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Übersicht

Im Bereich Gästemeldungen werden

erfasste Meldescheine/Gästemeldungen in vier Tab-Reitern angezeigt
können neue Meldungen erfasst werden
können bestehende Meldescheine gesucht, geändert, editiert und gedruckt werden
können Meldescheine exportiert und/oder importiert werden

Filteroptionen

Der aufklappbare Filter bietet folgende Suchmöglichkeiten, die jeweils für den Tab-Reiter gelten, auf dem sich der Benutzer gerade befindet.

Der Filter nach Datum steht immer zur Verfügung.

Datum von/bis	... gesucht werden soll nach An- oder Abreisen (wahlweise) in einem bestimmten Zeitraum
Druckstatus	... wenn man nach "Voranmeldungen zu drucken" oder "Meldungen zu drucken" suchen möchte
Meldeschein-Nr. von-bis	An dieser Stelle kann nach bestimmten Meldeschein-Nummern gesucht werden, die Suche macht keinen Sinn für Voranmeldungen, da diese noch keine Nummer haben
Gast Name	Die Suche nach einer Meldung kann nach Gast-Namen erfolgen, wenn der Gast in "Meine Adressen" gespeichert wurde
Land	Die Suche nach einer Meldung kann nach dem Adress-Land des Gastes erfolgen, die Auswahl erfolgt aus der Liste
PLZ / Stadt	Auch die Suche nach einer PLZ oder Stadt ist möglich
Zeige nicht erfolgreich verarbeitete Meldescheine	... ermöglicht die Suche nach Meldescheinen mit Problemen/Fehlern - Beispiel:
	Mit Klick auf den Button mit der Lupe wird die Suche gestartet
	Mit Klick auf den Button mit dem Kreuz werden die Suchkriterien entfernt. Das Kreuz erscheint erst, wenn ein Filter angewendet wird

Tab-Reiter – Anzeigebereiche

Auf vier Tab-Reitern werden unterschiedliche Übersichten über Meldescheine/Voranmeldungen angeboten. Beim Einstieg ins System "landet" man immer auf dem Tab-Reiter "Aktuell".

Tab-Reiter "Alle"

Am Tab-Reiter "Alle" werden Meldescheine gezeigt, die dem gewählten Leistungsträger zugehören. Wenn mehr als ein Objekt verwaltet wird, muss zuerst der Leistungträger oberhalb ausgewählt werden.
Die angezeigten Meldescheine sind Standard-Meldescheine mit dem Status "aktiv" oder "storniert". Voranmeldungen und Pre-CheckIns werden nicht gelistet.

Der zuletzt bearbeitete Meldeschein wird zuoberst angeführt.

Tab-Reiter "Aktuell"

Am Tab-Reiter "Aktuell" werden Meldescheine und Voranmeldungen gelistet. Es sind das…

Voranmeldungen mit Anreise am heutigen Tag oder älter, das Abreisedatum spielt keine Rolle, es werden keine zukünftigen Voranmeldungen gelistet; der Druckstatus ist irrelevant
Standard-Meldescheine mit Anreise am heutigen Tag oder älter und die Abreise war innerhalb der letzten 7 Tage (von heute gerechnet) und der Meldeschein ist nicht gedruckt oder storniert
oder
Standard-Meldescheine mit Anreise am heutigen Tag oder älter und es gibt keine definitive Abreise, der Druckstatus ist irrelevant
oder
die Planabreise liegt in der Vergangenheit, in der Zukunft oder am heutigen Tag (unterscheiden sich in der Farbgebung und Symbolik)
Pre-CheckIns werden auf diesem Tab-Reiter nicht gezeigt

Der zuletzt bearbeitete Meldeschein wird zuoberst angeführt.

Tab-Reiter "Angereist"

Am Tab-Reiter "Angereist" werden Meldescheine gezeigt, die dem Typ "Standard" entsprechen (keine Voranmeldungen, keine Pre-CheckIns) und die eine Anreise am heutigen Tag oder in der Vergangenheit und kein tatsächliches Abreisedatum haben.
Die Plan-Abreise liegt in der Vergangenheit, in der Zukunft oder am heutigen Tag.

Die Sortierung erfolgt nach Anreisedatum absteigend.

Tab-Reiter "Voranmeldungen"

Am Tab-Reiter "Voranmeldungen" werden nur Voranmeldungen (keine Standard-Meldescheine, keine Pre-CheckIns) angezeigt, die Sortierung erfolgt nach Anreisedatum absteigend.

Symbole und Informationen zu Meldescheinen und Voranmeldungen

In der Auflistung der Meldescheine und Voranmeldungen werden diverse Informationen und Symbole angezeigt, die für einen schnellen Überblick sorgen.

Alle Spalten sind durch Klick auf den Spaltennamen sortierbar, wenn das Doppelpfeil-Symbol

aufscheint.

Checkbox	Mittels Klick auf die Checkbox auf Spaltennamen-Höhe können alle Meldescheine/Voranmeldungen auf einmal markiert werden. Durch Klick auf einzelne Meldeschein-Checkboxen können diese für bestimmte Tätigkeiten (z.B. Druck oder Setzen der Abreise) markiert werden.
Nummer	Die Meldeschein- oder Gästeblatt-Nummer wird nur bei Standard-Meldescheinen angezeigt. Voranmeldungen haben noch keine Nummer. Die Versionsnummer/Sequenz (hinter dem Schrägstrich) zeigt an, wenn ein Meldeschein bereits editiert wurde (Änderung Meldeschein, Umwandlung Voranmeldung in Meldung, Abreise-Eintrag...) Das Zahnrad-Symbol (der Meldeschein-Nummer nachgestellt) zeigt an, dass der Meldeschein durch einen automatischen Job geändert wurde. Das kann die Umwandlung der Voranmeldung in eine Meldung oder das Setzen der tatsächlichen Abreise sein.
Gast	... zeigt den Nach- und den Vornamen des hauptgemeldeten Gastes. Ist dem Namen ein rotes Warnsymbol nachgestellt, gab es beim automatischen Job, der eine Voranmeldung in eine Meldung oder der einem Meldeschein mit Planabreise die tatsächliche Abreise eintragen soll, ein Problem. oder...
Anreise	... zeigt das früheste Anreise-Datum mit Wochentag auf einem Meldeschein
Abreise	... zeigt die späteste Abreise bzw. das geplante Abreise-Datum mit Wochentag eines Meldescheins. Die Plan-Abreise wird mit einem nachgestellten "P" markiert, liegt die Plan-Abreise in der Zukunft, ist das Datum hellgrau dargestellt in der Vergangenheit, ist das Datum in roter Schrift markiert
Ort	... zeigt das Adress-Land (als ISO-Länderkennzeichen) und den Ort aus der Adresse des Hauptgemeldeten
Personen	... zeigt die auf diesem Meldeschein gemeldeten Anzahl an Personen Wird hinter der Personenanzahl das Symbol angezeigt, handelt es sich um eine Reisegruppe
Status	... zeigt den Abrechnungs-Status eines Meldescheins Leer - nicht abgerechnet Teilabgerechnet (geöffnetes Schloss) Abgerechnet (geschlossenes Schloss)
	Das Drucker-Symbol zeigt an, dass ein Meldeschein oder eine Voranmeldung noch nicht gedruckt wurden. Durch Klick auf das Symbol öffnet sich das hinterlegte Meldeschein- oder Voranmeldungsformular mit den Daten des Eintrags. Sollen mehrere Meldescheine oder Voranmeldungen in einem Arbeitsgang gedruckt werden, markiert man die Checkbox vor den jeweiligen Einträgen und wählt im Menü am rechten unteren Rand "Blatt drucken". Je nachdem, ob ein Meldeschein vollständig ausgefüllt, teilweise ausgefüllt oder leer ist, kommen unterschiedliche Formulare zur Anwendung.
	Wurde ein Meldeschein digital signiert, wird das graue Symbol angezeigt.
	Jeder Meldeschein hat ganz rechts einen Menü-Button, der je nach Berechtigung oder Gemeinde-Einstellung unterschiedliche Inhalte anzeigt. Details: ... öffnet den gewählten Eintrag und zeigt die Details des Meldescheins oder der Voranmeldung Duplizieren: ... dupliziert einen bestehenden Meldeschein oder eine Voranmeldung für eine neuerliche Verwendung (z.B. unterschiedliche Abreisen) Blatt drucken: .. druckt den markierten Eintrag PDF: ... erzeugt einen PDF-Ausdruck des markierten Eintrags Gästekarte produzieren: ... wird nur angezeigt, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet und wenn eine separate Gästekarte gedruckt werden kann Am rechten unteren Ende der Meldescheine/Voranmeldungen befindet sich nochmals der Menü-Button, der für bestimmte Aktionen ein gesammeltes Vorgehen erlaubt: Meldungen/Meldescheine Alle Einträge, die mit einer aktiven Checkbox am Anfang der Zeile markiert sind, können z.B. in einem Arbeitsgang gedruckt werden... oder bei diesen wird die Plan-Abreise zur echten Abreise umgewandelt. Die markierten Blätter können als Excel oder PDF exportiert werden. Voranmeldungen Alle Einträge, die mit einer aktiven Checkbox am Anfang der Zeile markiert sind, können z.B. in einem Arbeitsgang gedruckt werden... oder diese werden vom Status Voranmeldung in den Status "Meldung/Standard-Meldeschein" umgewandelt (= “angereist”). Voranmeldungen können auch gesammelt gelöscht oder als Excel oder PDF exportiert werden.

Stornierte Meldescheine werden mit hellroter Farbe hinterlegt:

Im unteren Bereich der Gästemeldungen sind weitere Funktionen hinterlegt - mehr Details finden Sie hier:

	... zeigt, wie viele Einträge pro Seite gelistet werden. Der Wert kann in der Konfiguration, durch Überschreiben oder mittels Pfeilen geändert werden. “… gesamt” zeigt, wie viele Seiten insgesamt gefüllt sind.
	... erlaubt ein manuelles Blättern in den Meldungen, entweder durch Klick auf die Seite direkt oder durch Klick auf die Pfeile.
	... beschreibt die Symbole auf der Seite. Eine Listung erfolgt nur für tatsächlich auf dieser Seite/diesem Tab-Reiter vorhandene Symbole
	Ausdruck eines leeren Meldescheins, vorausgesetzt ein Formular / eine Briefvorlage ist hinterlegt. (Muster siehe Anhang)
	... dafür ist eine separate Freischaltung notwendig Damit können Meldescheine aus einem CSV-File importiert werden
	... dafür ist eine separate Freischaltung notwendig Damit kann eine Musterdatei für den CSV-Import herunter geladen werden

Erfassen einer Meldung

Soll eine neue Meldung erfasst werden, kann man vom Überblick aus starten:

... oder aus dem Menü "Gästemeldungen":

bzw.

	Individualgast	Reisegruppe

	Individualgast	Reisegruppe
Neuer Meldeschein	Erfassung von Einzelpersonen oder Familien mit gleicher Wohnadresse. (bis zu einer maximalen Personenanzahl, die von der Gemeinde vorgegeben wird)	Erfassung von Personengruppen (ab einer Mindest-Personenanzahl, die von der Gemeinde vorgegeben wird)
Neue Voranmeldung

Wenn ein Betrieb die Adress-Daten seiner Gäste in "Meine Adressen" speichert, dann wird die Erfassung einer neuen Meldung nach Eingabe der Reisedaten am besten über die Adress-Suche gestartet. Damit kann eine bereits in den Adressen des Betriebes gespeicherte Gast-Adresse gefunden und in die Meldung übernommen werden.
Vorteile:

der Zähler der Aufenthalte wird für diesen Gast automatisch erhöht
alle mitreisenden Gäste der letzten Aufenthalte können gefunden werden
es entstehen keine doppelten und mehrfachen Datensätze, die Adresse wird immer wieder verwendet und erzeugt eine "Gast-Historie"

Individualgast

Für die Erfassung stehen folgende Felder zur Verfügung.

Felder	Beschreibung
	Mit einem roten Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Meldung selbst
	Mit einem gelben Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Gästekarte. Diese scheinen nur auf, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet.
Anreise	Hier wird beim Erst-Einstieg das Tagesdatum vorgeschlagen, nach Speichern der ersten Meldung bleibt das Anreisedatum der vorangegangenen Meldung stehen, kann aber jederzeit geändert werden. Mit Klick auf das Kalender-Symbol kann die Anreise auch am Kalender ausgewählt werden. Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab.
Geplante Abreise	Erfassung der geplanten Abreise oder Auswahl am Kalender durch Klick auf das Kalender-Symbol
Abreise	Erfassung der definitiven Abreise oder Auswahl am Kalender durch Klick auf das Kalender-Symbol Die definitive Abreise kann erfolgen... sofort am Meldeschein, wenn bei Meldeschein-Erfassung schon das definitive Abreisedatum feststeht in einer weiteren Meldeschein-Bearbeitung, wenn der Meldeschein schon mit einer Plan-Abreise gespeichert war durch Zuweisung der Plan-Abreise als definitive Abreise in der Meldungsübersicht durch einen automatischen Job, der die Plan-Abreise als definitive Abreise setzt - unter Einhaltung bestimmter Parameter und nur, wenn der Job für eine Gemeinde aktiviert ist. Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab.
Subobj. Nr.	Unter der Subobjekt-Nummer versteht man eigenständige Appartements/Chalets/..., die über eine gemeinsame Objektnummer abgerechnet werden. Die Subobjekt-Nummer kann von der Meldebehörde aktiviert/deaktiviert werden und ist daher nicht für jeden Betrieb sichtbar bzw. in der Gemeinde in Verwendung.
Nachname/Name	Nach- und Vorname des hauptgemeldeten Gastes
Anrede	Auswahl der Anrede Welche Anreden zur Verfügung stehen bzw. angezeigt werden können, hängt von der hinterlegten Gast-Sprache ab. Ist keine Sprache definiert wird die auf der Datenbank hinterlegte Standard-Sprache herangezogen.
Sprache	… scheint nur auf, wenn beim Gast “In Gast-Adressen speichern” aktiviert ist. Von der Sprache abhängig sind die vorgeschlagenen Anreden
	Nach Eingabe des Namens oder eines Teils eines Namens kann über diesen Button in den Gastadressen und in den alten Meldungen gesucht werden. (siehe auch „Adresse suchen“)
Land/Nationalität	Land und Nationalität des hauptgemeldeten Gastes
Straße	Straße mit Haus-/Tür-Nummer
PLZ / Stadt/Ort	Eingabe der PLZ und des Ortes Ist eine PLZ-Ortskombination bereits gespeichert, wird diese vorgeschlagen und - wenn mehrere vorhanden - kann daraus gewählt werden:
Geburtstag / Alter	Entweder wird das Geburtsdatum des hauptgemeldeten Gastes eingegeben - folgende Formate sind möglich: TTMMJJJJ TT.MM.JJJJ TT-MM-JJJJ JJJJ-MM-TT JJJJMMTT ... oder es wird nur das Alter erfasst, das Geburtsdatum wird dann mit 01. 01. des errechneten Jahres gespeichert.
	Standardmäßig wird die Gast-Adresse nur in der Meldung selbst gespeichert. Über die Aktivierung der Checkbox kann man die Adresse zusätzlich im Adresspool "Meine Adressen" speichern. Diese Adressen stehen auch in anderen Bereichen zur Verfügung, z.B. wenn das Rechnungsmodul aktiviert ist oder über den WebClient auch eigene Angebote erstellt werden. Die aktive Checkbox kann in der Konfiguration/Meldewesen Einstellungen des WebClients vorbelegt werden:
	Wenn der Gast der Zusendung von Werbung, Marketing-Aktionen etc. zustimmt, dann kann diese Checkbox für den Gast aktiviert werden. Das Feld ist nur für den Hauptreisenden verfügbar.
Mehr Details	Unter "Mehr Details" findet man zusätzliche Felder, die je Gast erfasst werden können. Die Gemeinde entscheidet, welche dieser Felder im Hauptabschnitt oder unter "Mehr Details" gezeigt werden und ob diese Felder Pflichtfelder sind.
Firma	Hier kann eine Firmenbezeichnung (z.B. bei Veranstaltern) angegeben werden. Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.
E-Mail	Hier kann die E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt werden.
Reisedokument	Das Feld für den Typ des Reisedokuments und die dazu gehörige Nummer können als Pflichtfeld markiert werden und sind sowohl im Haupt- als auch im Detailabschnitt anzeigbar. Die Angabe der Daten bezüglich Reisedokumente ist generell für ausländische Gäste erforderlich. Die Erfassung dieser Daten kann durch den sog. "Dokument Scan" ersetzt werden. Es handelt sich um ein Modul, das die Gemeinde erwerben kann und das dann jedem Benutzer im WebClient zur Verfügung steht. Damit können Reisedokumente für die Erfassung der Gast-Daten eingesetzt werden.
Empfehlungsart	Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, auf welche Art von Empfehlung der Gast anreist.
Beruf	Freies Eingabefeld für den Beruf des Gastes. Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.
Telefon	Freies Eingabefeld für die Telefonnummer des Gastes. Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.
Anreise mit	Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, mit welchem Verkehrsmittel der Gast anreist. Zusätzlich kann das Kennzeichen erfasst werden.
Reisemotiv	Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, aus welchen Motiven der Gast reist.
Gast-Interessen	Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, welche Interessen der Gast hat.
Weitere Gäste	Je nach Einstellung in der Konfiguration wird automatisch die gewünschte Anzahl an Gästen eingeblendet. Die Obergrenze für einen Individual-Meldeschein wird von der Gemeinde vorgegeben. Für die mitreisenden Gäste gelten die Pflichtfelder wie für den Hauptreisenden auch. Welche Felder im Hauptabschnitt, welche unter "Mehr Details" gezeigt werden, richtet sich nach den Angaben für den Hauptreisenden.
	Über den Button können jederzeit weitere Gäste hinzu gefügt werden, es öffnen sich die Eingabefelder für mitreisende Gäste. Alle Daten ... Anreise Abreise Nachname Land und Nationalität ... werden vom Hauptreisenden übernommen. Der Nachname kann überschrieben, der Vorname kann erfasst werden. Das Land und die Nationalität sind nur dann editierbar, wenn seitens Gemeinde das Recht dazu vergeben ist. Mit Klick auf den Link "An-/Abreise ändern" können mitreisende Gäste ein anderes Reisedatum bekommen als der Hauptreisende. Wenn das Zugriffsrecht dafür einem WebClient-Benutzer nicht vergeben ist, kann er diesen Link nicht sehen. Werden Gäste mit unterschiedlichen Adressen auf einem Meldeschein gespeichert, warnt der WebClient: Mit nochmaliger Bestätigung kann der Meldeschein gespeichert werden.
Gäste entfernen	Ein standardmäßig vorgeschlagener Mitreisender oder jeder zusätzlich aktivierte Gast kann jederzeit mittels Klick auf gelöscht werden. Belässt man einen mitreisenden Gast am Meldeschein, für den keine Daten erfasst bzw. nicht alle Pflichtfelder angegeben sind, warnt der WebClient wie folgt:
	Mit den Pfeilen kann die Reihenfolge der Gäste verändert werden, so kann aus einem mitreisenden Gast der Hauptreisende werden.

Reisegruppe

Ab wie vielen Personen eine Reisegruppe erfasst wird, entscheidet die Gemeinde bzw. Meldebehörde.
Wählt man "Neuer Meldeschein/Reisegruppe", stehen für die Erfassung folgende Felder zur Verfügung.

Der Bereich des Hauptreisenden verhält sich wie bei Individual-Reisenden.
Für die Erfassung der Mitreisenden, der Gruppen-Teilnehmer, stehen zwei Varianten zur Verfügung.

Reisegruppe (Basis-Erfassung)

In dieser Variante werden die Teilnehmer der Reisegruppe nur nach der Personengruppe und dem Herkunftsland unterschieden.

Felder

Felder
Personengruppe	Auswahl aus den zur Verfügung stehenden Personengruppen
Land	Herkunftsland der mitreisenden Gruppen-Mitglieder, vorgeschlagen wird das Land des Hauptreisenden/Reiseleiters; die Auswahl erfolgt aus bestehenden Werten. Wenn in Österreich als Land Österreich oder Deutschland gewählt wird, öffnet sich der Dialog für die Auswahl des "Statistischen Landes". Auch hier ist eine Auswahl aus bestehenden Werten erforderlich.
Anzahl	Auswahl der Anzahl an Gruppen-Mitgliedern, die dieser Personengruppe und diesem Land angehören.
	... entfernt einen Zeilen-Eintrag
	... ermöglicht die Erfassung von weiteren Personengruppen-Land-Kombinationen für diese Gruppe

Nach der Erfassung können die Daten unmittelbar gespeichert werden.

Wenn die feratel Gästekarte im Einsatz ist kann diese Variante in bestimmten Konstellationen (Karten-Pflichtfelder) nicht verwendet werden, da Daten wie z.B. das Geburtsdatum fehlen. In diesem Fall ist die Detail-Erfassung zu verwenden.

Reisegruppe (Detail-Erfassung)

Die detaillierte Erfassung einer Reisegruppe ermöglicht die Erfassung von Daten jedes einzelnen Mitreisenden.
Wenn Gästekarten im Einsatz sind oder die Meldebehörde die Erfassung der Detaildaten verlangt, dann wird diese Variante gewählt.

Die Detail-Erfassung baut auf der Basis-Erfassung auf...

anschließend klickt man auf:

Felder

Felder

Diese Funktion bietet den Komfort, gewisse Daten für alle Gruppen-Mitglieder gleichzeitig einzutragen:

Damit werden allen Reiseteilnehmern der Nachname "RG Norwegen", der Vorname "Gast #" mit der automatisch vergebenen Nummer, das Erwachsenen-Geburtsdatum und das Geburtsdatum für die Personengruppe “Reduzierte II” zugewiesen.

Jede Zeile kann auch gesondert editiert, die Reihenfolge der Gäste kann mit den Pfeilen verändert werden.

... erlaubt die Änderung der Personengruppe für einen der Reisenden.
Es öffnet sich ein Dialog, wo die neue Personengruppe gewählt und eine Begründung eingegeben werden kann:

Gästemeldungen - Erfassung Meldescheine WebClient4