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Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen sowie das Handbuch zur Nutzung des Angebotsmoduls.

Auf dieser Seite:

Table of Contents

Vertrag Auftragsdatenvereinbarung DSGVO:

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nameAuftragsdatenverarbeitung DSGVO Angebotsmodul.pdf

Bitte ausgefüllt bis spätestens 14 Tage nach Bestellung des Rechnungsmoduls Moduls an: marion.ahornegger@feratel.at

Allgemeines

Allgemeine Information zum Modul

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titleAllgemeine Information

Mit dem Angebotsmanager erstellen Sie im WebClient rasch und unkompliziert professionelle Angebote für Ihre Gäste.
Mit wenigen Klicks wählen Sie ein Zimmer oder eine Pauschale aus, übernehmen die Anfragedaten, berechnen den Preis und versenden das Angebot mit den gespeicherten Daten Ihrer Unterkunft direkt aus dem System per E-Mail.
Das Angebot kann mehrsprachig und auf Wunsch auch online buchbar dargestellt werden.
Bei Kunden, die das Modul Anfragepool bereits verwenden, ist eine vereinfachte Version des Angebotsmanagers bereits integriert.
Die Vollversion ermöglicht die Nutzung zahlreicher praktischer Zusatzfunktionen wie z.B. den Einsatz des Managers auch für eigene Anfragen, das Speichern der Anfragen oder die Verwendung verschiedener Layout-Vorlagen.

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titleÜberblick Versionsumfang

Basisversion (bei Anfragepool-Kunden inkludiert)

  • Integrierter Angebotsassistent zur Erstellung von Urlaubsangeboten

  • Verwendung der Stammdaten (Bilder, Beschreibungen, Ausstattung…) mit Preiskalkulation

  • Angebote für Zimmer, Ferienwohnungen, Pauschalen und Zusatzleistungen

  • Mit Möglichkeit zur Online-Buchbarkeit, provisionsfrei

  • Erstellung von Alternativ-Angeboten und Kombi-Angeboten mehrerer Zimmer/Appartements

  • Automatischer Versand per E-Mail, mehrsprachig

  • Assistent für Anfragepool-Anfragen

Vollversion – zusätzliche Funktionen

  • Assistent auch bei Deskline E-Mail-Anfragen

  • Assistent auch für die Erfassung eigener Angebote

  • Verwendung und Konfiguration verschiedener Layout-Vorlagen

  • Überblick und Auflistung der eigenen Angebote

  • Aufbau einer „Eigene Adressen"-Datei

  • Kombinierbar mit Rechnungsmodul

Kunden mit Anfragepool können bei Aktivierung des Moduls also die zusätzlichen Funktionen auch nutzen.
Kunden ohne Anfragepool können durch die Aktivierung das Modul ebenfalls nutzen.

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titleBestellung und Aktivierung

Sie können die Bestellung und Aktivierung selbst durchführen. Auch eine kostenlose Probe-Phase ist möglich.
Sie finden alle Infos dazu im Menü „weitere Module".
Dort werden alle verfügbaren Zusatz-Module im Detail erklärt und Sie können entscheiden, ob Sie sie verwenden/bestellen/testen möchten.
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Angebote - Übersicht

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titleReiter "Angebote" im WebClient

Wenn das Modul aktiviert ist, erscheint im Menü „Angebote" ein weiterer Kartei-Reiter, wo Ihre eigenen Angebote gelistet werden.
Die Angebote, die seitens der Destination für Ihr Haus gemacht wurden, scheinen auf einem weiteren Kartei-Reiter auf, sofern diese Funktion für Sie frei gegeben wurde.

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In den eigenen Angeboten werden alle Angebote gelistet, die Sie über das System selbst erstellen.
Wenn Sie über den Anfragepool des WebClient bereits Angebote erstellt haben, werden diese ebenfalls hier gelistet.
Sie können nach Angeboten auch suchen, indem Sie die Filterfunktion nutzen.

Angebot buchen
Wenn Sie ein Angebot als „online buchbar" erstellt haben, kann der Gast es direkt mit einem Mausklick aus dem Angebot heraus über Internet buchen.
Sie selbst sehen bei diesen Angeboten auch den Buchungsbutton und können die Buchung von der Angebotsliste aus für den Gast durchführen.
Beispiel: Der Gast ruft an, weil er noch eine Rückfrage hat, möchte dann buchen und bestätigt die Buchung telefonisch.
Sie führen die Buchung durch, indem Sie im rechten Menü auf „Online Buchen" klicken…

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… oder das Angebot öffnen und hier den Button „Online buchen" verwenden:

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Es öffnet sich der Online-Warenkorb, vorausgefüllt mit den Daten des Angebotes und den Gastdaten.
Der Warenkorb kann wie bei einer Online-Buchung abgeschlossen werden. Der Gast erhält die Buchungsbestätigung.
Und für Sie scheint die Buchung in Ihrer Buchungsübersicht auf.

Angebote erstellen

- 3 Möglichkeiten

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title3 Möglichkeiten zum Erstellen eines Angebotes

Es gibt drei Möglichkeiten, eigene Angebote zu erstellen:

  1. Bei Nutzung des Anfragepools wird bei Anfragen mit einer E-Mail-Adresse der Button „Angebot erstellen" eingeblendet.
    Von hier kann der Assistent sofort gestartet werden.
    Die Anfragedaten sowie die Gast-Adresse werden direkt in den Assistenten übernommen.

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  2. Auf der Liste der eigenen Angebote gibt es ebenfalls einen Button „Neues Angebot erstellen".
    Hier kann der Angebotsassistent für eigene Anfragen aufgerufen werden.
    Gast-Adresse und Anfragedaten können manuell eingetragen werden.

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  3. Wenn Sie eine E-Mail-Anfrage über das System erhalten (Menüpunkt „Angebote/Buchungen"  „Anfragen"), ist der Angebotsbutton eingeblendet.

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Angebote erstellen - Ablauf

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titleAblauf der Angebotserstellung

Wenn Sie ein neues Angebot über den Button auf der Angebotsübersicht erstellen, erscheint folgendes Fenster:
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Die Bearbeitung erfolgt in drei Schritten

  1. Erfassung der Anfragedaten, Auswahl des Produkts (Zimmer/Appartement/etc. und Preis-Erfassung oder -Berechnung

  2. Erfassung der Gast-Adresse

  3. Prüfung der Vorschau

Zeitraum von - bis
Erfassen Sie hier den angefragten Urlaubszeitraum – bitte beachten Sie, dass ein exakter Zeitraum eingegeben werden muss, da dieser für die spätere Preisberechnung notwendig ist.

Angebot Verfall
Mit dieser Funktion steuern Sie, wie lange Ihr Angebot gültig sein soll.
Dies bezieht sich vorwiegend auf den Preis.
Diese Funktion kann im Menü „Vorlagen eigene Angebote" auch ausgeblendet werden.

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Angebot Detail


Falls Sie mehrere Betriebe verwalten, müssen Sie vorab den Betrieb wählen, den Sie anbieten möchten.
Wählen Sie nun eines Ihrer Produkte, das Sie anbieten möchten, sowie die Anzahl.
Die Verpflegung (inkl. Mahlzeit) wird automatisch aufgrund der Standard-Einstellung voreingeblendet.
Sie können hier auch eine beliebige andere Verpflegung wählen.
Sollten Sie beim angebotenen Produkt auch Bettwäsche/Endreinigung definiert haben, kann in einer weiteren Box (Extras) die gewünschte Einstellung gewählt werden.
Bei „Erwachsene" und „Kinder" erfassen Sie die vom Gast gewünschte Belegung.
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Mit der Funktion „Preis eingeben" prüft das System, ob für das angebotene Produkt für den gewünschten Zeitraum, Belegung, Verpflegung etc. ein Preis vorhanden ist.
Falls ja, wird dieser vorgeschlagen, kann aber auch überschrieben oder gleich manuell erfasst werden.
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„Gesamt Taxe": Je nachdem, ob für Ihren Betrieb eine Nächtigungsabgabe im System hinterlegt ist oder nicht, gibt es für diese auch eine Eingabezeile.

Weiteres Zimmer/Appartement/Leistung hinzufügen (…und)
Klicken Sie auf diese Funktion, um ein weiteres Produkt anzubieten.
Diese Funktion erzeugt eine „UND" Verknüpfung.
Am Angebot werden die Preise beider Produkte als Gesamtpreis dargestellt.

Beispiel:
Der Gast möchte ein Doppelzimmer und ein Appartement
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Tipp:
Mit dieser Funktion können auch Zusatzleistungen angeboten werden, sofern Sie diese vorab als solche in den Stammdaten erfasst haben.
Ist das Menü „Zusatzleistungen" für Sie nicht sichtbar, können Sie dieses in der Konfiguration – Datenwartung Einstellungen – Unterkunft Einstellungen aktivieren!

Buchungsbutton am Angebot einblenden:
Sobald Zeitraum und Produkt gewählt sind, erfolgt eine Prüfung, ob das Produkt zu dieser Zeit online buchbar ist.
Falls ja, erscheint dieser Hinweis:
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In diesem Fall kann der Buchungsbutton am Angebot eingeblendet werden und der Gast kann sofort online buchen.
Es gelten die für die Online-Buchung definierten Storno- und Zahlungsregeln.

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Diese Buchung ist übrigens provisionsfrei!

Zusätzliche Prüfungen:
Sollte bei einem buchbaren Produkt im Angebot eine Konstellation gewählt werden, die laut Stammdaten-Einstellung nicht möglich ist, erscheint eine Warnung mit dem konkreten Hinweis, welche Einstellung betroffen ist:

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Nun kann entschieden werden, ob der Button trotzdem sichtbar sein soll.
In dem Fall wird ein kleines Hinweis-Symbol eingeblendet:

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Hinweise an den Gast: Hier können Sie einen Freitext erfassen, der am Angebot angedruckt wird.

Alternativ-Angebot erstellen:

 Nutzen


Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie den Gast aus mehreren Varianten wählen lassen möchten.
Es erscheint nun ein neuer Angebotsbereich, den Sie bearbeiten können.
Das vorher erstellte Angebot (1) bleibt weiterhin sichtbar und kann jederzeit geöffnet und bearbeitet werden.

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Beide Angebote sind anschließend in der Vorschau sichtbar und werden gemeinsam an den Gast geschickt.

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titleGast-Adresse erfassen

Sobald das Angebot erstellt ist, klicken Sie auf „Weiter" und erfassen nun die Adresse des Gastes.
Sie können auch nach einer vorhandenen Adresse suchen.
Dabei sucht das System in Ihren eigenen Gast-Adressen (bisher erfasste Gäste über „Eigene Angebote" oder „Rechnungen" oder Online-Buchungen)
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titleVorschau

Nachdem Sie die Adresse erfasst haben, klicken Sie auf „Weiter" und gelangen so zur Vorschau-Funktion.

 Hier


Hier sehen Sie eine Vorschau, wie das Angebot aussieht.
Das endgültige Aussehen des Angebotes ist allerdings vom E-Mail Programm des Empfängers abhängig.
Daher stimmt die Vorschau nicht 100 %-ig damit überein.
Auf der Vorschau können Sie auch das Layout des Angebotes verändern, sofern Sie mit verschiedenen Vorlagen (Layouts) arbeiten möchten.
Die Gestaltung der Vorlagen erfolgt im Menü „Vorlagen eigene Angebote"

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Mit „Angebot senden" wird das Angebot per E-Mail an den Gast geschickt.
Sie erhalten automatisch eine E-Mail Kopie.
Zusätzlich wird das Angebot in der Angebotsliste gespeichert.
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Vorlagen Verwaltung

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titleKonfigurations-Möglichkeiten

Im Menü „Vorlagen eigene Angebote" können Sie das Aussehen Ihrer Angebote anpassen.
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Eine Standard Konfiguration ist immer vorhanden.
Zusätzlich können beliebig viele weitere Vorlagen angelegt werden, die anschließend in der Angebotsvorschau ausgewählt werden können.

Konfigurationsmöglichkeiten:

 Innerhalb


Innerhalb dieser Vorlage können folgende Punkte eingestellt werden

.

:

  • Auswahl des Destinationslogos im Angebotskopf
    Seitens Ihrer Tourismus-Organisation können hier verschiedene Header Logos hinterlegt sein, die automatisch zugewiesen werden.
    Sollten mehrere Logos vorhanden sein, können Sie hier die Auswahl des Destinationslogos treffen.

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  • Einleitungstext / Schluss-Satz:

 Wählen


  • Wählen Sie „Eigenen Begrüßungs- und Schluss-Text bearbeiten", um Ihre persönlichen Texte zu hinterlegen.

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    Beachten Sie, dass der Begrüßungstext vor der Begrüßung („Sehr geehrter…") und der Haus Beschreibung und der Schlusstext danach erscheint.
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    Anschließend treffen Sie individuelle Einstellungen je Betrieb.

 Wählen


  • Wählen Sie dazu den Betrieb aus und klicken auf „Individuelle Einstellungen für Objekt hinzufügen".
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    Dadurch wird die individuelle Einstellung hinzugefügt und Sie können diese bearbeiten:
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    In dieser Bearbeitungsmaske entscheiden Sie, welche Beschreibung, welches Bild und welche Ausstattungsmerkmale angezeigt werden sollen:
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    Als Standard werden aus Ihren Stammdaten die allgemeine Haus Beschreibung und die Konditionen-Beschreibung im Angebot angezeigt.
    Sie können dies über die Auswahlboxen abändern, z.B. indem Sie die Konditionen-Beschreibung abwählen oder die Anreise-Information hinzufügen.
    Üblicherweise sind diese Beschreibungstexte aber für die Internet-Darstellung vorgesehen und relativ ausführlich, also zu lange für den Gast, um diese im Angebot im Detail zu lesen.
    Bei Bedarf kann er sich umfassend auf Ihrer Webseite informieren oder kennt Ihr Haus bereits.

    Deshalb können Sie speziell für die Angebotslegung hier eine eigene Beschreibung des Betriebes speichern, die nur bei Angeboten mit dieser Vorlage verwendet wird:
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  • Bilder

: Am


  • Am Angebot wird ganz oben Ihr Haus Bild angezeigt.
    Hier gibt es zwei Möglichkeiten zu entscheiden, welches Bild verwendet wird.
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    Als Standard verwendet das System die automatische Zeitraum-Steuerung, um je Angebot das richtige Foto anzuzeigen.
    Wenn Sie Ihre Fotos entsprechend dieser Funktion hinterlegt haben, sind an dieser Stelle keine weiteren Einstellungen erforderlich.
    Das System erkennt aufgrund des Angebotszeitraumes welches Foto verwendet werden soll.

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    Sie können aber die Einstellung auch übersteuern und bewusst für das Angebot ein spezielles Haus Bild auswählen.
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  • Ausstattungsmerkmale des Hauses und der Leistung:

 Als


  • Als Standard werden alle Merkmale angezeigt, die in den Stammdaten zugewiesen sind.
    Dies können Sie aber für die Angebotslegung abändern und hier nur die wichtigsten markieren:

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titleWeitere Vorlagen hinzufügen
: Nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeit, mehrere Vorlagen zu verwenden.
Sie können beispielsweise für Sommer und Winter oder für spezielle Angebote (Wellness, Sport…) eigene Vorlagen erstellen.

Vorteile


Vorteil:
Logo

, Einleitungstext

, Haus Bild

, Haus Beschreibung

und Ausstattung

…

können je Vorlage an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.

Anschließend können Sie mit einem Klick auf die Vorschau die richtige Vorlage auswählen.

Meine Adressen

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titleMeine Adressen

In diesem Menü haben Sie Zugriff auf Ihre erfassten Adressen, können danach suchen und diese auch bearbeiten.
Für die Zukunft ist hier auch eine Export-Funktion vorgesehen.
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