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Mit dem Zusatzmodul „Digitale Signatur / Reisepass-Scan“ kann der gesetzliche Prozess der Gästemeldung einfacher und komfortabler gestaltet werden. Im Hauptfokus steht die kontaktfreie Abwicklung des Meldeprozesses, sowie die Kosten-Ersparnis, da der Meldeschein nicht mehr gedruckt werden muss.

Hier finden Sie ein Anleitungsvideo zum Ablauf der Meldung mit digitaler Signatur und Reisedokument-Scan.

Bestellung

Wenn die Gemeinde grundsätzlich das Arbeiten mit der digitalen Signatur und/oder dem Reisedokument-Scan zulässt und der Benutzer das Zugriffsrecht hat, findet man das Modul unter dem Menü “Zusatzmodule“

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Preise mit Stand 2023:

*… Module, die im touristischen Bereich im Einsatz sind. Das Rechnungsmodul kann nur verwendet werden, wenn sowohl der Meldewesen- als auch der touristische Bereich am WebClient in Verwendung sind.

Folgen Sie dem Bestellprozess:

1. Lesen Sie den Leistungsumfang

2. Wenn Sie bestellen möchten, klicken Sie auf “Modul aktivieren”

3. Nach erfolgreicher Aktivierung sehen Sie diese Einblendung:

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4. Ab sofort stehen Ihnen Scan und Signatur zur Verfügung

    

WebClient mit Reisedokument-Scan und digitaler Signatur

Mit dem Modul "Reisepass-Scan - Digitale Signatur" steht Ihnen der übliche Meldevorgang im WebClient mit einigen Zusatz-Möglichkeiten zur Verfügung.
Sie entscheiden bei jeder Meldung individuell, ob Sie die Erweiterung des Zusatzmoduls nutzen möchten oder nicht.

Einstellungen

Ist das Modul aktiviert, findet man im Menü “Pre-CheckIn” einen weiteren Tab-Reiter “Self CheckIn Link als QR Code drucken”:

Dieser Bereich wird von Betrieben genützt, in denen der Gast den Meldeprozess selbstständig und kontaktlos am eigenen Smartphone durchführt. Der Self-CheckIn darf nur vor Ort (Rezeption, Appartement, Ferienhaus…) verwendet werden, da der Gast mit der Unterschrift die Richtigkeit der Daten bestätigt und der Gastgeber feststellen können muss, dass es sich um die tatsächlich gemeldete Person handelt.

An dieser Stelle wird konfiguriert, wie der Self-CheckIn aussehen soll.
Finden Sie hier die Beschreibung zur Konfiguration.

Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

Neumeldung mit Dokument Scan und digitaler Signatur

Pre-CheckIn

Der Pre-CheckIn Link kann in der Buchungsbestätigung oder direkt als Link an den Gast versendet werden. Die genaue Beschreibung zum Ablauf des Pre-CheckIn finden Sie hier.
Der Gast, der vorab seine und die Daten seiner Mitreisenden bekannt gibt, kann den Reisedokument Scan (linke Seite) verwenden oder seine Daten manuell erfassen.

Die digitale Signatur steht nicht zur Verfügung, diese kann erst vor Ort erfolgen.

Voranmeldung

In der Voranmeldung wird die Scan-Funktion für Reisedokumente für alle reisenden Gäste angezeigt, nicht aber die digitale Signatur, da der Gast hierfür anwesend sein und der Meldeschein gespeichert sein muss.

Erst wenn die Voranmeldung in eine Meldung übernommen wird, kann man davon ausgehen, dass der Gast anwesend ist und die digitale Signatur steht zur Verfügung:

Meldeschein

Wird ein neuer Meldeschein erfasst, findet man zunächst nur den Dokumenten-Scan für alle reisenden Gäste. Wählt man diese Erfassungsvariante, öffnet sich die mit dem Computer verbundene Kamera (bei Laptops die integrierte Kamera). Nachdem die Code-Zeile des Reise-Dokuments fotografiert wurde, können die verfügbaren Daten übernommen werden.
Ist die Lesbarkeit nicht gut genug, kann das Erstellen des Fotos wiederholt werden. Bei manchen Reisedokumenten können Sie auch die zweite Seite des Dokuments fotografieren, um weitere Daten einlesen zu können.
Nach Übernahme müssen die Daten ergänzt werden, die nicht im Dokument enthalten sind, aber Pflichtfelder darstellen.

Nach Erheben der Meldung stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um den Meldeprozess abzuschließen:

• Der Meldeschein kann gedruckt, vom Gast unterschrieben und in einem Ordner abgelegt werden

  • Der Gast unterfertigt digital, ein Ausdruck ist dann nicht mehr erforderlich

Die Unterschrift kann auf dem aktuellen Gerät oder mittels QR-Code Scan erfolgen. Wird am Gerät unterschrieben, öffnet sich ein Feld, in welchem mittels Maus oder UnterschriftenPad unterschrieben werden kann.
Mittels QR-Code kann der Meldeschein auf ein Endgerät wie Tablet oder Smartphone übertragen und auf dem Bildschirm unterschrieben werden (ähnlich Post-Zustellungen).

In beiden Fällen wird eine Meldeschein-Übersicht erstellt und im nächsten Schritt folgt die Unterschrift.

Self-CheckIn

Der Self-CheckIn darf nur vor Ort (Rezeption, Appartement, Ferienhaus…) verwendet werden, da der Gast mit der Unterschrift die Richtigkeit der Daten bestätigt und der Gastgeber feststellen können muss, dass es sich um die tatsächlich gemeldete Person handelt.
Der Self-CheckIn kann …

• … an den anwesenden Gast als Link auf das Gast-Gerät (Smartphone, Tablet…) geschickt werden, dazu verwendet man diesen Link:

   

• als QR-Code Formular gedruckt werden, das dann z.B. in der Ferienwohnung, im Ferienhaus… aufliegt. Das Formular bildet den Self-CheckIn Link visuell ab und macht ihn über Kameras zugänglich.
  Die Einstellungen für das QR-Code Formular finden Sie weiter oben.
  Der Gast scannt den QR Code mit seiner Foto-Funktion, es öffnet sich der Link für die Anmeldung, der Gast wird durch den Meldeprozess im Gastportal geführt...

  Mit Klick auf „Jetzt unterschreiben“ öffnet sich ein Feld, in welchem direkt unterschrieben werden kann.

Der Self-CheckIn ist sofort im WebClient im Menü "Gästemeldungen" unter den "Pre-CheckIns" ersichtlich und kann nun in eine Voranmeldung oder einen Meldeschein umgewandelt werden.

Meldeschein-Übersicht

In der Meldeschein-Übersicht kann man die digital unterfertigten Meldescheine am Symbol erkennen, ein Ausdruck ist nicht mehr nötig.

In den Meldeschein-Details kanan jederzeit die Unterschrift zur jeweiligen Meldung eingesehen werden.

• Das Foto des Reisedokuments darf nicht gespeichert werden.

Betriebe mit Hotelsoftware

Die digitale Signatur und der Pass-Scan werden von Hotelsoftware-Betrieben vorrangig über den Self-CheckIn Link von Feratel genutzt.
Damit dies korrekt und vor allem komfortabel genutzt werden kann, gibt es eine wichtige Grundvoraussetzung:
Der Hotelsoftware-Anbieter muss die (bestehende) Schnittstelle zu Feratel erweitern, um vorhandene Self-CheckIns von Feratel abrufen und weiterverarbeiten zu können.

Momentan haben diese Erweiterung folgende Firmen / Hotelsoftware-Anbieter umgesetzt:

• Easybooking

• fewo.cloud

• Hogatex

• ILOCA

• KTech

• Winhotel Atzwanger

• Zimmersoftware