve essere pagata quindi non è statico e non può essere inserito in Deskline. Puoi però informare l’ospite che, a seguito della prenotazione, riceverà questo link per pagare la caparra: crea quindi un testo descrittivo e inseriscilo in dati di base → impostazioni pagamento → testo link di pagamento esterno:
Creazione modelli
Una volta che l’organizzazione turistica ha creato i modelli in base alle tue richieste, li trovi elencati al di sotto del calendario con l’indicazione di penali e informazioni sul pagamento.
Prendiamo ad esempio il modello “Caparra 30%, penale 30% da 8 gg.”: questo prevedere che in caso di cancellazioni effettuate da 8 giorni prima dell’arrivo, viene applicata una penale del 30% dell’importo totale, e che a conferma della prenotazione viene richiesta una caparra del 30% da pagare con carta di credito (pagamento elettronico). In questo caso la percentuale della caparra copre l’importo della penale, che non prevede più scaglioni.
Diverso è l’altro modello, “Caparra 30%, penale 20% da 14 gg”: qui è sempre richiesta una caparra del 30% con carta di credito, ma sono impostati due scaglioni di penale: il 20% da 14 giorni prima dell’arrivo fino a 8, e poi il 50% da 8 giorni fino al giorno dell’arrivo. La caparra copre sono una parte delle penali da applicare in caso di cancellazione: attenzione quindi ad impostare le condizioni di pagamento in modo che siano a maggiore garanzia possibile.
Assegnazione dei modelli
I modelli elencati possono essere assegnati al prodotto secondo la consueta procedura; basta tenere premuto il tasto sinistro del mouse, selezionare il periodo da aggiornare e poi scegliere il modello corrispondente. Cliccando su “salva modifiche e chiudi” il periodo verrà aggiornato.
Se una condizione è sempre valida per un prodotto, sarà necessario rendere “standard” il modello. Ad esempio, le camere vendute a tariffa non rimborsabile dovranno avere sempre assegnato il modello con pagamento immediato dell’intero importo e senza cancellazione gratuita. Per evitare di dover aggiornare ogni volta il calendario man mano che passa il tempo, è possibile rendere standard questo modello, in modo che sia in automatico applicato al calendario del prodotto “per sempre”. E' un’operazione che non può essere fatta via WebClient, ma deve essere richiesta all’organizzazione turistica.