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Der Pre-CheckIn ermöglicht es dem Gast, schon vor Anreise seine Meldedaten bekannt zu geben. Dadurch wird der tatsächliche CheckIn-Prozess erleichtert und verkürzt.

Das Menü Pre-CheckIn scheint auf, wenn dem WebClient-Benutzer das Zugriffsrecht "Pre-CheckIn verwenden" vergeben und für die Gemeinde und den Betrieb der Pre-CheckIn aktiviert ist.
Im Menü "Pre-CheckIn" kann die Vorab-Anmeldung konfiguriert werden und Sie erhalten eine Liste der eingegangenen Pre-CheckIns, die sofort weiter verarbeitet werden kann.

Link und Formular Konfiguration

Am Tab-Reiter "Link und Formular Konfiguration" kann die Darstellung des Links konfiguriert werden. Der Gast erhält für seine Voranmeldung einen Link, der die Erfassungsmaske im gewünschten Layout öffnet.

Der Link selbst kann

an den Gast vorab per E-Mail geschickt werden - der Gast füllt alle Daten selbst aus
in der Buchungsbestätigung aus dem “touristischen” feratel Deskline-System eingebaut werden - der Gast muss nur noch wenige Daten ergänzen, Name, Reisedatum... sind aus der Buchung vorbelegt
an der Rezeption auf einem Tablet zur Verfügung gestellt werden - der Gast hat den Anreisetag vorgegeben und füllt die übrigen Felder aus.

Folgende Gestaltungsmöglichkeiten werden angeboten
Logo und Gastgeber Foto des Betriebs	Bild/Logo des Betriebes Gastgeber Foto - wenn das entsprechende Zugriffsrecht vergeben ist Wenn ein neues Bild hochgeladen werden soll, klicken Sie auf den noch leeren Bildbereich und wählen ein Bild aus Ihrem Verzeichnis aus: Ist ein Bild hinterlegt, kann es über "Bearbeiten" editiert werden. Es kann eine Übersetzung für den Namen des Bildes hinterlegt, das Bild kann gedreht oder in Originalgröße angezeigt werden. Unter "Copyright und Einstellungen zur Daten-Verwendung" werden Urheber- und Nutzungsrechte bearbeitet. Das Logo ist auch im Menü "Datenwartung" unter "Stammdaten/Bilder & Video" zu finden und kann da bearbeitet werden. Wenn es kein Logo gibt, wird der Name des Betriebs im Pre-CheckIn angezeigt. Mit Klick auf "Löschen" kann ein Bild wieder entfernt werden.
Farbe ändern	An dieser Stelle kann die Darstellung des Pre-CheckIn Dialoges angepasst werden. Achten Sie darauf, eine dunkle Farbe zu wählen, damit die Lesbarkeit gut gegeben ist. Die Farbe kann als hexadezimaler Code definiert oder aber mit Klick auf die Farbe selbst aus einer Farbpalette gewählt werden. Einstellungen können jederzeit auf den Standardwert zurück gesetzt werden. Die Bilder und die Farbwahl können unter "Vorschau" kontrollliert werden:
Link an Gast: Einleitungs- und Schlusstext	Für die Darstellung dem Gast gegenüber können Einleitungstexte und Schluss-Sätze definiert werden. Der Einleitungstext wird unmittelbar unter "Willkommen zum Pre-CheckIn" oder einem von der Gemeinde definierten Willkommenstext angezeigt - hier zwei Beispiele: Der Schluss-Satz wird am Ende der Datenerfassung angezeigt: Die Texte können für alle für die Gemeinde/Organisation aktivierten Sprachen erfasst werden. Mehrere Benutzer arbeiten an einem Betrieb Sind mehrere WebClient Benutzer angelegt, die an einem Betrieb arbeiten und Konfigurationen vornehmen, dann werden die Einleitungs- und Schlusstexte von dem Benutzer gezeigt, der zuletzt im Deskline System aktualisiert wurde. Beispiel: Benutzer "Rezeption" wurde im Jänner des Jahres angelegt und seitdem nicht mehr bearbeitet. Benutzer "Verwaltung" wurde im März angelegt und nicht mehr bearbeitet. Benutzer "Verwaltung" gestaltet einen neuen Einleitungstext im Mai, Benutzer "Rezeption" verfasst im Juni einen neuen Einleitungstext. Gezeigt wird der Einleitungstext, der vom Benutzer "Verwaltung" angelegt/bearbeitet wurde.
Anreisetag Self-CheckIn Link: Einleitungs- und Schlusstext	Wenn der Gast den CheckIn selbst an der Rezeption vornimmt, können an die Situation angepasste Texte hinterlegt werden. Die Stellen, an denen diese Texte angezeigt werden, entsprechen den oben genannten Einsatzorten. Auch hier gilt die oben genannte Reihenfolge in der Gültigkeit! Wenn es keine individuellen Einleitungs- und Schlusstexte gibt, werden Standard-Texte angezeigt. Die Texte können für alle für die Gemeinde/Organisation aktivierten Sprachen erfasst werden.
Leistungsträger Impressum	Für Betriebe, die für den Pre-CheckIn ein eigenes Impressum angezeigt haben möchten, kann dieses an dieser Stelle hinterlegt werden. Die Texte können für alle für die Gemeinde/Organisation aktivierten Sprachen erfasst werden.
Einstellungen	An dieser Stelle kann definiert werden, ob die Leistungsträger-Adresse in der Fußzeile des Pre-CheckIn gezeigt wird und für wen die Ausweispflicht beim Pre-CheckIn gelten soll. Anzeige mit und ohne Leistungsträger-Adresse: Beachten Sie bitte, dass "Ausweispflicht auch für mitreisende Gäste" nur für ausländische Gäste gilt. Für österreichische mitreisende Gäste gilt die Ausweispflicht nicht.
Darstellung	In der Sprachen-Auswahl werden alle Sprachen (in Landessprache) angeboten, die auf der "zuständigen" Meldewesen-Datenbank aktiviert sind. Zuoberst wird das Logo angezeigt. Ist kein Logo vorhanden, wird der Leistungsträger-Name angezeigt. Es folgt der Willkommenstext-Titel - entweder als Standard-Text “Willkommen zum Pre-CheckIn” oder wie von der Gemeinde individuell definiert Es folgt der Pre-CheckIn Willkommenstext - dieser kann Standard, individuell je Gemeinde oder individuell je WebClient sein. Im Block wird in der gewählten Farbe das Reisedatum inklusive Wochentag gewählt, erst nach der Auswahl des An- und Abreisedatums wird der Button “Jetzt starten” eingeblendet. Mit Klick darauf wird auf die nächste Seite gewechselt (siehe weiter unten) Zuunterst wird das Bild vom Gastgeber angezeigt, wenn vorhanden. Darunter der Names des Gastgebers/Leistungsträgers mit der zugewiesenen Objektadresse, wenn diese eingeblendet werden soll.

Self CheckIn Link als QR Code drucken

Beachten Sie bitte, dass dieser Tab-Reiter ist nur dann aktiviert, wenn der gewählte Betrieb das (kostenpflichtige) Modul der digitalen Signatur aktiviert hat.

Am Tab-Reiter "Self CheckIn Link als QR Code drucken" kann ein Formular erstellt werden, das z.B. in Ferienwohnungen, Ferienhäusern, Chalets, Hotels ohne Rezeption aufgelegt werden kann. Es beinhaltet einen QR Code, den der Gast mit seinem Smartphone scannt, um auf den Pre-CheckIn Dialog zu gelangen.

Hier kann die Konfiguration des Formulars vorgenommen werden.
Das Logo des Beherbergungsbetriebs und die Kontaktdaten sind als Standard aktiviert, können aber ausgeblendet werden.
Es können zusätzliche Sprachen aktiviert werden, wenn der QR Code mit anderssprachigen Anleitungen angezeigt werden soll.

Die drei Standardtexte können individuell gestaltet werden - und das in allen gewählten Sprachen:

Ob eine Seite je Sprache gedruckt werden soll oder alle Varianten auf einer Seite, entscheiden Sie im rechten oberen Fenster unter "Vorlage".

… links Standardtext, rechts mit eigenen Self-CheckIn Texten

Pre-CheckIn und Self-CheckIn Erfassung

Hier können Sie sehen, wie ein Gast im Pre-CheckIn/Self-CheckIn vorgeht, wenn er seine Daten vorab schickt bzw. schon vor Ort ist, aber sich selbst anmeldet.

Willkommen

Der Gast erhält den Link zum Pre-CheckIn entweder per E-Mail oder in der Buchungsbestätigung oder Sie als Gastgeber haben den Link auf Ihrer Homepage implementiert und verweisen Ihre Gäste darauf. Der Self-CheckIn liegt an der Reception, im Appartement… auf und kann per Scan für die Anmeldung aktiviert werden.

Nach dem Öffnen des Pre-CheckIn Dialogs öffnet sich die erste Seite der Datenerfassung.

Welche Bilder, Logos und Texte gezeigt werden, sehen Sie bitte oben.
Die gewünschte Sprache für die Daten-Erfassung kann vom Gast am oberen rechten Rand ausgewählt werden.

Das Anreisedatum ist dann vorausgefüllt, wenn die Erfassung aus dem Rezeptionslink, aus der Buchungsbestätigung oder dem QR Code geöffnet wird. Andernfalls sind An- und Abreisedatum auszufüllen. Sobald die Reisedaten gewählt sind, wird der Button "Jetzt starten" aktiv.

Eingabemethode

Wenn ein Betrieb den Dokumenten-Scan aktiviert hat, folgt eine Auswahl, wie die Erfassung der persönlichen Daten erfolgen soll:

Wählt der Gast "Schnellerfassung mit Reisedokument", sind Ausweisdaten erforderlich...

... entweder als hochgeladenes Dokument (es öffnet sich der Explorer für die Pfad-Auswahl)
... oder als Foto, wenn die Kamera des Endgerätes aktiviert ist

Alle am Dokument verfügbaren Daten werden in die Erfassung übernommen, fehlende Felder müssen vom Gast ergänzt werden. Wie viele Daten übernommen werden können, hängt von der Art des Reisedokuments ab.

Wird die manuelle Erfassung der Daten gewählt, öffnet sich der Erfassungsdialog für die persönlichen Daten.

Ihre persönlichen Daten

In diesem Schritt werden die Daten des Hauptgemeldeten erfasst.
Ob der Erklärungs-/Einleitungstext zu den persönlichen Daten gezeigt wird oder nicht (hier: “Die Erhebung der Daten erfolgt…”), entscheidet die Gemeinde.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert

... werden sie ohne Dateneingabe übersprungen, färbt sich die Schrift im Feld rot:

... ein Speichern ohne korrektes Befüllen eines Pflichtfeldes ist nicht möglich.

Anrede, Land, Staatsangehörigkeit und Ausweis-Typ können aus einer Liste gewählt werden, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, PLZ, Wohnort, Straße, Ausweis-Nr. und -Behörde sowie Ausstellungsdatum müssen erfasst werden (wenn nicht vom Dokumenten-Scan vorausgefüllt).

Die Gemeinde kann allgemein entscheiden, ob der Bereich der Reisedokumente für alle Gäste ausgeblendet wird. Wenn die Ausblendung aktiviert ist, entfällt diese Zeile für alle Reisenden.
Die Datenschutz-Erklärung wird auf von der Gemeinde im System hinterlegt und informiert den Gast über die Meldepflicht, die Daten, die an die Statistik weitergegeben werden, Gast-Verzeichnisse...

Der Button "weiter" wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefült sind. Mit dem Button "zurück" gelangt man auf die vorhergehende Seite.

Begleitpersonen und Kinder

In diesem Dialog können mitreisende Gäste erfasst werden. Mit "Begleitpersonen hinzufügen" kann man beliebig viele Mitreisende generieren:

Einige Grunddaten werden vom Hauptreisenden übernommen (Nachname, Staatsangehörigkeit).
Auch hier besteht die Möglichkeit, die Daten aus einem Reise-Dokument zu übernehmen, wenn eine Gemeinde den Dokumenten-Scan aktiviert hat.

Der Button "weiter" wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefült sind. Mit dem Button "zurück" gelangt man auf die vorhergehende Seite.
Die Anzahl der gemeldeten Gäste ist entscheidend bei der Übernahme in einen Meldeschein, ob ein Individual-Meldeschein oder Gruppen-Meldeschein erzeugt wird. Die max. Personenanzahl für eine Individualmeldung wird von der Gemeinde vorab definiert.

Weitere Angaben

Ob die Seite “Weitere Angaben” gezeigt wird, entscheidet die Gemeinde.

In "Weitere Angaben" kann ein Gast freiwillige Angaben abgeben, z.B. mit welchem Reisemittel gereist wird, Marketing-Informationen, E-Mail-Adresse und Telefon. Hier können auch Kommentare und Wünsche an die Unterkunft gerichtet werden. Hier hinterlegte Kommentare werden in der Pre-CheckIn-Übersicht als Sprechblase mit Mouseover nach dem Gastnamen angezeigt:

... und in den Details eines Pre-CheckIns, zusätzlich hier die voraussichtliche Ankunftszeit:

Wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, kann der Gast entscheiden, ob er eine Kopie seines Pre-CheckIns haben will.
Auf dieser Seite kann der Gast auch seine Zustimmung dazu geben, dass Informationen/Marketingschreiben an ihn geschickt werden dürfen. Dann wird auch die Information zum Datenschutz eingeblendet, die zum Tragen kommt, wenn der Gast weitere Infos bekommt.

Datenschutz Text:

Wenn eine Destination mit feratel Gästekarte arbeitet, dann wird statt “Zusammenfassung zeigen” die nächste Seite “Weiter zur Gästekarte” eingeblendet.

Gästekarten-Zustimmung

Die digitale feratel Gästekarte kann per E-Mail an die Gäste verschickt werden. Damit wird gleichzeitig die Zustimmung zur Verwendung der persönlichen Daten für die Gästekarte erteilt.

Als Standard wird die E-Mail-Adresse des Hauptreisenden vorgeschlagen, über “Bearbeiten” kann die E-Mail-Adresse jedes Gastes hinterlegt werden.

NICHT AKTIV

Weiter zur COVID-19 Information

Jahre 2020 - 2022 - hier waren Reise-Restriktionen, Meldepflichten etc. in Bezug auf Covid-19 in Kraft, die jetzt nicht mehr gültig sind:

Ist für eine Gemeinde die Covid-19 Sicherheitsfunktion aktiviert, wird der Gast beim Pre-CheckIn über ein mögliches ContactTracing informiert.
Ist die Registrierung über "myVisitPass" für eine Gemeinde aktiv, werden diese Informationen für den Gast angezeigt.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt nochmals die wesentlichen Daten, die vom Gast erfasst wurden. Jeder Gast kann einzeln nochmals editiert, mit Klick auf "zurück" können vorherige Seiten nochmals bearbeitet werden.

oder mit Zustimmung zu Marketingzwecken…
oder mit Gästekarte…

Mit Klick auf “Bestätigen und senden” wird der CheckIn abgeschlossen und verschickt.
Hat der Gast seine E-Mail-Adresse hinterlegt, bekommt er eine Kopie der Anmeldung, ein E-Mail geht an den Beherbergungsbetrieb, für den der Pre-CheckIn gemacht wurde (außer beim Rezeptionslink).

E-Mail Bestätigung an Gast

Das Bestätigungsmail geht an die vom Gast hinterlegte E-Mail-Adresse.
Die Kopie an den Leistungsträger geht an die in der Objektadresse des Betriebes/Leistungsträgers hinterlegte E-Mail-Adresse - bei gemappten Betrieben (touristischer Betrieb und Meldewesenbetrieb sind im Hintergrund verknüpft, damit ein WebClient für beide Bereiche genutzt werden kann) auf den Meldewesen-Betrieb. Der Empfänger-Betrieb muss in der Adresse "Kontakt per E-Mail" aktiviert haben.

Pre-CheckIn Liste

In der Liste der Pre-CheckIns findet man eine Übersicht aller Anmeldungen per Pre-CheckIn.

Zuoberst kann mittels Filter nach bestimmten Pre-CheckIns gesucht werden:

- Suche nach Namen oder Namensteilen
- Suche nach Land - Auswahl aus Liste
- Suche nach Pre-CheckIns per PLZ oder Stadt

Mit Klick auf die Lupe kann gesucht werden.

Ergebnis ist die Liste aller Pre-CheckIns, die für ein Objekt eingegangen sind:

Der Pre-CheckIn ist eine Vorregistrierung und stellt noch keine Meldung dar. Erst durch die Bearbeitung des WebClient-Benutzers wird der Status der Daten auf „Voranmeldung“ oder "Meldung" geändert.
Die Voranmeldung ist immer noch keine Meldung an die Gemeinde und hat auch noch keine Meldeschein-Nummer. Die tatsächliche Meldung erfolgt erst, wenn die Daten als Meldeschein übernommen oder durch einen automatischen Job zum Meldeschein umgewandelt werden.

Pre-CheckIns können nicht geändert, nur in eine Voranmeldung oder Meldung umgewandelt oder gelöscht werden.

Ein Pre-CheckIn kann durch Klick auf die Zeile geöffnet werden oder durch Verwendung des Menübuttons:

Nach Prüfung der Daten kann der WebClient-Benutzer den Pre-CheckIn

als Voranmeldung speichern oder öffnen

Je nach Auswahl wird gleich eine Voranmeldung geöffnet und kann weiter bearbeitet werden oder der Pre-CheckIn wird unter den Voranmeldungen gespeichert und ist dann in der Liste der "Voranmeldungen" zu finden
gleich in eine Meldung laden
und im sofort geöffneten Dialog die Daten vervollständigen
löschen
schließen

Nach der Umwandlung des Pre-CheckIn wird er aus der Liste der Pre-CheckIns entfernt und in den Listen Voranmeldungen bzw. Gästemeldungen gelistet.