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Willkommen

Der Gast erhält den Link zum Pre-CheckIn entweder per E-Mail oder in der Buchungsbestätigung oder Sie als Gastgeber haben den Link auf Ihrer Homepage implementiert und verweisen Ihre Gäste darauf. Der Self-CheckIn liegt an der Reception, im Appartement… auf und kann per Scan für die Anmeldung aktiviert werden.

Nach dem Öffnen des Pre-CheckIn Dialogs öffnet sich die erste Seite der Datenerfassung.

Welche Bilder, Logos und Texte gezeigt werden, sehen Sie bitte oben.
Die gewünschte Sprache für die Daten-Erfassung kann vom Gast am oberen rechten Rand ausgewählt werden.

Das Anreisedatum ist dann vorausgefüllt, wenn die Erfassung aus dem Rezeptionslink, aus der Buchungsbestätigung oder dem QR Code geöffnet wird. Andernfalls sind An- und Abreisedatum auszufüllen. Sobald die Reisedaten gewählt sind, wird der Button "Jetzt starten" aktiv.

Eingabemethode

Wenn ein Betrieb den Dokumenten-Scan aktiviert hat, folgt eine Auswahl, wie die Erfassung der persönlichen Daten erfolgen soll:

Wählt der Gast "Schnellerfassung mit Reisedokument", sind Ausweisdaten erforderlich...

• ... entweder als hochgeladenes Dokument (es öffnet sich der Explorer für die Pfad-Auswahl)

• ... oder als Foto, wenn die Kamera des Endgerätes aktiviert ist
  

  

Alle am Dokument verfügbaren Daten werden in die Erfassung übernommen, fehlende Felder müssen vom Gast ergänzt werden. Wie viele Daten übernommen werden können, hängt von der Art des Reisedokuments ab.

Wird die manuelle Erfassung der Daten gewählt, öffnet sich der Erfassungsdialog für die persönlichen Daten.

Ihre persönlichen Daten

In diesem Schritt werden die Daten des Hauptgemeldeten erfasst.
Ob der Erklärungs-/Einleitungstext zu den persönlichen Daten gezeigt wird oder nicht (hier: “Die Erhebung der Daten erfolgt…”), entscheidet die Gemeinde.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert

... werden sie ohne Dateneingabe übersprungen, färbt sich die Schrift im Feld rot:

... ein Speichern ohne korrektes Befüllen eines Pflichtfeldes ist nicht möglich.

Anrede, Land, Staatsangehörigkeit und Ausweis-Typ können aus einer Liste gewählt werden, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, PLZ, Wohnort, Straße, Ausweis-Nr. und -Behörde sowie Ausstellungsdatum müssen erfasst werden (wenn nicht vom Dokumenten-Scan vorausgefüllt).

Die Gemeinde kann allgemein entscheiden, ob der Bereich der Reisedokumente für alle Gäste ausgeblendet wird. Wenn die Ausblendung aktiviert ist, entfällt diese Zeile für alle Reisenden.
Die Datenschutz-Erklärung wird auf von der Gemeinde im System hinterlegt und informiert den Gast über die Meldepflicht, die Daten, die an die Statistik weitergegeben werden, Gast-Verzeichnisse...

Der Button "weiter" wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefült sind. Mit dem Button "zurück" gelangt man auf die vorhergehende Seite.

Begleitpersonen und Kinder

In diesem Dialog können mitreisende Gäste erfasst werden. Mit "Begleitpersonen hinzufügen" kann man beliebig viele Mitreisende generieren:

Einige Grunddaten werden vom Hauptreisenden übernommen (Nachname, Staatsangehörigkeit).
Auch hier besteht die Möglichkeit, die Daten aus einem Reise-Dokument zu übernehmen, wenn eine Gemeinde den Dokumenten-Scan aktiviert hat.

Der Button "weiter" wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefült sind. Mit dem Button "zurück" gelangt man auf die vorhergehende Seite.
Die Anzahl der gemeldeten Gäste ist entscheidend bei der Übernahme in einen Meldeschein, ob ein Individual-Meldeschein oder Gruppen-Meldeschein erzeugt wird. Die max. Personenanzahl für eine Individualmeldung wird von der Gemeinde vorab definiert.

Weitere Angaben

Ob die Seite “Weitere Angaben” gezeigt wird, entscheidet die Gemeinde.

In "Weitere Angaben" kann ein Gast freiwillige Angaben abgeben, z.B. mit welchem Reisemittel gereist wird, Marketing-Informationen, E-Mail-Adresse und Telefon. Hier können auch Kommentare und Wünsche an die Unterkunft gerichtet werden. Hier hinterlegte Kommentare werden in der Pre-CheckIn-Übersicht als Sprechblase mit Mouseover nach dem Gastnamen angezeigt:

... und in den Details eines Pre-CheckIns, zusätzlich hier die voraussichtliche Ankunftszeit:

Wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, kann der Gast entscheiden, ob er eine Kopie seines Pre-CheckIns haben will.
Auf dieser Seite kann der Gast auch seine Zustimmung dazu geben, dass Informationen/Marketingschreiben an ihn geschickt werden dürfen. Dann wird auch die Information zum Datenschutz eingeblendet, die zum Tragen kommt, wenn der Gast weitere Infos bekommt.

Datenschutz Text:

Wenn eine Destination mit feratel Gästekarte arbeitet, dann wird statt “Zusammenfassung zeigen” die nächste Seite “Weiter zur Gästekarte” eingeblendet.

Gästekarten-Zustimmung

Die digitale feratel Gästekarte kann per E-Mail an die Gäste verschickt werden. Damit wird gleichzeitig die Zustimmung zur Verwendung der persönlichen Daten für die Gästekarte erteilt.

Als Standard wird die E-Mail-Adresse des Hauptreisenden vorgeschlagen, über “Bearbeiten” kann die E-Mail-Adresse jedes Gastes hinterlegt werden.

NICHT AKTIV

Weiter zur COVID-19 Information

Jahre 2020 - 2022 - hier waren Reise-Restriktionen, Meldepflichten etc. in Bezug auf Covid-19 in Kraft, die jetzt nicht mehr gültig sind:

Ist für eine Gemeinde die Covid-19 Sicherheitsfunktion aktiviert, wird der Gast beim Pre-CheckIn über ein mögliches ContactTracing informiert.
Ist die Registrierung über "myVisitPass" für eine Gemeinde aktiv, werden diese Informationen für den Gast angezeigt.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt nochmals die wesentlichen Daten, die vom Gast erfasst wurden. Jeder Gast kann einzeln nochmals editiert, mit Klick auf "zurück" können vorherige Seiten nochmals bearbeitet werden.

• 

  oder mit Zustimmung zu Marketingzwecken…
  

  

  oder mit Gästekarte…

  

Mit Klick auf “Bestätigen und senden” wird der CheckIn abgeschlossen und verschickt.
Hat der Gast seine E-Mail-Adresse hinterlegt, bekommt er eine Kopie der Anmeldung, ein E-Mail geht an den Beherbergungsbetrieb, für den der Pre-CheckIn gemacht wurde (außer beim Rezeptionslink).

E-Mail Bestätigung an Gast

Das Bestätigungsmail geht an die vom Gast hinterlegte E-Mail-Adresse.
Die Kopie an den Leistungsträger geht an die in der Objektadresse des Betriebes/Leistungsträgers hinterlegte E-Mail-Adresse - bei gemappten Betrieben (touristischer Betrieb und Meldewesenbetrieb sind im Hintergrund verknüpft, damit ein WebClient für beide Bereiche genutzt werden kann) auf den Meldewesen-Betrieb. Der Empfänger-Betrieb muss in der Adresse "Kontakt per E-Mail" aktiviert haben.