Der WebClient 4.0 bietet ein Modul für Rechnungslegung/Belegerstellung sowie Erstellung von Tagesabschlüssen und Berichten.
Wie bei allen Anwendungsmöglichkeiten im WebClient 4.0 ist auch dies sehr einfach zu handhaben.

Unter dem Hauptmenüpunkt „Abrechnungen" befinden sich alle wichtigen Untermenüpunkte zu den „Rechnungen".
Hinweis: Wenn die Tourismusorganisation auch die Provisions- oder Meldewesen Abrechnungen freigeschaltet hat, sind diese ebenfalls als „Abrechnungen" sichtbar.

Zur leichteren Bedienung des Modules ist auf jeder Maske bzw. auf sämtlichen Bearbeitungsdialogen, die aufgerufen werden können, ein blaues Hilfe- oder Info-Symbol.

Im Menü "Konfiguration" kann eingestellt werden, ob die Infoboxen immer geöffnet oder geschlossen dargestellt werden sollen:

Das Modul wird durch den Benutzer (Leistungsträger) direkt im WebClient-System bestellt und aktiviert.
Auch eine kostenlose Probephase ist möglich. Optional kann auch die Registrierkassenlösung inkl. Sicherheitseinrichtung (Österreich) aktiviert werden.

Die Sicherheitseinrichtung der Registrierkassa für Österreich kann je Kunde aktiviert werden.
Die Rechnungen werden dann automatisch signiert.
Als Ergebnis wird auf den Rechnungen ein maschinenlesbarer QR Code angedruckt:

Betriebe benötigen zur Aktivierung:

1. ihre UID oder Steuernummer

2. einen Finanz Online Zugang

3. die Beleg Check App des BMF am Mobiltelefon

Dies ist die zentrale Maske mit der Übersicht aller Rechnungen und Stornos und mit zahlreichen Funktionen:

Mithilfe des Filters können Sie einfach und schnell bestimmte Rechnungen/Stornos finden.
Das Von-Bis-Datum sucht nach Rechnungsdatum bzw. Erstellungsdatum. 
Standardmäßig werden die Rechnungen der letzten 7 Tage in der Liste angezeigt.
Durch Zurücksetzen des „Von Datums" im Filter können auch ältere Rechnungen angezeigt werden.

Mit den Filter-Optionen ist eine Suche nach

• Rechnungsnummern (von - bis)

• Rechnungsempfänger (Name oder Teil des Namens)

• Bezahl-Art (Bar, Kreditkarte...)

• Status (Rechnung, Beleg, Storno, Proforma-Rechnung, Rechnung storniert) und/oder

• ob ein Tagesabschluss für eine Rechnung vorhanden ist oder nicht
  möglich.

Sämtliche Rechnungen und Stornos können auch als csv File exportiert werden.
Es kann zwischen einfachem Export und detailliertem Export gewählt werden.

Vorgangsweise:

• Filtern Sie zuerst die gewünschten Vorgänge, damit Sie diese in der Liste sehen.

• Anschließend markieren Sie durch Anhaken die gewünschten Zeilen.

• Über das Kästchen in der Kopfzeile können Sie alle Vorgänge einer Seite gleichzeitig markieren.

• Anschließend klicken Sie am Ende der Seite auf „Export im CSV-Format"

• Das System erstellt eine Datei, und speichert diese im Download-Ordner Ihres Browsers.

Es kann vorkommen, dass beim Öffnen der Datei nicht alle Felder im gewünschten Format ausgegeben werden.
Das betrifft in erster Linie Datums- und Zahlen-Angaben.

Hier unser Tipp, wie man sich mit ein paar Klicks behelfen kann:
Beim Öffnen im Excel muss das korrekte Format mitgegeben werden.
Das Datum wird systemseitig als MTJ (also Monat/Tag/Jahr) exportiert und muss beim Öffnen im Excel auch so definiert werden.
Zahlenfelder müssen als „Text" definiert werden.

Vorgangsweise:

1. Im Excel auf Tab „DATEN" und dort „Aus Text" aufrufen:
   
   

   

   
   
   

2. Datei wählen und dann diesen Assistenten wie folgt konfigurieren:
   
   

   

   
   
   

3. Alle Zahlenspalten müssen als „Text" formatiert werden.
   Der Rest bleibt als „Standard".
   Klicken Sie die jeweilige Spalte an und passen Sie das Format an.
   
   

   

   
   
   
   

4. Alle Datumsspalten müssen als Datum „MTJ"  formatiert werden:
   
   

   

   
   
   

5. Mit „Fertig stellen" können Sie die so geänderte Datei neu speichern und beliebig weiterverwenden.

Der Tagesabschluss wird ebenfalls aus dieser Hauptmaske erstellt.
Detailinformation finden Sie im Kapitel „Storno / Tagesabschluss / Bericht / Journal".

Um eine neue Rechnung zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten.
Es erscheint eine Auswahl des Rechnungstyps:

Wählt man "Proforma-Rechnung hinzufügen", so handelt es sich um einen Entwurf oder eine Vorabversion einer Rechnung z.B. zu Kontrollzwecken.
Dieser Typ von Rechnung hat:

• den Status und Namen „Proforma-Rechnung"

• keine Rechnungsnummer (auf dem Druck steht stattdessen „Proforma-Rechnung")

• keinen QR Code (im Falle einer Registrierkassen Lösung)

Wählt man Proforma-Rechnung, öffnet sich das Rechnungsfenster, es kann die Gast-Adresse erfasst oder gewählt werden, dann werden die Positionen erfasst und die Änderungen gespeichert.
In der Rechnungsübersicht wird die Proforma-Rechnung gelistet:

Öffnet man die Proforma-Rechnung, kann diese geändert oder zur Rechnung umgewandelt werden:

Wird „als Rechnung speichern" gewählt, wird aus der Proforma-Rechnung eine Rechnung mit Nummer, die Proforma-Rechnung wird entfernt.
Nach Proforma-Rechnungen kann im Übersichtsfilter unter „Status" gesucht werden.
Proforma-Rechnungen werden im Tagesabschluss nicht berücksichtigt und scheinen nicht im Journal auf.

Wählt man „Rechnung hinzufügen", so wird ein leeres Rechnungsformular geöffnet, wo Sie alle Positionen manuell ausfüllen können.

Mit dieser Funktion können Sie die Rechnungsempfängeradresse sowie die Rechnungspositionen direkt aus einem Systemvorgang übernehmen.
Welche Systemvorgänge für Ihr Haus verfügbar sind, hängt von der Nutzung des Systems durch Sie und Ihre Tourismusorganisation ab:

• Buchungen, die über das System Deskline für Ihr Haus erstellt wurden

• Angebote der Tourismusorganisation an Gäste

• Eigene Angebote, die Sie mit dem neuen WebClient selbst erstellt haben

• Bestehende Rechnungen/Stornos

• Gästemeldungen (aus Meldewesen-Gästeblätter)
  
  

• In Transaktionen suchen:
  Geben Sie hier den Gastnamen oder die Transaktionsnummer der Buchung oder des Angebots der Tourismusorganisation ein.
  
  

• Eigene Angebote suchen:
  Geben Sie hier die Nummer oder den Gastnamen eines eigenen Angebotes ein.
  Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, aus der Sie den passenden Vorgang auf die Rechnung übernehmen können:
  
  

  

  
  
  

• Rechnung suchen:
  Geben Sie hier die Rechnungsnummer oder den Gastnamen einer vorhandenen Rechnung ein.
  Alle Daten des Vorgangs werden auf die Rechnung übernommen und können im Formular nachbearbeitet werden.
  
  

• Meldewesen-Gästeblätter:
  Wenn Ihre Gemeinde mit dem Deskline-Gästemeldewesen 3.0 arbeitet, können Sie auch aus Gästemeldungen Rechnungen erstellen.
  Das funktioniert auch, wenn das Meldewesen auf einer anderen als der touristischen Datenbank abgewickelt wird, vorausgesetzt, die Betriebe sind entsprechend verknüpft (Ticket ans Servicecenter).
  
  

• Das Suchfenster kann für die Gästeblatt-Nummer oder den Gast-Namen oder einen Teil davon verwendet werden.
  Es werden alle passenden Gästeblätter angezeigt.
  

• Mit „Vorgang-Detail laden" werden die Gast-Adresse, der Aufenthaltszeitraum und die Nächtigungsabgabe (2. Rechnungszeile) geladen.

Die erste Zeile wird leer eingeblendet, damit hier gleich die gebuchte Unterkunftsleistung eingetragen werden kann.
Der Steuersatz für Unterkunftsleistung ist in dieser Zeile bereits vor belegt.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund rechtlicher Vorschriften (Umsatzsteuerausweis) eine gesonderte Ausweisung der Verpflegung sowie Ortstaxe notwendig ist.
Aus technischen Gründen ist dies manuell vorzunehmen.
In dem Fall müssen Sie nach Übernahme des Vorgangs diese Positionen als zusätzliche Zeilen einfügen und den Betrag aufteilen.

Im oberen Teil werden die Daten des Rechnungsempfängers hinterlegt.
Diese werden entweder manuell erfasst oder können aus der Gast Adressen Datei übernommen werden.

Adressen können auch über den Button „Gast-Adressen suchen" gesucht und auf die Maske übernommen werden:

Im zweiten Bereich der Maske können Sie zunächst den Leistungszeitraum Von-Bis wählen.

Anschließend werden in einzelnen Zeilen die Rechnungspositionen hinterlegt.
Über „Zeile hinzufügen" können weitere Positionen eingefügt werden.
Über „Entfernen" kann eine Zeile auch wieder gelöscht werden.
Die Reihung der Zeilen kann mittels Klick auf die blauen Pfeile vor der Zeile verändert werden.

Durch „+Artikel hinzufügen" können auch mehrere Positionen gleichzeitig in die Maske geladen werden.
Infos zum Anlegen der Artikel finden Sie weiter unten im eigenen Menüpunkt "Artikel".

Sie können nach einem bestimmten Artikel über die Filteroption selektieren.
Ist die Liste Ihrer Artikel so lang, dass Sie bei der Auswahl eines Artikels blättern müssen, so erscheint eine Warnung, damit ein gewählter Artikel übernommen wird.
Wenn Sie die nächste Seite wählen, erscheint eine Meldung, ob die gewählten Einträge in die Rechnung geladen werden sollen.
Bestätigen Sie diese Meldung mit JA werden die Artikel im Hintergrund in die Rechnung geladen und Sie können die Auswahl fortsetzen.

Sie können für die Auswahl direkt die Anzahl je Artikel eintragen und so in die Rechnung übernehmen:

Nach Übernahme der Artikel in die Rechnung können die Anzahl, die Reihung, der Preis und der MwSt.-Satz noch angepasst werden.
Die Berechnung des Bruttopreises erfolgt automatisch, ebenso die summierte Ausweisung der Steuer je Steuersatz.

Vor dem Speichern sollten alle Positionen kontrolliert und die entsprechende Zahlungsart gewählt werden.
Auch ein Zusatztext kann für die Rechnung kann erfasst werden.

Eine Änderung der Rechnung ist nach dem Speichern nicht möglich.
Einzig der Zusatztext kann geändert werden.

Sobald die Rechnung gespeichert wird, erstellt das Programm sofort eine Rechnungsvorschau.
Hier kann die Rechnung gedruckt oder auch als PDF gespeichert werden.
Abhängig von der Sprache des Gastes können auch fremdsprachige Rechnungen gedruckt werden.

Mit dieser Funktion können Sie Rechnungsbelege für Kleinbeträge erstellen, wo keine Rechnungsempfänger-Adresse benötigt wird.

Der Druck dieser Belege erfolgt in einen speziellen Format, das für gängige Bondrucker geeignet ist
Bitte erstellen Sie vor Anschaffung eines Druckers einen Testdruck.
Beispiel Belegdruck:

Bei erstmaliger Benutzung der Funktion wählt man den Untermenüpunkt „Rechnung Einstellungen".
An dieser Stelle wird definiert, mit welcher Rechnungsnummer gestartet wird und es wird die UID-Nummer eingegeben, die auf der Rechnung aufscheinen soll.
Weiters kann die Firmenadresse bearbeitet werden.

Die Rechnungsnummern werden vom System automatisch vergeben und beginnen standardmäßig mit der Nummer 1.
Sie werden für jeden Vorgang (Rechnung oder Storno) automatisch erhöht.

Die „nächste Rechnungsnummer" könnte auch manuell angepasst werden, beispielsweise bei Wechsel des Geschäftsjahres.
Sie kann nur erhöht, aber nicht verringert werden.

Beispiel:
Für das Jahr 2016 beginnt die erste Rechnung mit „20160001".
Am 1.1. 2017 kann dies umgestellt werden und die nächste Rechnungsnummer wird auf 20170001 gestellt.
Sie kann aber auch belassen werden wie sie ist.
Bitte stimmten Sie sich dazu mit Ihrem Steuerberater ab!

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, tragen Sie bitte hier Ihre UID Nummer ein.
Diese wird auf den Rechnungen angedruckt.

Über können Sie Ihre Firmenadresse ändern.
Sie wird rechts oben am Rechnungskopf angezeigt.

Die Inbetriebnahme und Zertifikatanforderung kann nun im WebClient eigenständig durchgeführt werden und ist in diesem Fall kostenlos.
Sie müssen dabei auch Daten in ihrem Finanz Online Zugang hinterlegen und den Startbeleg der Registrierkasse mittels BMF Belegcheck-App innerhalb von 7 Tagen prüfen.
Bei Versäumen dieser gesetzlichen Frist wird das Zertifikat automatisch ungültig und muss neuerlich unter vermietermodule@feratel.com angefordert bzw. ausgestellt werden,
dafür werden Ihnen von der Firma feratel media technologies AG 30,- EUR netto in Rechnung gestellt.

Hier finden Sie die Anleitung zur Sicherheitseinrichtung:

Vielen Dank für Ihr Verständnis, dass die Mitarbeiter unserer Serviceteams zwar Hilfestellung geben, aber keine steuerrechtlichen Auskünfte und Beurteilungen geben dürfen.
Bitte wenden Sie sich, um sicher zu gehen, immer an Ihre Rechtsberater/Steuerberater.

Wird eine Rechnung storniert, "fragt" das System, ob diese Rechnung wirklich storniert werden soll.
Auch der Grund für die Stornierung kann hinterlegt werden.

Nach dem Storno bleibt die ursprüngliche Rechnung mit der gleichen Nummer als „Stornierte Rechnung" stehen.
Das Storno erhält eine neue Nummer und wird als „Storno" mit negativem Betrag gespeichert.
In Klammer wird außerdem angezeigt, welche Transaktionen zusammengehören.
In Summe ergeben beide Transaktionen 0.-

Mit dieser Funktion werden die Verkaufsvorgänge eines Tages zusammengefasst und abgeschlossen.
Die Vorgänge werden auf dem Tagesabschlussbericht gelistet und können ausgedruckt werden.

Nach Abschluss werden Sie in der Liste mit einem Symbol gekennzeichnet und können nicht mehr verändert werden.

Alle Rechnungen, die noch nicht mit diesem Symbol markiert sind, werden mit dem nächsten Tagesabschluss gespeichert.

In dieser Maske sind alle Tagesabschlüsse nach Datum gereiht und können jederzeit aufgerufen, ausgedruckt oder als PDF gespeichert und versendet werden.

Hier kann eine chronologische Liste aller Vorgänge im gewählten Zeitraum erstellt und gedruckt werden.

“Ich benötige einen detaillierten Bericht - was kann ich tun?”

• “Rechnungen Übersicht” öffnen

  

• Nach gewünschtem Zeitraum filtern und die gewünschten Rechnungen und Belege markieren (Häkchen setzen)
  Wenn alle Rechnungen und Belege gewünscht sind das oberste Kästchen anhaken um alle gleichzeitig zu markieren (siehe roter Pfeil)

  

  (Es spielt keine Rolle wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden, sofern alle benötigten Elemente angekaht sind.)

• Wenn alles benötigte markiert ist auf “detailliert” klicken

  

• Eine CSV-Datei wird heruntergeladen:

  

• Eine LEERE Excel Datei öffen und im Reiter “Daten” auf “Aus Text” klicken:

  

  …und die zuvor heruntergeladene CSV-Datei zum öffnen auswählen.

  

• Im nächsten Fenster (öffnet automatisch) “getrennt” auswählen und “weiter” klicken:

  

• Im nächsten Fenster “Tabstopp” und “Komma” markieren und weiter klicken:

  

• Im nächsten Fenster “Standard” auswählen und “fertig stellen” klicken:

  

• Im letzten Fenster nur noch mit OK bestätigen:

  

• Somit wurde die CSV-Datei in eine lesbare EXCEL-Datei umgewandelt.
  Diese muss noch gespeichert werden!

  

In der Artikelverwaltung können Sie beliebig viele Artikel anlegen, die Sie später per Klick in die Rechnung übernehmen können.

Um einen neuen Artikel zu erstellen, wird der Artikelname, der Mehrwertsteuersatz sowie der Bruttopreis eingegeben.
Der Nettopreis wird vollautomatisch vom System errechnet und hinterlegt.
Oft benötigte Artikel können als „Favorit" gespeichert und somit vorgereiht werden.
Alle Positionen eines Artikels können in der Rechnung verändert werden, auch der Preis.

Hier ist die „handelsübliche" Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung zu erfassen.

Achtung!
Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen, wie z. B. Speisen/Getränke, ist nicht zulässig.
Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Auch der Artikelname kann in der Rechnung noch abgeändert werden.

Wählen Sie den korrekten MwSt.-Satz für den Artikel.
Achten Sie bei den ermäßigten Steuersätzen auf die unterschiedliche Verwendung nach Logis (Übernachtungen) und sonstigen Waren/Dienstleistungen.
Sie müssen für Übernachtungsleistungen den Steuersatz mit der Bezeichnung „Logis" verwenden.
Ändert sich der MwSt.-Satz, beispielsweise in Österreich auf Logis von 10% auf 5%, erfolgt eine Anpassung systemintern automatisch. 

Durch „Änderungen speichern und schließen" wird der Prozess beendet und der neue Artikel der Liste hinzugefügt.
Wenn Sie mehrere Artikel nacheinander anlegen möchten, wählen Sie „Änderungen speichern und bleiben".

Anzahlungen können als Artikel mit Minusbetrag vor eingestellt werden.
Dies kann auf die Rechnung übernommen werden.
In der Rechnung wird anschließend der tatsächliche Anzahlungsbetrag als Minusbetrag eingetragen.
Bitte berücksichtigen Sie dabei die korrekte Erfassung des Steuersatzes.
Wir empfehlen den gleichen %-Satz wie in der Anzahlungsrechnung, bzw. 0 %, wenn Sie ohne Anzahlungsrechnung arbeiten.
Stimmen Sie sich dazu bitte jedenfalls mit Ihrem Steuerberater ab!

Hier werden alle Adressen, für die eine Rechnung oder ein eigenes Angebot erstellt wurde, gesammelt und können in diesem Bereich jederzeit geändert oder ergänzt werden.
Wenn Sie eine neue Rechnung für einen Gast erstellen möchten, dem bereits eine Rechnung ausgestellt oder ein eigenes Angebot geschickt wurde, können Sie die Daten einfach übernehmen.

Im Menü „Rechnungsdruck-Einstellungen" können Sie

• ein Logo für den Rechnungsdruck ausblenden, indem Sie die Checkbox vor „Rechnungslogo" deaktivieren.

• die „automatische Zuordnung" des Logos belassen. Dann wird das im Menü „Datenwartung" – „Bilder & Video" hinterlegte Logo links oben auf Ihrer Rechnung angedruckt.
  Hinweis: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Tourismusorganisation mit dem Buchungssystem Deskline arbeitet. Für eine eigenständige Änderung muss Ihnen dieser Menüpunkt freigeschaltet sein.

• ein eigenes „Rechnungslogo wählen"
  Dazu wählen Sie den Radio-Button „Rechnungslogo wählen". Es öffnet sich eine Maske zum Hochladen des Logos.
  Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn noch kein Logo vorhanden ist oder Sie mehrere Betriebe über einen WebClient-Zugang verwalten.

Ist diese Checkbox aktiviert, wird für den Rechnungsdruck Ihre Firmen-Adresse aus den „Rechnung Einstellungen" des Systems übernommen und kann dort bearbeitet werden.
Klicken Sie dafür auf „weiter, um Rechnungsadresse zu editieren":

Es öffnet sich der Bereich unter „Rechnung Einstellungen".
Über „Bearbeiten" können Sie nun Änderungen im Adressformular vornehmen und speichern.

Ist diese Checkbox aktiviert, wird für den Rechnungsdruck Ihre Bankverbindung aus den „Rechnung Einstellungen" des Systems übernommen und kann dort bearbeitet werden.
Klicken Sie dafür auf „weiter, um Bankverbindung zu editieren".

Es öffnet sich der Bereich unter „Rechnung Einstellungen".
Über „Bearbeiten" können Sie nun Änderungen zu Ihrer Bankverbindung vornehmen und speichern sowie weitere Bankverbindungen erfassen.

Hinweis:
Für den Fall, dass es ausländische Bankverbindungen gibt, die Kunden aus diesen Ländern verwenden sollten, können diese je Land angelegt werden.
Das System verwendet bei Rechnungen an Kunden aus diesem Land die dafür erfasste Bankverbindung.
Falls zu einem Land zusätzlich zur Standardbank eine weitere Bankverbindung angelegt wird, verwendet das Rechnungsformular diese alternative Bankverbindung.

Ist die Checkbox vor „Einleitungstext / Schluss-Satz" aktiviert und gleichzeitig „Standardtext" gewählt, so werden entsprechende Standardtexte in der Rechnung angedruckt.
Wurde „Eigenen Begrüßungs- und Schluss-Text bearbeiten" gewählt, so kann Sprach gesteuert ein individueller Begrüßungs- bzw. Schluss-Text hinterlegt werden.

Der Null-Beleg muss manuell erstellt werden.
Er muss NACH allen Rechnungen des alten Jahres und VOR allen Rechnungen des neuen Jahres liegen.

Wie erstelle ich den Null-Beleg?

• Im WebClient unter "Abrechnungen und Zahlungen" finden Sie Ihre Sicherheitseinrichtung.

• Klicken Sie auf "Null-Beleg speichern":
  

  

• Sie müssen nur 1x klicken. Der Beleg wird daraufhin sofort unter “Rechnungen Übersicht” angezeigt.
  Sie erkennen den Null-Beleg am Status und auch am Wort “intern” beim Empfänger:
  

  

• Mit Klick auf den Blauen Button (mit Pfeil markiert) können Sie den Beleg öffnen und danach bei “Vorschau” ausdrucken.
  

• Diesen Beleg scannen Sie entweder mit der “BMF Belegcheck” App des Finanzamt oder Sie geben den Beleg Ihrem Steuerberater.
  Über die Belegcheck-App kann Ihnen das Finanzamt Auskunft geben.
  

Ich habe den Null-Beleg vergessen - was kann ich tun?

Fall 1:
Der 1. Januar ist bereits vorbei und ich habe noch keinen Null-Beleg gemacht. Was kann ich tun?
Wenn Sie im neuen Jahr noch keine Rechnungen erstellt haben ist alles in Ordnung.
Erstellen Sie den Null-Beleg als allerersten Beleg des neuen Jahres (Anleitung oben).
Erstellen Sie erst NACH dem Null-Beleg die Rechnungen des neuen Jahres.

Fall 2:
Ich habe den Null-Beleg vergessen aber schon Rechnungen im neuen Jahr erstellt. Was kann ich tun?
Aufgrund des Manipulations-Schutzes ist es im System nicht möglich Rechnungen ins alte Jahr umzubuchen.
Holen Sie den Null-Beleg umgehend nach und kontaktieren Sie Ihren Steuerberater!