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Introduzione

Con il gestore delle offerte potete creare direttamente nel WebClient e in modo semplice e veloce le offerte da inviare ai vostri ospiti. Con pochi clic potete selezionare una camera o un pacchetto, calcolare il prezzo e inviare per e-mail l'offerta direttamente dal sistema. L'offerta può essere confezionata in diverse lingue e, se lo si desidera, può essere prenotata anche online.

Per i clienti che già utilizzano il modulo Raccolta richieste, è già integrata una versione semplificata del modulo di gestione delle offerte. La versione completa consente l'utilizzo di numerose funzioni aggiuntive, come l'utilizzo del modulo anche per le proprie richieste, il salvataggio o l'utilizzo di diversi modelli di layout.

Panoramica

Versione base (inclusa per i clienti del modulo Raccolta richieste)

• Procedura guidata per la creazione di offerte vacanza
• Utilizzo delle informazioni caricate nei dati di base (immagini, descrizioni, servizi...) con calcolo del prezzo
• Offerte per camere, appartamenti per vacanze, pacchetti e servizi aggiuntivi
• Possibilità di prenotazione online, senza commissioni
• Creazione di offerte alternative e offerte combinate per più camere/appartamenti
• Invio automatico via e-mail, multilingue
• Assistente per le richieste del modulo raccolta richieste

Versione completa - funzioni aggiuntive

• Assistente anche per le richieste di informazioni via e-mail
• Wizard anche per l'inserimento delle proprie offerte
• Utilizzo e configurazione di vari modelli di layout
• Panoramica ed elenco delle proprie offerte
• Creazione di un file di indirizzi propri
• Combinabile con il modulo fatture

I clienti con il modulo raccolta richieste attivo possono già utilizzare anche le funzioni aggiuntive. Gli altri clienti possono attivare il modulo gestione offerte nella versione completa.

Ordine e attivazione

È possibile effettuare l'ordine e l'attivazione in autonomia. È possibile anche richiedere un periodo di prova gratuito
Tutte le informazioni al riguardo sono disponibili nel menu "Moduli aggiuntivi".

Panoramica delle offerte

Se il modulo è attivato, nel menu "Offerte" compare un'altra voce in cui sono elencate le proprie offerte.

Le offerte fatte dalla destinazione per la vostra struttura appaiono in un tab diverso, a condizione che questa funzione sia stata abilitata.

Tutte le offerte create dall'utente tramite il sistema sono elencate in "Offerte proprie", insieme a quelle create con il modulo raccolta richieste (se attivo).

È inoltre possibile cercare le offerte utilizzando la funzione di filtro.

Se avete creato un'offerta come "prenotabile online", l'ospite può prenotarla direttamente dall’email ricevuta, online e con un solo clic. Anche voi stessi vedrete il pulsante di prenotazione per queste offerte e potrete effettuare la prenotazione per conto dell'ospite.

Esempio: l'ospite chiama perché ha ancora una domanda, poi vuole prenotare e conferma la prenotazione per telefono.

E' possibile procedere alla prenotazione cliccando su "Prenota online" nel menu a destra...

… oppure aprendo i dettagli dell'offerta e utilizzando il pulsante "Prenota online" qui:

Si apre il carrello online, precompilato con i dati dell'offerta e i dati dell'ospite, e si procede come in una normale prenotazione online.
L'ospite riceve la conferma della prenotazione. La prenotazione appare nel vostro elenco.

Creare le offerte

Esistono diversi modi per creare le proprie offerte.

Quando si utilizza il modulo raccolta richieste, per le richieste con indirizzo e-mail viene visualizzato il pulsante "Crea offerta". Da qui è possibile avviare la procedura guidata: i dati della richiesta e l'indirizzo dell'ospite vengono trasferiti direttamente al modulo di creazione dell’offerta.

 
Nell'elenco delle offerte proprie è presente anche il pulsante "Crea nuova offerta". tramite cui richiamare la procedura guidata. L'indirizzo dell'ospite e i dati della richiesta possono essere inseriti manualmente.

Se si riceve una richiesta via e-mail tramite il sistema (voce di menu "Offerte/Prenotazioni" -"Richieste"), viene visualizzato il pulsante “crea offerta.”

Procedura di creazione delle offerte

Se si crea una nuova offerta tramite il pulsante nell’elenco delle offerte, viene visualizzata la seguente finestra


L'elaborazione avviene in tre fasi:

1. Inserimento dei dati della richiesta, selezione del prodotto (camera/appartamento/ecc.) e inserimento o calcolo del prezzo
2. Inserimento dell'indirizzo dell'ospite
3. Verifica dell'anteprima

Periodo da-a

Inserire qui il periodo di vacanza richiesto. N.B. è necessario inserire un periodo esatto per il successivo calcolo del prezzo.

Scadenza dell’offerta

Con questa funzione si controlla la durata di validità dell'offerta (soprattutto in relazione al prezzo proposto). Questa funzione può anche essere nascosta tramite il menu "Modelli di offerte proprie"

Dettagli dell'offerta

Se gestite diverse strutture, dovete innanzitutto selezionare quella da inserire nell’offerta.
Selezionate quindi il prodotto che desiderate offrire e il numero. Il trattamento viene visualizzato automaticamente in base all'impostazione standard, ma è possibile sceglierne uno diverso.
Se per il prodotto offerto è stata definita anche la biancheria da letto/pulizia finale, l'impostazione desiderata può essere selezionata nella casella Extra.
Inserire il numero "Adulti" e "Bambini" in base alla richiesta dell'ospite.
Con la funzione "Inserisci prezzo", il sistema verifica prezzo, occupazione e trattamento per il prodotto selezionato: viene quindi suggerito il relativo importo, che può sempre essere sovrascritto o inserito manualmente.

Il campo "Totale tasse" mostra l’importo dell’imposta di soggiorno (se inserita a sistema).

Aggiungere un'altra camera/appartamento/servizio (...e)

Utilizzare questa funzione per aggiungere un altro prodotto. Questa funzione crea un collegamento "AND". I prezzi di entrambi i prodotti vengono visualizzati nel prezzo totale dell'offerta.
Esempio: l'ospite desidera una camera doppia e un appartamento

Suggerimento: Questa funzione può essere utilizzata anche per offrire servizi aggiuntivi, a condizione che siano stati precedentemente caricati in webclient. Se il menu "Servizi aggiuntivi" non è visibile, è possibile attivarlo nella configurazione - Impostazioni gestione dati - Impostazioni alloggio.

Mostra il pulsante di prenotazione sull'offerta:

Non appena vengono selezionati il prodotto e il periodo, viene verificato se la camera può essere prenotata online in quel momento. In caso affermativo, viene visualizzata questa nota:

Il pulsante di prenotazione viene visualizzato sull'offerta e l'ospite può prenotare online immediatamente. Si applicano le regole di cancellazione e di pagamento definite a calendario.

Questa prenotazione è esente da commissioni!

Controlli aggiuntivi:
Se rispetto ai parametri di ricerca utilizzati non sono soddisfatti alcuni setup impostati nei dati di base del prodotto inserito in offerta, questo risulta non prenotabile e viene visualizzato il seguente avviso:

A questo punto è possibile decidere se il pulsante deve essere ancora visibile. In questo caso, viene visualizzato un suggerimento:

Note per l'ospite: qui è possibile inserire un testo libero che verrà stampato sull'offerta.

Alternativ-Angebot erstellen: Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie den Gast aus mehreren Varianten wählen lassen möchten. Es erscheint nun ein neuer Angebotsbereich, den Sie bearbeiten können. Das vorher erstellte Angebot (1) bleibt weiterhin sichtbar und kann jederzeit geöffnet und bearbeitet werden.

Beide Angebote sind anschließend in der Vorschau sichtbar und werden gemeinsam an den Gast geschickt.

Gast-Adresse erfassen

Sobald das Angebot erstellt ist, klicken Sie auf „Weiter" und erfassen nun die Adresse des Gastes.
Sie können auch nach einer vorhandenen Adresse suchen. Dabei sucht das System in Ihren eigenen Gast-Adressen (bisher erfasste Gäste über „Eigene Angebote" oder „Rechnungen" oder Online-Buchungen)

Vorschau

Nachdem Sie die Adresse erfasst haben, klicken Sie auf „Weiter" und gelangen so zur Vorschau-Funktion. Hier sehen Sie eine Vorschau, wie das Angebot aussieht. Das endgültige Aussehen des Angebotes ist allerdings vom E-Mail Programm des Empfängers abhängig. Daher stimmt die Vorschau nicht 100 %-ig damit überein.
Auf der Vorschau können Sie auch das Layout des Angebotes verändern, sofern Sie mit verschiedenen Vorlagen (Layouts) arbeiten möchten. Die Gestaltung der Vorlagen erfolgt im Menü „Vorlagen eigene Angebote"

Mit „Angebot senden" wird das Angebot per E-Mail an den Gast geschickt. Sie erhalten automatisch eine E-Mail Kopie. Zusätzlich wird das Angebot in der Angebotsliste gespeichert.

Vorlagen Verwaltung

Im Menü „Vorlagen eigene Angebote" können Sie das Aussehen Ihrer Angebote anpassen.

Eine Standard Konfiguration ist immer vorhanden. Zusätzlich können beliebig viele weitere Vorlagen angelegt werden, die anschließend in der Angebotsvorschau ausgewählt werden können.

Konfigurationsmöglichkeiten: Innerhalb dieser Vorlage können folgende Punkte eingestellt werden.

• Auswahl des Destinationslogos im Angebotskopf
  Seitens Ihrer Tourismus-Organisation können hier verschiedene Header Logos hinterlegt sein, die automatisch zugewiesen werden. Sollten mehrere Logos vorhanden sein, können Sie hier die Auswahl des Destinationslogos treffen.
  
  
• Einleitungstext / Schluss-Satz: Wählen Sie „Eigenen Begrüßungs- und Schluss-Text bearbeiten", um Ihre persönlichen Texte zu hinterlegen.

Beachten Sie, dass der Begrüßungstext vor der Begrüßung („Sehr geehrter…") und der Haus Beschreibung und der Schlusstext danach erscheint.

Anschließend treffen Sie individuelle Einstellungen je Betrieb. Wählen Sie dazu den Betrieb aus und klicken auf „Individuelle Einstellungen für Objekt hinzufügen".

Dadurch wird die individuelle Einstellung hinzugefügt und Sie können diese bearbeiten:

In dieser Bearbeitungsmaske entscheiden Sie, welche Beschreibung, welches Bild und welche Ausstattungsmerkmale angezeigt werden sollen:

Als Standard werden aus Ihren Stammdaten die allgemeine Haus Beschreibung und die Konditionen-Beschreibung im Angebot angezeigt. Sie können dies über die Auswahlboxen abändern, z.B. indem Sie die Konditionen-Beschreibung abwählen oder die Anreise-Information hinzufügen.
Üblicherweise sind diese Beschreibungstexte aber für die Internet-Darstellung vorgesehen und relativ ausführlich, also zu lange für den Gast, um diese im Angebot im Detail zu lesen. Bei Bedarf kann er sich umfassend auf Ihrer Webseite informieren oder kennt Ihr Haus bereits.

Deshalb können Sie speziell für die Angebotslegung hier eine eigene Beschreibung des Betriebes speichern, die nur bei Angeboten mit dieser Vorlage verwendet wird:

Bilder: Am Angebot wird ganz oben Ihr Haus Bild angezeigt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten zu entscheiden, welches Bild verwendet wird.

Als Standard verwendet das System die automatische Zeitraum-Steuerung, um je Angebot das richtige Foto anzuzeigen. Wenn Sie Ihre Fotos entsprechend dieser Funktion hinterlegt haben, sind an dieser Stelle keine weiteren Einstellungen erforderlich. Das System erkennt aufgrund des Angebotszeitraumes welches Foto verwendet werden soll.

Sie können aber die Einstellung auch übersteuern und bewusst für das Angebot ein spezielles Haus Bild auswählen.

Ausstattungsmerkmale des Hauses und der Leistung: Als Standard werden alle Merkmale angezeigt, die in den Stammdaten zugewiesen sind. Dies können Sie aber für die Angebotslegung abändern und hier nur die wichtigsten markieren:


Weitere Vorlagen hinzufügen: Nutzen Sie die Möglichkeit, mehrere Vorlagen zu verwenden. Sie können beispielsweise für Sommer und Winter oder für spezielle Angebote (Wellness, Sport…) eigene Vorlagen erstellen.
Vorteile:

• Logo
• Einleitungstext
• Haus Bild
• Haus Beschreibung
• Ausstattung

… können je Vorlage an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.
Anschließend können Sie mit einem Klick auf die Vorschau die richtige Vorlage auswählen.

Meine Adressen

In diesem Menü haben Sie Zugriff auf Ihre erfassten Adressen, können danach suchen und diese auch bearbeiten.
Für die Zukunft ist hier auch eine Export-Funktion vorgesehen.