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Introduzione

Con il gestore delle offerte potete creare direttamente nel WebClient e in modo semplice e veloce le offerte da inviare ai vostri ospiti. Con pochi clic potete selezionare una camera o un pacchetto, calcolare il prezzo e inviare per e-mail l'offerta direttamente dal sistema. L'offerta può essere confezionata in diverse lingue e, se lo si desidera, può essere prenotata anche online.

Per i clienti che già utilizzano il modulo Raccolta richieste, è già integrata una versione semplificata del modulo di gestione delle offerte. La versione completa consente l'utilizzo di numerose funzioni aggiuntive, come l'utilizzo del modulo anche per le proprie richieste, il salvataggio o l'utilizzo di diversi modelli di layout.

Panoramica

Versione base (inclusa per i clienti del modulo Raccolta richieste)

• Procedura guidata per la creazione di offerte vacanza
• Utilizzo delle informazioni caricate nei dati di base (immagini, descrizioni, servizi...) con calcolo del prezzo
• Offerte per camere, appartamenti per vacanze, pacchetti e servizi aggiuntivi
• Possibilità di prenotazione online, senza commissioni
• Creazione di offerte alternative e offerte combinate per più camere/appartamenti
• Invio automatico via e-mail, multilingue
• Assistente per le richieste del modulo raccolta richieste

Versione completa - funzioni aggiuntive

• Assistente anche per le richieste di informazioni via e-mail
• Wizard anche per l'inserimento delle proprie offerte
• Utilizzo e configurazione di vari modelli di layout
• Panoramica ed elenco delle proprie offerte
• Creazione di un file di indirizzi propri
• Combinabile con il modulo fatture

I clienti con il modulo raccolta richieste attivo possono già utilizzare anche le funzioni aggiuntive. Gli altri clienti possono attivare il modulo gestione offerte nella versione completa.

Ordine e attivazione

È possibile effettuare l'ordine e l'attivazione in autonomia. È possibile anche richiedere un periodo di prova gratuito
Tutte le informazioni al riguardo sono disponibili nel menu "Moduli aggiuntivi".

Panoramica delle offerte

Se il modulo è attivato, nel menu "Offerte" compare un'altra voce in cui sono elencate le proprie offerte.

Le offerte fatte dalla destinazione per la vostra struttura appaiono in un tab diverso, a condizione che questa funzione sia stata abilitata.

Tutte le offerte create dall'utente tramite il sistema sono elencate in "Offerte proprie", insieme a quelle create con il modulo raccolta richieste (se attivo).

È inoltre possibile cercare le offerte utilizzando la funzione di filtro.

Se avete creato un'offerta come "prenotabile online", l'ospite può prenotarla direttamente dall’email ricevuta, online e con un solo clic. Anche voi stessi vedrete il pulsante di prenotazione per queste offerte e potrete effettuare la prenotazione per conto dell'ospite.

Esempio: l'ospite chiama perché ha ancora una domanda, poi vuole prenotare e conferma la prenotazione per telefono.

E' possibile procedere alla prenotazione cliccando su "Prenota online" nel menu a destra...

… oppure aprendo i dettagli dell'offerta e utilizzando il pulsante "Prenota online" qui:

Si apre il carrello online, precompilato con i dati dell'offerta e i dati dell'ospite, e si procede come in una normale prenotazione online.
L'ospite riceve la conferma della prenotazione. La prenotazione appare nel vostro elenco.

Creare le offerte

Esistono diversi modi per creare le proprie offerte.

Quando si utilizza il modulo raccolta richieste, per le richieste con indirizzo e-mail viene visualizzato il pulsante "Crea offerta". Da qui è possibile avviare la procedura guidata: i dati della richiesta e l'indirizzo dell'ospite vengono trasferiti direttamente al modulo di creazione dell’offerta.

Nell'elenco delle offerte proprie è presente anche il pulsante "Crea nuova offerta". tramite cui richiamare la procedura guidata. L'indirizzo dell'ospite e i dati della richiesta possono essere inseriti manualmente.

Se si riceve una richiesta via e-mail tramite il sistema (voce di menu "Offerte/Prenotazioni" -"Richieste"), viene visualizzato il pulsante “crea offerta.”

Procedura di creazione delle offerte

Se si crea una nuova offerta tramite il pulsante nell’elenco delle offerte, viene visualizzata la seguente finestra


L'elaborazione avviene in tre fasi:

1. Inserimento dei dati della richiesta, selezione del prodotto (camera/appartamento/ecc.) e inserimento o calcolo del prezzo
2. Inserimento dell'indirizzo dell'ospite
3. Verifica dell'anteprima

Periodo da-a

Inserire qui il periodo di vacanza richiesto. N.B. è necessario inserire un periodo esatto per il successivo calcolo del prezzo.

Scadenza dell’offerta

Con questa funzione si controlla la durata di validità dell'offerta (soprattutto in relazione al prezzo proposto). Questa funzione può anche essere nascosta tramite il menu "Modelli di offerte proprie"

Dettagli dell'offerta

Se gestite diverse strutture, dovete innanzitutto selezionare quella da inserire nell’offerta.
Selezionate quindi il prodotto che desiderate offrire e il numero. Il trattamento viene visualizzato automaticamente in base all'impostazione standard, ma è possibile sceglierne uno diverso.
Se per il prodotto offerto è stata definita anche la biancheria da letto/pulizia finale, l'impostazione desiderata può essere selezionata nella casella Extra.
Inserire il numero "Adulti" e "Bambini" in base alla richiesta dell'ospite.
Con la funzione "Inserire prezzo", il sistema verifica prezzo, occupazione e trattamento per il prodotto selezionato: viene quindi suggerito il relativo importo, che può sempre essere sovrascritto o inserito manualmente.

Il campo "Totale tasse" mostra l’importo dell’imposta di soggiorno (se inserita a sistema).

Aggiungere un'altra camera/appartamento/servizio (...e)

Utilizzare questa funzione per aggiungere un altro prodotto. Questa funzione crea un collegamento "AND". I prezzi di entrambi i prodotti vengono visualizzati nel prezzo totale dell'offerta.
Esempio: l'ospite desidera una camera doppia e un appartamento

Suggerimento: Questa funzione può essere utilizzata anche per offrire servizi aggiuntivi, a condizione che siano stati precedentemente caricati in webclient. Se il menu "Servizi aggiuntivi" non è visibile, è possibile attivarlo nella configurazione - Impostazioni gestione dati - Impostazioni alloggio.

Mostra il pulsante di prenotazione sull'offerta:

Non appena vengono selezionati il prodotto e il periodo, viene verificato se la camera può essere prenotata online in quel momento. In caso affermativo, viene visualizzata questa nota:

Il pulsante di prenotazione viene visualizzato sull'offerta e l'ospite può prenotare online immediatamente. Si applicano le regole di cancellazione e di pagamento definite a calendario.

Questa prenotazione è esente da commissioni!

Controlli aggiuntivi:
Se rispetto ai parametri di ricerca utilizzati non sono soddisfatti alcuni setup impostati nei dati di base del prodotto inserito in offerta, questo risulta non prenotabile e viene visualizzato il seguente avviso:

A questo punto è possibile decidere se il pulsante deve essere ancora visibile. In questo caso, viene visualizzato un suggerimento:

Note per l'ospite: qui è possibile inserire un testo libero che verrà stampato sull'offerta.

Crea offerta alternativa: è possibile utilizzare questa funzione se si desidera inviare all'ospite più varianti tra cui scegliere. Viene visualizzata una nuova area che può essere modificata. L'offerta precedentemente creata rimane visibile e può essere aperta e modificata in qualsiasi momento.

Entrambe le offerte sono quindi visibili nell'anteprima e vengono inviate all'ospite insieme.

Inserire l'indirizzo dell'ospite

Una volta creata l'offerta, cliccare su "Avanti" e inserire l'indirizzo dell'ospite.

È anche possibile cercare un indirizzo esistente. In questo modo, il sistema cerca tra gli indirizzi dei vostri ospiti (quelli precedentemente inseriti tramite "Offerte proprie" o "Fatture" o prenotazioni online).

Anteprima

Dopo aver inserito l'indirizzo, cliccate su "Avanti" per accedere alla funzione di anteprima. Tuttavia, la visualizzazione finale dell'offerta dipende dal programma di posta elettronica del destinatario.

Nell’anteprima è possibile modificare il layout dell'offerta, se si desidera lavorare con diversi modelli. I modelli si trovano nel menu "Modelli per le proprie offerte".

Con "Invia offerta" l'offerta viene inviata all'ospite via e-mail e voi ne riceverete una copia. Inoltre, l'offerta viene salvata nell'elenco delle offerte.

Modelli di gestione

Nel menu "Modelli di offerte proprie" potete personalizzare il layout delle vostre offerte.

È sempre disponibile una configurazione standard ma è possibile crearne di proprie, da selezionare nell’anteprima.

Opzioni di configurazione: è possibile impostare le seguenti voci.

• Selezione del logo della destinazione nell'intestazione dell'offerta. La vostra organizzazione turistica può memorizzare diversi loghi di intestazione, che sono quindi automaticamente a disposizione. Se sono disponibili più loghi, è possibile selezionare qui il logo desiderato.
   
  
  
• Testo introduttivo / frase conclusiva: selezionare "Modifica testo di benvenuto e testo conclusivo" per memorizzare i propri testi.

È possibile personalizzare i modelli per ogni struttura gestita. A tal fine, selezionare la struttura e fare clic su "Aggiungi impostazioni personali per oggetto".

In questo modo si aggiungerà l'impostazione personalizzata che potrà essere modificata:

In questa maschera di modifica si decide quale descrizione, quale immagine e quali impostazioni devono essere visualizzati:

Per impostazione predefinita, nell'offerta vengono visualizzate la descrizione generale della struttura e la descrizione delle condizioni. È possibile modificarle tramite le caselle di selezione, ad esempio deselezionando la descrizione delle condizioni o aggiungendo le informazioni sull'arrivo.

Generalmente, questi testi sono pensati per la visualizzazione online e quindi troppo lunghi per le offerte. Se necessario, potete rimandare l’ospite ad un approfondimento di queste condizioni sul vostro sito.

Per questo motivo, è possibile salvare qui la descrizione della struttura che verrà mostrata solo sulle offerte:

Immagini: L'immagine della struttura viene visualizzata nella parte superiore dell'offerta. Potete decidere tra due opzioni.

Per impostazione predefinita, il sistema utilizza il controllo automatico del periodo impostato per le foto, in modo da visualizzare nell’offerta quella corretta. Se le foto sono state memorizzate secondo questa funzione, non sono necessarie altre impostazioni. Il sistema riconosce la foto da utilizzare in base al periodo dell'offerta.

 


È comunque possibile selezionare liberamente un'immagine speciale per l'offerta.

Caratteristiche della struttura e del servizio: tutte quelle assegnate nei dati di base vengono visualizzate come standard. Tuttavia, è possibile modificare questa impostazione e selezionare solo quelle più importanti: 

Aggiungere altri modelli: ad esempio, potete creare i vostri modelli per l'estate e l'inverno o per le offerte speciali (benessere, sport...).

Vantaggi:

• Logo
• Testo introduttivo
• Immagine della struttura
• Descrizione della struttura
• Caratteristiche

possono essere adattati al rispettivo gruppo target per ogni modello. È quindi possibile selezionare il modello giusto facendo clic sull'anteprima.

I miei indirizzi

In questo menu è possibile accedere agli indirizzi registrati, cercarli e modificarli.

In futuro è prevista anche una funzione di esportazione.