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Mit dem Zusatzmodul „Digitale Signatur / Reisepass-Scan“ kann der gesetzliche Prozess der Gästemeldung einfacher und komfortabler gestaltet werden. Im Hauptfokus steht die kontaktfreie Abwicklung des Meldeprozesses, sowie die Kosten-Ersparnis, da der Meldeschein nicht mehr gedruckt werden muss.

Hier finden Sie ein Anleitungsvideo zum Ablauf der Meldung mit digitaler Signatur und Reisedokument-Scan.

Bestellung

Wenn die Gemeinde grundsätzlich das Arbeiten mit der digitalen Signatur und/oder dem Reisedokument-Scan zulässt und der Benutzer das Zugriffsrecht hat, findet man das Modul unter dem Menü „Zusatzmodule“

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Preise mit Stand 2025:

*… Module, die im touristischen Bereich im Einsatz sind. Das Rechnungsmodul kann nur verwendet werden, wenn sowohl der Meldewesen- als auch der touristische Bereich am WebClient in Verwendung sind.

Folgen Sie dem Bestellprozess:

1. Lesen Sie den Leistungsumfang

2. Wenn Sie bestellen möchten, klicken Sie auf „Modul aktivieren“

3. Nach erfolgreicher Aktivierung sehen Sie diese Einblendung:
   
   

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4. Ab sofort stehen Ihnen der Reisepass-Scan und die digitale Signatur zur Verfügung

    

WebClient mit Reisedokument-Scan und digitaler Signatur

Mit dem Modul "Reisepass-Scan - Digitale Signatur" steht Ihnen der übliche Meldevorgang im WebClient mit einigen Zusatz-Möglichkeiten zur Verfügung.
Sie entscheiden bei jeder Meldung individuell, ob Sie die Erweiterung des Zusatzmoduls nutzen möchten oder nicht.

Einstellungen

Ist das Modul aktiviert, findet man im Menü “Pre-CheckIn” einen weiteren Tab-Reiter “Self CheckIn Link als QR Code drucken”:

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Dieser Bereich wird von Betrieben genützt, in denen der Gast den Meldeprozess selbstständig und kontaktlos am eigenen Smartphone durchführt. Der Self-CheckIn darf nur vor Ort (Rezeption, Appartement, Ferienhaus…) verwendet werden, da der Gast mit der Unterschrift die Richtigkeit der Daten bestätigt und der Gastgeber feststellen können muss, dass es sich um die tatsächlich gemeldete Person handelt.

An dieser Stelle wird konfiguriert, wie der Self-CheckIn aussehen soll.
Finden Sie hier die Beschreibung zur Konfiguration.

Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

Neumeldung mit Dokument Scan und digitaler Signatur

Pre-CheckIn

Der Pre-CheckIn Link kann in der Buchungsbestätigung oder direkt als Link an den Gast versendet werden. Die genaue Beschreibung zum Ablauf des Pre-CheckIn finden Sie hier: https://feratel.atlassian.net/wiki/spaces/FDPI/pages/62554653
Der Gast, der vorab seine und die Daten seiner Mitreisenden bekannt gibt, kann den Reisedokument-Scan (linke Seite) verwenden oder seine Daten manuell erfassen und auch digital unterschreiben.

ACHTUNG: Ein Pre-Checkin ist noch keine Meldung an die Gemeinde! Klicken Sie auf die Pre-CheckIn Daten und übernehmen Sie die Daten direkt in eine Voranmeldung oder Meldung.

Voranmeldung

Der Pre-CheckIn kann in eine Voranmeldung umgewandelt werden, um z. B. bereits vor der Anreise Gästekarten vorzubereiten, oder je nach Einstellung in der Gemeindeverwaltung (Wieviele Tage im Voraus dürfen Meldescheine (auf das Anreisedatum bezogen) erfasst werden?) – direkt in einen Meldeschein übernommen werden.

Erst wenn die Voranmeldung in eine Meldung übernommen wird, kann man davon ausgehen, dass der Gast anwesend ist und die digitale Signatur steht zur Verfügung:

Meldeschein

Wird ein neuer Meldeschein erfasst, findet man zunächst nur den Dokumenten-Scan für alle reisenden Gäste. Wählt man diese Erfassungsvariante, öffnet sich die mit dem Computer verbundene Kamera (bei Laptops die integrierte Kamera). Nachdem die Code-Zeile des Reise-Dokuments fotografiert wurde, können die verfügbaren Daten übernommen werden.
Ist die Lesbarkeit nicht gut genug, kann das Erstellen des Fotos wiederholt werden. Bei manchen Reisedokumenten können Sie auch die zweite Seite des Dokuments fotografieren, um weitere Daten einlesen zu können.
Nach Übernahme müssen die Daten ergänzt werden, die nicht im Dokument enthalten sind, aber Pflichtfelder darstellen.

Nach Erheben der Meldung stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um den Meldeprozess abzuschließen:

• Der Meldeschein kann gedruckt, vom Gast unterschrieben und in einem Ordner abgelegt werden

  • Der Gast unterfertigt digital (Auf diesem Gerät unterschreiben, QR Code für Tablet Unterschrift erzeugen oder Meldeschein per E-Mail senden), ein Ausdruck ist dann nicht mehr erforderlich

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Wird am Gerät unterschrieben, öffnet sich ein Feld, in welchem mittels Maus oder Pad (getestet mit “Wacom Intuos S” [kein Unterschriften-Pad]) unterschrieben werden kann.
Mittels QR-Code kann der Meldeschein auf ein Endgerät wie Tablet oder Smartphone übertragen und auf dem Bildschirm unterschrieben werden (ähnlich Post-Zustellungen).

In beiden Fällen wird eine Meldeschein-Übersicht erstellt und im nächsten Schritt folgt die Unterschrift.

Wird der Meldeschein per E-Mail an den Gast gesendet, erhalten Gäste einen E-Mail Link zum Meldeschein. Dort kann der Gast seine Daten prüfen und falls nötig, Zustimmungen anpassen.

Vor der Unterschrift kann der Gast:

• die Zustimmung zur Gästekarte aktivieren oder deaktivieren (bei Deaktivierung erfolgt eine Warnung, dass bereits ausgestellte Karten ungültig werden),

• die Zustimmung zum Erhalt von Informationen erteilen oder zurückziehen.

Über den Button „Jetzt unterschreiben“ öffnet sich das Unterschriftenfeld, in dem der Gast mit Finger, Maus oder Pad unterschreiben kann.

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Nach dem Speichern und Senden der Unterschrift ist der Vorgang abgeschlossen, und die digitale Unterschrift wird im System gespeichert.

Self-CheckIn

Der Self-CheckIn wird vor Ort (Rezeption, Appartement, Ferienhaus …) verwendet und der Gast bestätigt der Gast mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der angegebenen Daten.
Der Self-CheckIn kann …

• … an den anwesenden Gast als Link auf das Gast-Gerät (Smartphone, Tablet …) geschickt werden, dazu verwendet man diesen Link:

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• als QR-Code Formular gedruckt werden, das dann z.B. in der Ferienwohnung, im Ferienhaus … aufliegt. Das Formular bildet den Self-CheckIn Link visuell ab und macht ihn über Kameras zugänglich.
  Die Einstellungen für das QR-Code Formular finden Sie weiter oben.
  Der Gast scannt den QR Code mit seiner Foto-Funktion, es öffnet sich der Link für die Anmeldung, der Gast wird durch den Meldeprozess im Gastportal geführt …

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  Mit Klick auf „Jetzt unterschreiben“ öffnet sich ein Feld, in welchem direkt unterschrieben werden kann.

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Der Self-CheckIn ist sofort im WebClient im Menü "Gästemeldungen" unter den "Pre-CheckIns" ersichtlich und kann nun in eine Voranmeldung oder einen Meldeschein umgewandelt werden.

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Betriebe, die den Self-CheckIn anbieten und keine Rezeption oder niemanden vor Ort haben, können sich per E-Mail über neue CheckIns informieren lassen. Die Einstellung kann im WebClient über Konfiguration/ Meldewesen Einstellungen/ E-Mail Dienste angehakt werden. Das Feld nennt sich “Self Check-In Mail schicken”.

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Meldeschein-Übersicht

In der Meldescheinübersicht sind digital signierte Meldescheine am Symbol zu erkennen, ein Ausdruck ist nicht mehr erforderlich.

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In den Meldeschein-Details kann jederzeit die Unterschrift zur jeweiligen Meldung eingesehen werden.

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Das Foto des Reisedokuments darf nicht gespeichert werden.

Betriebe mit Hotelsoftware

Die digitale Signatur und der Pass-Scan werden von Hotelsoftware-Betrieben vorrangig über den Self-CheckIn Link von Feratel genutzt.
Damit dies korrekt und vor allem komfortabel genutzt werden kann, gibt es eine wichtige Grundvoraussetzung:
Der Hotelsoftware-Anbieter muss die (bestehende) Schnittstelle zu Feratel erweitern, um vorhandene Self-CheckIns von Feratel abrufen und weiterverarbeiten zu können.

Momentan haben diese Erweiterung folgende Firmen / Hotelsoftware-Anbieter umgesetzt:

• Aida.X Linecker

• Book-In

• CTOOLS / CampConcept

• fewo.cloud

• Hogatex

• ILOCA

• KTech

• Winhotel Atzwanger

• Zimmersoftware