SEZIONE Pacchetti

In questa pagina:

La sezione Pacchetti è dedicata alla gestione delle offerte della struttura. E' possibile inserire sia offerte comprensive solo di alloggio e servizi interni alla struttura sia pacchetti turistici in quanti tali (quindi formati dall’alloggio + servizi esterni, forniti da soggetti terzi), definiti dal Dlgs del 21 maggio del 2018 n.62.

Creazione di un nuovo pacchetto

Per procedere al caricamento di un nuovo pacchetto clicca su “Crea nuovo pacchetto”. Viene così visualizzata la scheda “Nuovo master pacchetto” che serve per definirne le impostazioni.

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Puoi inserire quindi il nome del pacchetto, che sarà quello visualizzato online; di fianco a questo campo puoi spuntare le opzioni “pacchetto attivo” (quindi già pubblicabile) e “non è un pacchetto turistico, è solo un’offerta di alloggio”.

Questa seconda opzione serve per quelle offerte che comprendono solo servizi interni alla struttura oppure sconti per l’acquisto (separato) di servizi forniti da altri operatori. Queste tipologie di offerta non rientrano nella specie dei pacchetti turistici come definiti dalla legge e quindi non sarà necessario specificare né l’organizzatore né la compagnia assicurativa a copertura di eventuali annullamenti.

I campi successivi servono a definire il periodo di validità del pacchetto; nel caso il pacchetto sia valido per più periodi non consecutivi, tramite il pulsante “aggiungi nuovo periodo” è possibile definire i diversi range di date durante i quali l’offerta può essere pubblicata e prenotata, mentre per rimuovere periodi non più validi basta utilizzare il comando “rimuovi”.

Nel caso il pacchetto rientri nelle fattispecie indicate nel decreto 62/2018 bisogna specificare sia l’organizzatore del pacchetto che la compagnia assicurativa.

L’organizzatore può corrispondere al fornitore di servizi (e quindi sarà ripreso l’indirizzo a questo assegnato oppure può essere scelto un indirizzo già associato ad un altro pacchetto) oppure può essere un organizzatore esterno; scegliendo questa opzione si apre un’ulteriore scheda dove inserire tutte le informazioni di contatto.

La stessa procedura si segue per la definizione della compagnia assicurativa: è possibile richiamare una compagnia già assegnata ad un pacchetto esistente oppure caricarne una nuova ed inserire tutti i contatti.

Le informazioni sull’organizzatore e sull’assicurazione saranno pubblicate online tra le informazioni del pacchetto e saranno riportate sui modelli lettera di conferma all’ospite (se questo è stato deciso dalla tua organizzazione).

A questo punto, compilati tutti i campi di setup, si può procedere con la parte commerciale del pacchetto cliccando su “Salva modifiche”.

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Configurazione commerciale del pacchetto

Come per le camere, sarà necessario compilare il pacchetto con descrizioni e foto. Si possono inserire da qui cliccando sui pulsanti “Immagini pacchetto” e “Descrizioni pacchetto” oppure dall’area Dati di Base, sezioni Descrizioni e Immagini & Video, selezionando il livello “Pacchetto”.

Il pulsante “Descrizione pacchetto” apre una scheda che può essere compilata in modo dettagliato e che si compone di un testo generale descrittivo e di un elenco puntato, che può essere utilizzato per specificare in modo puntuale tutti i servizi inclusi nell’offerta. Con “Salva le modifiche” la descrizione viene caricata e sarà possibile aggiungerne altre in altre lingue.

Terminata la definizione del cappello del pacchetto devi poi scegliere quali camere associare a questo cappello, quindi quali camere sono prenotabili all’interno dell’offerta. Le camere pertanto devono essere già state configurate nella sezione “camere & appartamenti”, in modo che possano essere selezionate in questa fase. Cliccando sulla check box di fianco a “prodotto” vengono selezionati massivamente tutti i prodotti presenti in elenco; in alternativa è possibile scegliere i singoli prodotti spuntando la check box corrispondente.

Selezionati i prodotti devi cliccare su “Definisci regole prodotto” per definire le impostazioni di vendita del pacchetto, che saranno quindi specifiche per l’offerta.

Come primo passo devi assegnare al pacchetto un nome breve, una sigla, che ti permetta di distinguere il pacchetto dalle altre camere all’interno del WebClient (per esempio nell’area Disponibilità & prezzi, sezione Calendario).

Devi poi settare, nell’ordine, le regole di arrivo e partenza, le regole di vendita e le condizioni di pagamento e cancellazione:

• le regole di arrivo e partenza definiscono il soggiorno minimo (ed eventualmente massimo) richiesto per prenotare il pacchetto: ti vengono proposti i modelli che hai già creato per le camere oppure la possibilità di crearne di nuovi, cliccando su “crea nuovo modello”. Con questo comando puoi definire nome e colore del modello e specificare una permanenza minima specifica per il pacchetto.

• con le regole di vendita decidi se il pacchetto deve essere direttamente prenotabile (ed eventualmente lo stop booking, quindi entro quanti giorni prima rispetto alla data del check-in deve essere prenotato) oppure offribile; in questo secondo caso il cliente potrà solo mandarti una richiesta di informazione che dovrai poi gestire tramite i tuoi sistemi. Anche qui Deskline richiama il modello o i modelli già presenti a sistema; a differenza delle regole di arrivo e partenza, non puoi creare in autonomia un nuovo modello di regole di vendita, dovrai rivolgerti alla tua organizzazione turistica di riferimento.

• infine devi scegliere la regola di cancellazione/pagamento da assegnare al pacchetto: questa parte definisce le modalità di conferma della prenotazione (per esempio se è necessario versare una caparra o se è sufficiente la carta di credito a garanzia) e le penali di cancellazione. Anche qui la creazione di nuovi modelli specifici deve essere richiesta all’organizzazione.

Le due successive opzioni servono per attribuire al pacchetto delle impostazioni specifiche, che vanno quindi a sovrascrivere quelle dei prodotti collegati all’offerta.

La prima riguarda il tipo di calcolo del prezzo: di default viene ripreso quello impostato sul prodotto associato al pacchetto; attivando questa check box è possibile modificarlo e scegliere quindi un altro tipo di calcolo, che sarà utilizzato per tutte le camere assegnate all’offerta.

La seconda opzione incide sull’occupazione della camera: se la casella non è attiva, viene riproposta l’occupazione del prodotto associato al pacchetto; diversamente, attivando la casella è possibile inserire un’occupazione specifica per il pacchetto. Si visualizza infatti la parte della scheda dove poter inserire il minimo e massimo letti occupabili e il minimo e massimo di adulti e di bambini. Questa funzione è importante se, ad esempio, una camera che prevede anche l’occupazione bambini deve essere venduta nel pacchetto solo per adulti.

A questo punto salvando il prodotto così scelto e configurato viene associato al pacchetto.

Si torna quindi alla scheda generale dove sono riepilogate queste informazioni, cioè il nome del pacchetto, il periodo di validità, il livello di completamento di gallery e descrizioni e il primo prodotto associato.

A questo punto, nel caso ci sia necessità di assegnare al pacchetto ulteriori prodotti, devi cliccare su “associa uno o più prodotti al pacchetto” e seguire nuovamente la procedura appena illustrata.

Se invece hai già associato al pacchetto tutti i prodotti necessari, puoi passare alla definizione del prezzo del pacchetto.

Definizione del prezzo standard del pacchetto

Il comando “Definisci prezzo” serve per creare il primo modello prezzo da assegnare al pacchetto. Come sempre in Deskline, il primo prezzo da creare è quello standard: cliccando infatti su “Definisci prezzo” il sistema mostra la finestra della creazione del modello prezzo. Essendo appunto il primo prezzo, il nome del modello è “standard” e il colore è il verde: questi dati non sono modificabili, quindi procedi cliccando su “crea nuovo modello”. Viene aperta quindi la scheda del modello prezzo, dove inserire la tariffa “standard” dell’offerta. Questo prezzo viene applicato in automatico a tutto il periodo di validità del pacchetto e può essere poi sovrascritto tramite la creazione di altri modelli prezzo validi per date specifiche.

Il prezzo standard può essere utilizzato sia come prezzo reale, quindi effettivamente valido per il periodo di attivazione dell’offerta, oppure come un prezzo di copertura, che sarà quindi completamente sovrascritto dai successivi modelli prezzo creati. Puoi quindi scegliere liberamente come interpretare ed utilizzare questo modello. E' importante però che il prezzo standard non sia MAI uguale a zero.

La scheda mostra le impostazioni del prodotto come tipo di calcolo del prezzo e come occupazione. Come detto prima, in base alle tue scelte, queste impostazioni possono essere quelle originarie del prodotto oppure quelle inserite in fase di associazione del prodotto stesso al pacchetto. Quando inserisci il prezzo devi quindi tenere conto di questo setup, per assegnare correttamente la tariffa.

Sia che il calcolo sia a persona/notte che a unità/notte, è possibile definire una tariffa per ogni livello occupazionale; è sufficiente cliccare sulla freccia verso il basso per splittare il numero di persone totali in altrettanti livelli occupazionali e quindi procedere ad assegnare ad ognuno di questi la tariffa corrispondente. Inserito il prezzo puoi cliccare su “salva modifiche”.

Gli altri riquadri della scheda mostrano le informazioni inserite nelle impostazioni standard e che vengono quindi riproposte di default su ogni nuovo modello prezzo. Se non sai cosa sono le impostazioni standard, leggi la guida dedicata alla sezione Impostazioni standard.
In base quindi a quanto è stato settato nelle impostazioni standard, le informazioni presenti possono essere modificate o meno. Se sono corrette e possono quindi essere mantenute inalterate, la creazione del modello prezzo standard può considerarsi terminata e puoi cliccare su “chiudi”. Il modello prezzo standard viene assegnato al pacchetto e infatti nella scheda di riepilogo al posto di “definisci prezzo” viene mostrata la tariffa appena salvata.

Creazione e assegnazione di ulteriori modelli prezzo

Se il periodo di validità del pacchetto è piuttosto lungo, potresti avere la necessità di diversificare i prezzi e creare quindi i relativi modelli prezzo. Per farlo puoi cliccare sul prezzo standard mostrato nel riepilogo del pacchetto oppure cliccare sulla voce “calendario” dell’area “disponibilità e prezzi”.

Utilizzando la prima strada il sistema ti rimanda direttamente al calendario prezzi del pacchetto. La parte del calendario evidenziata in verde corrisponde al periodo di validità del pacchetto, alla quale è associato il modello prezzo standard creato. Utilizzando la funzione “Crea nuovo modello” puoi appunto creare gli altri prezzi da assegnare al pacchetto. La procedura di creazione è la stessa di quella del modello prezzo standard, l’unica differenza è che di questi nuovi modelli puoi scegliere nome e colore. Una volta creati i nuovi modelli prezzo devi assegnarli ai periodi corrispondenti: basta tenere premuto il tasto sinistro del mouse per selezionare il periodo, rilasciano il tasto viene visualizzata una scheda di dialogo nella quale selezionare il prezzo da assegnare al periodo selezionato. Cliccando su “salva modifiche e chiudi” il periodo viene aggiornato con il nuovo prezzo.

Se vuoi approfondire come creare i modelli prezzo e assegnarli a calendario, leggi la guida relativa al Calendario prezzi.

Modifica degli altri calendari

Così come per i prezzi, è possibile modificare anche le informazioni degli altri calendari, ossia quello delle regole di arrivo per determinare differenti soggiorni minimi (sempre all’interno del periodo di validità del pacchetto) e quello delle regole di pagamento e cancellazione, nel caso tu abbia la necessità di differenziarle in base ai periodi.

La disponibilità, invece, viene presa da quella del prodotto principale ed è comune a tutte le varianti di prodotto, compresi quindi i pacchetti. Modificando la disponibilità di una variante, la modifica si ripercuote anche su tutte le altre. Se vuoi quindi chiudere la vendita del pacchetto per periodo limitati, devi agire sulle regole di arrivo, impostando un soggiorno minimo, ad esempio, di 999 notti.