SEZIONE Impostazioni standard

La sezione Impostazioni standard delle sezioni che compongono l’area Disponibilità & prezzi è quella che prevede una frequenza di aggiornamento minore. Contiene infatti delle impostazioni generali riferite alla tua struttura che, una volta definite, ti permetteranno di lavorare più velocemente nella sezione Calendario, che è quella invece a più alta frequenza di modifiche.

Spendere più tempo nella fase di configurazione ti permette quindi di guadagnarne quando passerai alla fase di aggiornamento, che può avvenire anche in periodi in cui sarai particolarmente impegnato nella gestione della struttura; è quindi utile che il sistema sia impostato in modo tale da rendere il lavoro di update più veloce possibile.

Le impostazioni standard servono proprio a questo, a rendere molto agile la successiva creazione o modifica dei prezzi, che si porteranno dietro tutta una serie di informazioni, definite in questa sezione, a corollario e completamento della tariffa, che sarà l’unica cosa quindi che dovrai inserire o cambiare.

Entriamo nel dettaglio. Come vedi, la scheda è formata da più pannelli: prezzi, regole di arrivo, regole di vendita, stagioni.

Ognuno di questi pannelli ti permetterà di definire le informazioni ricorrenti riguardanti le tue politiche di vendita: una volta definite qui, queste informazioni ti saranno riproposte dal sistema ogni volta che andrai a creare il listino prezzi o i soggiorni minimi dei vari prodotti, in modo tale che non dovrai ripetere più volte l’inserimento di questi dati, risparmiando così molto tempo.

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Pannello prezzi

Il pannello “prezzi” è diviso in 5 riquadri, ognuno dei quali ti permette di gestire dei modificatori della tariffa.

Cliccando sul comando “modifica” nella parte destra di ogni riquadro puoi inserire le informazioni necessarie; alcune impostazioni potrebbero già essere state caricate dall’organizzazione: se non dovessero essere corrette puoi appunto modificarle.

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Prezzo base

Aprendo il primo riquadro - prezzo base - il sistema ti propone delle opzioni da selezionare, che riguardano sia gli extra, obbligatori, da aggiungere al prezzo del soggiorno sia impostazioni che riguardano le modalità di inserimento del listino.

Gli extra, sempre obbligatori, che puoi attivare in questo riquadro riguardano la pulizia finale, il noleggio della biancheria da letto e altri extra propri della struttura che puoi creare selezionando l’opzione “ulteriori prezzi extra”. Ricorda che, essendo obbligatori, questi extra saranno sempre aggiunti al prezzo del soggiorno e l’ospite non potrà decidere di toglierli.

Per aggiungere al prezzo base del soggiorno gli extra per la pulizia e la biancheria basta selezionare le due opzioni: il sistema a questo punto ti chiede di specificare per quale tipologia di prodotto alloggio vuoi aggiungere questi supplementi, se per tutti quelli che gestisci nella tua struttura o solo per gli appartamenti. Poi, devi selezionare dal menu a cascata il tipo di calcolo del prezzo, ossia come il sistema deve calcolare le aggiunte, se per unità, per persona, in base alle notti di soggiorno o se sono incluse nel prezzo base. Nel campo successivo devi appunto inserire la tariffa relativa all’extra che stai configurando e il numero di notti a partire dalle quali verrà calcolato l’extra.

Ad esempio, per la pulizia finale, dopo aver selezionato l’appartamento come tipologia di alloggio sul quale aggiungere questo extra, puoi selezionare “per unità” nel tipo di calcolo (così, nel caso un cliente prenoti due appartamenti, la pulizia finale sarà calcolata per ognuno di questi), inserire il costo (es. 50 €) e poi definire il numero di notti minime per le quali vale: in questo caso può essere già a partire da soggiorni di 1 notte.

I campi sono gli stessi anche per la biancheria da letto, nella quale però si aggiunge la possibilità di definire questo costo anche in base all’età degli ospiti. Se per la pulizia è stato scelto il tipo di calcolo ad unità, la biancheria da letto può essere calcolata anche a persona/notte. Ad ogni modo potete scegliere il tipo di calcolo più confacente alle vostre politiche commerciali.

In entrambi i casi, vi consigliamo di selezionare l’opzione “definibile per singolo prodotto/modello”: questa permette di modificare le informazioni qui inserite durante la creazione dei modelli prezzi. Ossia, quando andrai a declinare per ogni prodotto il suo listino prezzi in base ai periodi, avrai la facoltà di modificare il prezzo degli extra per ogni periodo, abbassandolo o alzandolo. Ad esempio, è possibile che a Capodanno il costo della pulizia finale sia maggiore di 50 €: avendo spuntato l’opzione “definibile per ogni singolo prodotto/modello”, quando creerai il modello prezzo di Capodanno potrai modificare il costo delle pulizie finali poiché il campo sarà editabile. Senza questa spunta il campo non sarebbe invece modificabile.

Nella riga “ulteriori prezzi extra” potrai inserire gli extra obbligatori propri della tua struttura, sempre con la stessa logica di quelli appena descritti.

Le prime due opzioni, invece, riguardano le modalità di inserimento dei prezzi.

“Abilita opzione inserimento prezzi per occupazione”, se attivato, ti permette di declinare il prezzo anche per ogni livello occupazionale della camera. Ad esempio, se la camera è occupabile da 1 a 3 persone, potrai inserire o una tariffa unica, valida da 1 a 3 persone, oppure una tariffa specifica per occupazione 1 persona, un’altra per occupazione 2 persone e un’altra ancora per l’occupazione 3 persone.

“Utilizza prezzo per letti aggiuntivi (prezzo a persona)” ti permette di gestire prezzi specifici per i letti aggiuntivi, che saranno quindi calcolati in modo diverso rispetto all’occupazione principale. Attivando questa checkbox, ad esempio, quando andrai a definire il prezzo di una camera doppia con letto aggiunto potrai inserire un prezzo per il livello occupazionale 2 persone e poi aggiungere la quota del terzo letto aggiunto.
Attenzione: questa opzione è attivabile solo se imposti i prodotti con il tipo di calcolo del prezzo a persona/notte e se l’aggiornamento di Deskline è manuale; nel caso sia attivo un collegamento con channel manager, il prezzo del letto aggiunto deve essere compreso nella tariffa inviata appunto dal channel manager.

Terminato l’inserimento di questi parametri, cliccando su “salva modifiche” le informazioni relative al prezzo base sono salvate e puoi passare al riquadro successivo.

Prezzi durata soggiorno

In questo riquadro puoi inserire dei modificatori di prezzo relativi alla durata del soggiorno, quindi se ci sono variazioni di prezzo in base a soggiorni più brevi o più lunghi rispetto al soggiorno base.

Per procedere all’inserimento devi attivare la casella e scegliere subito se gestire questi modificatori come prezzo fisso (espresso quindi in €) oppure come un valore percentuale calcolato rispetto al prezzo base.

Se scegli l’opzione “prezzo fisso” non dovrai fare altro, perché il valore dovrà essere inserito direttamente nei modelli prezzi che andrai a creare successivamente.

Se scegli l’opzione “sovrapprezzo/sconto”, il calcolo sarà direttamente impostato su % e potrai appunto definire:

• la percentuale di supplemento per i soggiorni brevi

• la percentuale di sconto per i soggiorni lunghi

Attivando la prima opzione devi quindi inserire dapprima il numero di notti di soggiorno fino a cui è applicato il supplemento e poi il valore percentuale. Puoi definire anche più livelli di supplementi in base al numero di notti di soggiorno: cliccando su “aggiungi notti” infatti puoi aggiungere un’altra fascia, inserendo sempre numero di notti e percentuale di calcolo. Al momento della ricerca da parte del cliente, il sistema applicherà in automatico il supplemento rispetto al numero di notti cercate in base a quanto inserito qui.

Stesso discorso, al contrario, vale per le riduzioni sui soggiorni lunghi: in questo caso, nel primo campo devi inserire il numero di notti a partire dal quale viene applicato lo sconto, nel secondo il valore percentuale. Anche per questo calcolo puoi definire più fasce di sconto in base al numero di notti di soggiorno.

A differenza degli extra, una volta attivati, questi modificatori valgono per tutte le camere e per tutti i modelli prezzo, senza possibilità di modificarli in base al periodo.

Cliccando su “salva modifiche” le informazioni vengono registrate a sistema.

Trattamento

Questo riquadro, molto importante, serve per definire il trattamento incluso nel prezzo base e quelli aggiuntivi che vuoi permettere all’ospite di scegliere in fase di prenotazione.

Aprendo il riquadro, sempre tramite il comando “modifica” puoi scegliere in prima battuta qual è il trattamento incluso nel prezzo base: rispetto a questo trattamento base gli altri saranno definiti come supplementi e riduzioni.

Poniamo il caso che la tua struttura proponga la colazione come trattamento incluso nel prezzo e che gli ospiti però possano scegliere anche la mezza pensione. In questo caso dovrai scegliere “colazione” nel menu a discesa di fianco a “Pasti inclusi nel prezzo base”, in modo tale che il primo trattamento proposto dal sistema al cliente che cerca la camera sarà la colazione.

A questo punto devi cliccare su “utilizza trattamenti aggiuntivi” per attivare la possibilità di offrire anche altri trattamenti oltre alla colazione. Infatti, attivando questa casella, vengono mostrati gli altri trattamenti da selezionare: per ogni trattamento selezionato puoi inserire il supplemento o lo sconto. Tornando al nostro esempio, cliccando su “mezza pensione” compare il campo in cui inserire l’importo del supplemento, che è calcolato sempre a persona. Se volessi proporre anche il “solo pernottamento”, cliccando sulla casella corrispondente dovresti inserire l’importo da sottrarre al prezzo con colazione.

Anche per i trattamenti ti consigliamo di selezionare la casella “definibile per singolo prodotto/modello”, in modo da poter modificare le informazioni qui inserire in qualsiasi momento durante il caricamento dei listini per periodo.

Infine, selezionando la casella “Il prezzo pasto dipende dalla durata del soggiorno” è possibile mettere in relazione la scelta dei trattamenti aggiuntivi con il numero di notti di soggiorno (da definire nei campi che si attivano di fianco al valore del trattamento).

Cliccando su Salva modifiche i dati inseriti sono registrati.

Sconti bambini

Altre informazioni ricorrenti riguardano sicuramente gli sconti bambini. Generalmente, infatti, le strutture che prevedono una scontistica per i più piccoli definiscono a monte le fasce di età e la percentuale di sconto corrispondente per poi calcolare il preventivo finale. Sono quindi delle informazioni statiche, che possono essere inserite qui, nelle impostazioni standard, per essere poi riproposte su tutti i prezzi delle camere. Cliccando quindi su “modifica” e su “utilizza riduzione bambini” vengono mostrati i campi di setup.

Come prima cosa bisogna scegliere il prezzo sul quale applicare gli sconti bambini, ossia se su quello base del pernottamento o su quello finale (che potrebbe comprendere degli extra non riguardanti i bambini). Fatta questa scelta dovrai definire le fasce di età per le quali è valido lo sconto.
Attenzione: se nel campo “età a”, quindi fino a che età è valido lo sconto, inserisci ad esempio 2, il sistema lo interpreta come 2,99, quindi 3 anni non compiuti.

Definita la fascia di età, dovrai scegliere il tipo di riduzione da applicare, se deve essere calcolata in percentuale o come valore fisso. La differenza è evidente: lo sconto % è calcolato rispetto al prezzo adulto, mentre l’opzione “prezzo fisso per bambini” aggiunge questo valore fisso, espresso in €, a quanto pagato appunto dagli adulti. Scelto il tipo di calcolo della riduzione devi inserire il valore corrispondente e puoi scegliere, infine, se applicare la riduzione anche ai supplementi pasti oppure no. Cliccando su “aggiungi sconto” puoi definire lo sconto per ulteriori fasce di età.

Come per le altre impostazioni, anche qui ti consigliamo di attivare l’opzione “definibile per singolo prodotto/modello”, per avere la possibilità di modificare queste informazioni su determinati periodi o camere.

L’opzione “utilizza gratuità bambini” ti permette di impostare che un certo numero di bambini (definito da te nel primo campo) sia sempre gratuito fino ad una certa età (definita nel secondo campo). Puoi infine scegliere se il conteggio deve essere fatto a partire dal bambino più grande o da quello più giovane.

Salvando le modifiche le informazioni sono registrate a sistema.

Sconti

L’ultimo riquadro è dedicato alla definizione di sconti più generali rispetto alla data di prenotazione; è infatti possibile definire periodi in cui vale lo sconto per l’early booking (quindi per la prenotazione anticipata) o per un last minute (quindi per prenotazioni a ridosso della data di arrivo).

L’early booking da sistema è riferito a prenotazioni effettuate fino a 60 giorni di anticipo rispetto alla data di arrivo; mentre il last minute è attivabile per prenotazioni effettuate con un massimo di 20 giorni di anticipo sulla data di arrivo.

Al di fuori di questi range pre-impostati, puoi attivare una tua scontistica e definire il periodo (inteso come anticipo di prenotazione) per il quale è valida: cliccando su “utilizza sconto cliente” puoi inserire il nome dello sconto e il periodo di validità (quindi il numero di notti da - a prima dell’arrivo) e il valore della riduzione (se in % o come prezzo fisso).

Infine, puoi definire, se corrispondente ad una tua politica commerciale, eventuali notti gratuite rispetto ad un soggiorno. Quindi nel campo soggiorno inserirai il numero di notti totali che deve prenotare l’ospite per poter usufruire del numero di notti gratuite definite nel secondo campo.

Cliccando su Salva modifiche le informazioni inserite sono registrate a sistema.

La parte relativa alle impostazioni standard dei prezzi è così terminata.

Cancella prezzi

Con questo tasto puoi cancellare massivamente tutti i modelli prezzi già creati nel calendario prezzi dei prodotti: cliccando su “cancella prezzi” puoi infatti scegliere i prodotti da ripulire. Questa funzione è particolarmente utile quando dall’aggiornamento manuale vuoi passare all’aggiornamento tramite channel manager: in questo caso è utile eliminare tutti i prezzi precedentemente creati e ripartire dal calendario vuoto.

Pannello Regole d’arrivo

Le impostazioni definite in questo pannello vanno ad influire sui modelli di regole di arrivo che dovrai creare e che gestiscono il soggiorno minimo (e anche massimo) che richiedi per la prenotazione.

Generale

Nel primo riquadro potrai scegliere se il soggiorno minimo deve essere verificato rispetto al giorno di arrivo dell’ospite o se deve essere considerato, per accettare la prenotazione, il soggiorno minimo più alto assegnato ai giorni cercati dal cliente.

Esempio: dal 5 al 9 marzo hai impostato i seguenti minimum stay:

• 5 marzo: 2 notti

• 6 marzo: 4 notti

• 7 marzo: 3 notti

• 8-9 marzo: 1 notte

Se nel riquadro “generale” attivi l’opzione “Verifica sogg. min. solo del giorno d'arrivo”, allora il sistema verificherà esclusivamente che soggiorno minimo è richiesto sul giorno del check-in. Se un utente cerca un soggiorno dal 5 all’8 marzo, il sistema verifica sul 5 marzo che min stay è impostato: essendo di 2 notti, permette all’utente di proseguire nella prenotazione, perché la ricerca soddisfa il requisito minimo di 2 notti sul giorno di arrivo.

Senza questa opzione attiva, la stessa ricerca avrebbe dato esito negativo. Infatti in questo caso il sistema va a verificare il soggiorno minimo più alto all’interno del range di date cercate dall’utente. Nella ricerca dal 5 marzo (data di check-in) all’8 (data di check-out) il sistema rileva che sul 6 marzo è richiesto un minimo notti pari a 4, mentre la ricerca dell’utente è di 3 notti: non rispettando il requisito delle 4 notti (soggiorno minimo più alto all’interno del periodo cercato), il sistema non permette la finalizzazione della prenotazione.

Regole d’arrivo

Nel secondo riquadro puoi attivare alcune impostazioni aggiuntive, che potrebbero esserti utili nella definizione dei minimum stay. Puoi infatti attivare la possibilità di indicare un numero massimo di notti di soggiorno (utile ad esempio per le locazioni turistiche, che possono accettare un soggiorno massimo di 28 notti), definire un intervallo di prenotazione oppure specificare il giorno del check out (opzione che consigliamo sempre di attivare).

Il tasto “cancella condizioni d’arrivo” elimina tutti i modelli creati in precedenza e le relative assegnazioni a calendario.

Pannello regole di vendita

In questo pannello puoi impostare la modalità di vendita delle camere. Nello specifico puoi decidere se le camere possono essere prenotabili anche il giorno stesso dell’arrivo oppure se hai bisogno che le prenotazioni siano effettuate con un certo anticipo rispetto alla data del check-in. In questo secondo caso puoi attivare lo stop booking, indicando il numero di giorni di anticipo con cui vuoi ricevere le prenotazioni. Lo stop booking = a 1 significa la prenotazione deve essere effettuata con almeno un giorno di anticipo rispetto alla data del check-in (quindi non accetti prenotazioni oggi per oggi). Lasciando zero invece non imposti alcun limite.

Lo stop offerte, se attivo e se diverso da zero, rende invisibile il prodotto sia online (sul TOSC) che offline (nell’Expert Client): il prodotto quindi nel periodo che ricade nello stop-offerte non può essere né visualizzato nelle ricerche online né inserito nelle offerte inviate dalla destinazione.

Pannello stagioni

Il pannello “stagioni” ti aiuta nel velocizzare l’aggiornamento dei calendari tramite la definizione di più periodi stagionali, ad ognuno dei quali corrisponde un modello prezzo.

Le stagioni possono essere preimpostate dalla destinazione oppure possono essere proprie della tua struttura, quindi puoi crearle in autonomia. Per procedere in questo senso devi cliccare su “crea nuova stagione”: nella maschera che si apre devi poi scrivere il nome della stagione (a tua scelta) e il relativo codice (anche questo a tua scelta) e poi scegliere un colore. A questo punto, cliccando su “crea stagione”, passi alla definizione dei periodi appartenenti alla stagione, scegliendo le date da-a. Puoi assegnare ad ogni stagione più di un periodo (cliccando su “aggiungi periodo”): ricordati però che quando andrai ad associare un prezzo a questa stagione, questo prezzo sarà valido per tutti i periodi che fanno parte della stagione.

Terminata la scelta dei periodi, clicca su “salva modifiche”.

Attenzione: ogni stagione deve avere i propri periodi, che non devono sovrapporsi con quelli di altre stagioni; nel caso di selezione di periodi già appartenenti ad altre stagioni, il sistema restituisce un messaggio di errore.

Le stagioni create sono poi riepilogate sopra il calendario, ognuna con i periodi assegnati, e potrai utilizzarle nella voce “aggiornamento per periodo” (vedi la sezione Aggiornamento per periodo).

Il calendario viene colorato con i colori delle stagioni e quindi anche visivamente puoi verificare di averle create correttamente.

Terminato l’inserimento delle impostazioni standard, puoi passare all’aggiornamento dei dati di vendita nella sezione Calendario.