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Felder

Beschreibung

Mit einem roten Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Meldung selbst

Mit einem gelben Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Gästekarte. Diese scheinen nur auf, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet.

Anreise

Hier wird beim Erst-Einstieg das Tagesdatum vorgeschlagen, nach Speichern der ersten Meldung bleibt das Anreisedatum der vorangegangenen Meldung stehen, kann aber jederzeit geändert werden. Mit Klick auf das Kalender-Symbol kann die Anreise auch am Kalender ausgewählt werden.

Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab.

Geplante Abreise

Erfassung der geplanten Abreise oder Auswahl am Kalender durch Klick auf das Kalender-Symbol

Abreise

Erfassung der definitiven Abreise oder Auswahl am Kalender durch Klick auf das Kalender-Symbol

Die definitive Abreise kann erfolgen...

• sofort am Meldeschein, wenn bei Meldeschein-Erfassung schon das definitive Abreisedatum feststeht

• in einer weiteren Meldeschein-Bearbeitung, wenn der Meldeschein schon mit einer Plan-Abreise gespeichert war

• durch Zuweisung der Plan-Abreise als definitive Abreise in der Meldungsübersicht

• durch einen automatischen Job, der die Plan-Abreise als definitive Abreise setzt - unter Einhaltung bestimmter Parameter und nur, wenn der Job für eine Gemeinde aktiviert ist.

Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab.

Subobj. Nr.

Unter der Subobjekt-Nummer versteht man eigenständige Appartements/Chalets/..., die über eine gemeinsame Objektnummer abgerechnet werden.
Die Subobjekt-Nummer kann von der Meldebehörde aktiviert/deaktiviert werden und ist daher nicht für jeden Betrieb sichtbar bzw. in der Gemeinde in Verwendung.

Nachname/Name

Nach- und Vorname des hauptgemeldeten Gastes

Anrede

Auswahl der Anrede

Welche Anreden zur Verfügung stehen bzw. angezeigt werden können, hängt von der hinterlegten Gast-Sprache ab. Ist keine Sprache definiert wird die auf der Datenbank hinterlegte Standard-Sprache herangezogen.

Sprache

… scheint nur auf, wenn beim Gast “In Gast-Adressen speichern” aktiviert ist. Von der Sprache abhängig sind die vorgeschlagenen Anreden

Nach Eingabe des Namens oder eines Teils eines Namens kann über diesen Button in den Gastadressen und in den alten Meldungen gesucht werden.
(siehe auch „Adresse suchen“)

Land/Nationalität

Land und Nationalität des hauptgemeldeten Gastes

Straße

Straße mit Haus-/Tür-Nummer

PLZ / Stadt/Ort

Eingabe der PLZ und des Ortes
Ist eine PLZ-Ortskombination bereits gespeichert, wird diese vorgeschlagen und - wenn mehrere vorhanden - kann daraus gewählt werden:

Geburtstag / Alter

Entweder wird das Geburtsdatum des hauptgemeldeten Gastes eingegeben - folgende Formate sind möglich:

• TTMMJJJJ

• TT.MM.JJJJ

• TT-MM-JJJJ

• JJJJ-MM-TT

• JJJJMMTT

... oder es wird nur das Alter erfasst, das Geburtsdatum wird dann mit 01. 01. des errechneten Jahres gespeichert.

Standardmäßig wird die Gast-Adresse nur in der Meldung selbst gespeichert.

Über die Aktivierung der Checkbox kann man die Adresse zusätzlich im Adresspool "Meine Adressen" speichern. Diese Adressen stehen auch in anderen Bereichen zur Verfügung, z.B. wenn das Rechnungsmodul aktiviert ist oder über den WebClient auch eigene Angebote erstellt werden.

Die aktive Checkbox kann in der Konfiguration/Meldewesen Einstellungen des WebClients vorbelegt werden:

Wenn der Gast der Zusendung von Werbung, Marketing-Aktionen etc. zustimmt, dann kann diese Checkbox für den Gast aktiviert werden. Das Feld ist nur für den Hauptreisenden verfügbar.

Mehr Details

Unter "Mehr Details" findet man zusätzliche Felder, die je Gast erfasst werden können. Die Gemeinde entscheidet, welche dieser Felder im Hauptabschnitt oder unter "Mehr Details" gezeigt werden und ob diese Felder Pflichtfelder sind.

Firma

Hier kann eine Firmenbezeichnung (z.B. bei Veranstaltern) angegeben werden.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

E-Mail

Hier kann die E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt werden.

Reisedokument

Das Feld für den Typ des Reisedokuments und die dazu gehörige Nummer können als Pflichtfeld markiert werden und sind sowohl im Haupt- als auch im Detailabschnitt anzeigbar.
Die Angabe der Daten bezüglich Reisedokumente ist generell für ausländische Gäste erforderlich.

Die Erfassung dieser Daten kann durch den sog. "Dokument Scan" ersetzt werden. Es handelt sich um ein Modul, das die Gemeinde erwerben kann und das dann jedem Benutzer im WebClient zur Verfügung steht. Damit können Reisedokumente für die Erfassung der Gast-Daten eingesetzt werden.

Empfehlungsart

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, auf welche Art von Empfehlung der Gast anreist.

Beruf

Freies Eingabefeld für den Beruf des Gastes.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

Telefon

Freies Eingabefeld für die Telefonnummer des Gastes.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

Anreise mit

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, mit welchem Verkehrsmittel der Gast anreist. Zusätzlich kann das Kennzeichen erfasst werden.

Reisemotiv

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, aus welchen Motiven der Gast reist.

Gast-Interessen

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, welche Interessen der Gast hat.

Weitere Gäste

Je nach Einstellung in der Konfiguration wird automatisch die gewünschte Anzahl an Gästen eingeblendet.

Die Obergrenze für einen Individual-Meldeschein wird von der Gemeinde vorgegeben.

Für die mitreisenden Gäste gelten die Pflichtfelder wie für den Hauptreisenden auch.
Welche Felder im Hauptabschnitt, welche unter "Mehr Details" gezeigt werden, richtet sich nach den Angaben für den Hauptreisenden.

Über den Button können jederzeit weitere Gäste hinzu gefügt werden, es öffnen sich die Eingabefelder für mitreisende Gäste.

Alle Daten ...

• Anreise

• Abreise

• Nachname

• Land und

• Nationalität

... werden vom Hauptreisenden übernommen.
Der Nachname kann überschrieben, der Vorname kann erfasst werden.
Das Land und die Nationalität sind nur dann editierbar, wenn seitens Gemeinde das Recht dazu vergeben ist.

Mit Klick auf den Link "An-/Abreise ändern"

können mitreisende Gäste ein anderes Reisedatum bekommen als der Hauptreisende. Wenn das Zugriffsrecht dafür einem WebClient-Benutzer nicht vergeben ist, kann er diesen Link nicht sehen.

Werden Gäste mit unterschiedlichen Adressen auf einem Meldeschein gespeichert, warnt der WebClient:

Mit nochmaliger Bestätigung kann der Meldeschein gespeichert werden.

Gäste entfernen

Ein standardmäßig vorgeschlagener Mitreisender oder jeder zusätzlich aktivierte Gast kann jederzeit mittels Klick auf gelöscht werden.
Belässt man einen mitreisenden Gast am Meldeschein, für den keine Daten erfasst bzw. nicht alle Pflichtfelder angegeben sind, warnt der WebClient wie folgt:

Mit den Pfeilen kann die Reihenfolge der Gäste verändert werden, so kann aus einem mitreisenden Gast der Hauptreisende werden.

Diese Funktion bietet den Komfort, gewisse Daten für alle Gruppen-Mitglieder gleichzeitig einzutragen:

Damit werden allen Reiseteilnehmern der Nachname "RG Norwegen", der Vorname "Gast #" mit der automatisch vergebenen Nummer, das Erwachsenen-Geburtsdatum und das Geburtsdatum für die Personengruppe “Reduzierte II” zugewiesen.

Jede Zeile kann auch gesondert editiert, die Reihenfolge der Gäste kann mit den Pfeilen verändert werden.

... erlaubt die Änderung der Personengruppe für einen der Reisenden.
Es öffnet sich ein Dialog, wo die neue Personengruppe gewählt und eine Begründung eingegeben werden kann:

Mit “Personengruppe bestätigen” wird die geänderte Personengruppe übernommen. Die Änderung ist durch ein rotes Warnsymbol gekennzeichnet:

... erscheint, wenn der Dokumenten-Scan für eine Meldebehörde aktiviert ist. Dann kann in einem eigenen Dialog ein Reisedokument für dieses Gruppen-Mitglied eingescannt werden.

Klickt man auf das zugewiesene oder noch leere Land, öffnet sich der Dialog für die Zuweisung des Herkunftslandes. Nachdem die Auswahl getroffen ist, wählt man "Neues Land anwenden", damit bekommt der Gast ein neues Land zugewiesen.

... öffnet die Details zu einem einzelnen Gruppen-Mitglied. Es können an dieser Stelle Daten wie für einen Individualgast erfasst werden.
Der Name kann vervollständigt, das richtige Geburtsdatum kann vergeben, die Daten zum Reisedokument können erfasst, die Gastdaten können für die Speicherung im Gast-Adressen-Pool markiert… werden.

Mit Klick auf "Gast-Details laden" wird der einzelne Gast mit den hier erfassten Daten gespeichert.

... löscht ein Gruppen-Mitglied

... öffnet eine weitere Detail-Zeile für ein Gruppen-Mitglied

Nach dem Speichern...

1. ... kann eine Gästeliste gedruckt werden:

   

2.  ... wird im Gruppen-Meldeschein eine Zusammenfassung eingeblendet:

   

3. ... erscheint der Button für die Digitale Signatur, wenn diese für den Betrieb aktiviert ist:

   

4. ... wird der Gesamt-Abgabenbetrag für die Gruppe angezeigt:

   

... schließt die Details einer Voranmeldung ohne Änderung wieder

... löscht die bestehende Voranmeldung, nach nochmaliger Rückfrage - jederzeit möglich

"Als Meldeschein übernehmen"
Wenn alle Pflichtfelder befüllt sind, kann eine Voranmeldung in einen Meldeschein übernommen und ggf. auch sofort geöffnet werden.

Sind nicht alle Pflichtfelder vorhanden, wird in roter Farbe angezeigt, welche Daten fehlen oder nicht gut für eine Übernahme in einen Standard-Meldeschein sind:

Die fehlenden Pflichtdaten können unmittelbar nachgebessert werden, dann ist das Umwandeln möglich, ein Meldeschein kann gespeichert werden.
Wenn die Gemeinde-Parameter die Übernahme in einen Meldeschein aus zeitlichen Gründen nicht zulassen, dann muss man damit warten, bis es möglich ist (hier: “Das Anreisedatum darf nicht größer als 22.01.2024 sein”).

Eine Voranmeldung kann auch gedruckt werden, verwendet wird dazu eine Vorlage für teilausgefüllte Meldescheine

... kopiert die bestehende Voranmeldung, lässt nur das Abreisedatum leer und ist bereit für die Überarbeitung

Diese Funktion wird dann verwendet, wenn nicht alle Gäste zum gleichen Abreisetag abreisen. Lt. Österreichischem Meldegesetz müssen im Fall unterschiedlicher Abreisedaten alle Gäste am ersten Abreisedatum abgemeldet werden, die verbleibenden Gäste werden neu angemeldet. Wird die Duplizieren-Funktion verwendet, es müssen nicht alle Detaildaten neu erfasst werden.

... speichert die Voranmeldung nach Änderungen

"Alle bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung im oberen Bereich und öffnet die Details aller mitreisenden Gäste für eine weitere Bearbeitung

"Bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem mitreisenden Gast und öffnet die Details des jeweiligen mitreisenden Gastes für eine weitere Bearbeitung

"Löschen" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem Gast und würde diesen Gast aus der Voranmeldung löschen

Das ist auch beim Hauptreisenden möglich, der nächste mitreisende Gast würde automatisch nachrutschen.

"An-/Abreise ändern" befindet sich, wenn das Zugriffsrecht dazu vergeben ist, bei jedem mitreisenden Gast und erlaubt es, diesem ein anderes Reisedatum zuzuweisen als der Hauptreisende hat

"PDF" ermöglicht einen PDF-Druck, der separat aktiviert werden muss - steht nur in Ausnahmefällen zur Verfügung

Kalendermonat und Jahr

Im oberen Bereich kann nach einem bestimmten Monat gesucht werden. Der gewählte Monat ist Grundlage für die Erfassung, wenn man auf "Neuen Meldeschein erfassen" klickt.

Monatsleiste

... hier kann geblättert werden - entweder durch Klick auf den Monat oder durch Verwendung der Pfeilbuttons

Liste

Nummer

Die Meldeschein-Nummer wird automatisch vom System vergeben. Die Gemeinde kann eine Start-Nummer für Sammelmeldungen definieren.

Land

... zeigt das geografische Land der gemeldeten Gäste

Stat. Land

Das Statistische Land für die Meldebehörde leitet sich aus dem geografischen Land ab, wird in Österreich für die Länder Deutschland und Österreich nochmals unterteilt - siehe oben im Beispiel: Tirol, Wien, Baden-Württemberg, Bayern...
Die Postleitzahlen-Kreise für die Zuordnung des Statistischen Landes stehen in Klammern geschrieben.

Alle anderen Länder bleiben ohne Unter-Einteilung Unterteilung - siehe oben im Beispiel: Italien.

Personengruppen

Jede Personengruppe hat eine eigene Spalte, die dargestellten Zahlen zeigen die Ankünfte/Nächte je Personengruppe im gewählten Kalendermonat.
Steht bei den Ankünften 0, bei den Nächten eine Zahl > 0, dann hat die Anreise im Vormonat stattgefunden.

Betrag

... zeigt den Betrag für die Nächtigungsabgaben für diese Eintragszeile

Abgerechnet

... zeigt den Status, ob eine Sammelmeldung abgerechnet ist oder nicht

... damit kann ein Eintrag gelöscht werden

Statuszeile

Zuunterst werden die Gesamt-Ankünfte und -Nächte je Personengruppe und der Gesamtbetrag angezeigt

Wenn der Button für die Erfassung nicht angezeigt wird, kann eine Einschränkung der Gemeinde dafür verantwortlich sein. Manche Gemeinden verhindern nach erfolgter Monatsabrechnung die nachträgliche Erfassung von Meldescheinen für den abgerechneten Zeitraum.

Klickt man auf den Erfassungsbutton öffnet sich ein Dialog für die Neu-Erfassung einer Sammelmeldung

• Land … hier kann aus einer vordefinierten Länderliste gewählt werden

• Stat. Land: Das Statistische Land öffnet sich automatisch, wenn das gewählte Land eine Unterteilung erfordert. Für Meldungen, die in Österreich gemacht werden, erfolgt das für die Länder Österreich und Deutschland.

• Person(en): Hier werden die Ankünfte von Personen aus dem gewählten Herkunftsland für diese Personengruppe im gewählten Monat eingetragen. Lagen die Ankünfte im Vormonat, der Aufenthalt erstreckt sich aber bis in den aktuellen Meldungsmonat, bleibt das Feld "Person(en)" leer, die Nächte werden mit den für diesen Monat anfallenden Zahlen gefüllt.

• Nächte: Hier werden die Nächte von Personen aus dem gewählten Herkunftsland für diese Personengruppe im gewählten Monat eingetragen.

• 

  Die aktuelle Sammelmeldung wird als Eintrag gespeichert, der Dialog bleibt für die weiteren Erfassungen geöffnet

• 

  Die aktuelle Sammelmeldung wird als Eintrag gespeichert, der Dialog wird geschlossen, die Übersicht wird angezeigt.

Ändern bestehender Einträge

Wenn ein bestehender Eintrag editiert/geändert werden soll, markieren Sie den Eintrag in der Übersicht mit Mausklick, es öffnet sich der Dialog mit den gespeicherten Daten.
Eine Bearbeitung ist nur möglich, wenn der Eintrag noch nicht abgerechnet ist.

Gibt es für ein Land schon einen Eintrag, weist eine Systemmeldung darauf hin:

Setzt man die Erfassung fort, wird ein zweiter Eintrag für das Land generiert.