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Mit dem CSV Upload gibt es die Möglichkeit, auch ohne PMS-System größere Mengen an Gästedaten anhand einer in Microsoft Excel bearbeitbaren Datei zu importieren.
Jeder Gast wird in einer Zeile innerhalb dieser Datei eingetragen und erhält beim Import automatisch eine eigene Meldeschein-Nummer. Das Importieren mehrerer Reisender auf einer Meldeschein-Nummer ist derzeit nicht möglich.
Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion
Die Funktion muss seitens der Gemeinde entsprechend für den Webclient-Nutzer bzw. Betrieb aktiviert sein, in den Meldewesen-Stammdaten muss die Schnittstelle entsprechend mit einem Mapping hinterlegt werden.
Aufruf der Funktion
Unter Gästemeldungen erscheint rechts unten der Link (siehe Punkt 1 im Screenshot):
Vorbereitung der CSV-Datei
Zur Befüllung kann im WebClient eine leere Musterdatei heruntergeladen werden, siehe oben Punkt 2 im Screenshot: "Leeres CSV herunterladen"
Aufbau der Datei
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
VermieterID | Objektcode des Betriebes aus dem Deskline-System der Gemeinde Hinweis für die Gemeinde: Bei abweichendem Mapping Code in den Schnittstellen-Einstellungen werden die Meldescheine jedoch nicht mit der VermiederID, sondern mit dem definierten Mapping Code importiert! |
Name | Nachname des Gastes |
Vorname | Vorname des Gastes |
Geburtsdatum | Geburtsdatum des Gastes, Format: TT.MM.JJJJ |
Land | … numerische Codes aus der Länderliste des jeweiligen Landes, in dem der Import eingesetzt wird, siehe Anhang Ländercodes unten oder ISO-2-Codes |
Ort | Wohnort des Gastes |
Plz | PLZ des Gastes |
Strasse | Straße des Gastes |
Anreise | Anreisedatum des Gastes, Format: TT.MM.JJJJ |
Abreise | Abreisedatum des Gastes, Format: TT.MM.JJJJ |
Personengruppe | Code der Personengruppe entsprechend der Administration Meldewesen |
E-Mail-Adresse des Gastes | |
Nationalitaet | … optionales Feld für die Erfassung der Staatsangehörigkeit/ Nationalität des Gastes Angabe in ISO-2-Code, siehe Anhang Ländercodes unten |
Hinweise
Bitte beachten Sie die jeweiligen Pflichtfelder-Einstellungen in der Administration des Meldewesens. Diese müssen in der Import Datei befüllt sein.
Ein wiederholter Import derselben Datei, um z. B. Änderungen an den Reisedaten zu übermitteln, ist nicht vorgesehen. Dies würde mehrfache Meldescheine für diese Personen erzeugen.
Geben Sie Änderungen der Gastdaten bitte direkt im Webclient ein.Die Dateien sollten nicht zu viele Datensätze beinhalten, um Timeout-Fehler zu vermeiden. Die Empfehlung ist dahingehend, max. 500 Datensätze in einem File hochzuladen.
Folgende Fehlermeldung kann auftreten, wenn zu viele Datensätze importiert wurden:
In diesem Falle bitte anhand der Meldeschein-Nummern prüfen, ob alle Datensätze korrekt importiert wurden und ggf. nur die fehlenden in einer neuen Datei importieren.
Keinesfalls bitte einfach den kompletten Import wiederholen, um doppelte Meldescheine zu vermeiden.
Dateityp
Die Importdatei muss als CSV-Datei und im Format "UTF-8 mit BOM" gespeichert werden.
Zur Bearbeitung der Datei kann Microsoft Excel genutzt werden. Beim Speichern achten Sie bitte darauf, dass Sie als Dateityp "CSV UTF-8" auswählen:
Alternativ kann dies auch nachträglich mit dem standardmäßigen Windows Editor gemacht werden. Öffnen Sie dazu die CSV-Datei im Editor und klicken Sie auf Datei -> Speichern unter.
Wählen Sie die Codierung "UTF-8 mit BOM" und speichern Sie die Datei ab.
Durchführung eines CSV-Imports
Klicken Sie unten rechts auf „Meldescheine aus dem File hochladen“ (siehe oben "Aufruf der Funktion"). Es öffnet sich das nachstehende Fenster.
Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in den zentralen Bereich des Fensters oder klicken Sie in den Bereich, um eine Datei aus Ihrem Verzeichnis auszuwählen.
Nach dem Öffnen der CSV-Datei erscheint ein erster Hinweis, wie viele Meldescheine in der CSV-Datei vom WebClient gelesen werden können.
Durch Klick auf „Import“ unten rechts beginnen Sie den Import.
Anschließend erhalten Sie die Nachricht, wie viele Meldescheine erfolgreich bzw. nicht erfolgreich importiert werden konnten.
Im Falle eines Fehlers erhalten Sie detaillierte Informationen, in welcher Spalte und in welchem Datensatz der Fehler aufgetreten ist:
Wichtig!
Im Falle von fehlerhaften Datensätzen innerhalb einer CSV-Datei achten Sie bitte unbedingt darauf, dass beim wiederholten Import ausschließlich die korrigierten fehlerhaften Datensätze in der Datei enthalten sind. Alle erfolgreich importierten Datensätze bitte unbedingt vorher entfernen.
Andernfalls würden alle bereits importierten Gastdaten erneut importiert und somit mehrfache Meldescheine pro Gast erzeugt werden.
Ländercodes
Für die Spalte "Land" bitte den numerischen Code "ID" aus nachfolgenden Listen verwenden oder die entsprechenden ISO-2 Codes, wie z. B. DE, AT, GB, FR usw.
Für die optionale Spalte Nationalitaet bitte "ISO-2" verwenden.