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... oder aus dem Menü "Gästemeldungen":
bzw. 
Individualgast | Reisegruppe | |
|---|---|---|
Neuer Meldeschein | Erfassung von Einzelpersonen oder Familien mit gleicher Wohnadresse. | Erfassung von Personengruppen |
Neue Voranmeldung |
| Note |
|---|
Wenn ein Betrieb die Adress-Daten seiner Gäste in "Meine Adressen" speichert, dann wird die Erfassung einer neuen Meldung nach Eingabe der Reisedaten am besten über die Adress-Suche gestartet. Damit kann eine bereits in den Adressen des Betriebes gespeicherte Gast-Adresse gefunden und in die Meldung übernommen werden.
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Für die Erfassung stehen folgende Felder zur Verfügung.
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Felder | Beschreibung |
Mit einem roten Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Meldung selbst |
Mit einem gelben Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Gästekarte. Diese scheinen nur auf, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet. | |
Anreise | Hier wird beim Erst-Einstieg das Tagesdatum vorgeschlagen, nach Speichern der ersten Meldung bleibt das Anreisedatum der voran gegangenen Meldung stehen, kann aber jederzeit geändert werden. Mit Klick auf das Kalender-Symbol kann die Anreise auch am Kalender ausgewählt werden. Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab. |
Geplante Abreise | Erfassung der geplanten Abreise |
oder Auswahl am Kalender |
durch Klick auf das Kalender-Symbol |
Abreise | Erfassung der definitiven Abreise |
oder Auswahl am Kalender |
durch Klick auf das Kalender-Symbol |
Die definitive Abreise kann erfolgen...
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Wie weit in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft ein Anreise-Datum verwendet werden kann, hängt von den Gemeinde-Einstellungen ab. | |
Subobj. Nr. | Unter der Subobjekt-Nummer versteht man eigenständige Appartements/Chalets/..., die über eine gemeinsame Objektnummer abgerechnet werden. |
Nachname/Name | Nach- und Vorname des hauptgemeldeten Gastes |
Anrede | Auswahl der Anrede |
Sprache | … scheint nur auf, wenn beim Gast “In Gast-Adressen speichern” aktiviert ist. Von der Sprache abhängig sind die vorgeschlagenen Anreden |
Nach Eingabe des Namens oder eines Teils eines Namens kann über diesen Button in den Gastadressen und in den alten Meldungen gesucht werden. |
auch „Adresse suchen“) | |
Land/Nationalität | Land und Nationalität des hauptgemeldeten Gastes |
Straße | Straße mit Haus-/Tür-Nummer |
PLZ / Stadt/Ort | Eingabe der PLZ und des Ortes. |
Geburtstag / Alter | Entweder wird das Geburtsdatum des hauptgemeldeten Gastes eingegeben - folgende Formate sind möglich:
... oder es wird nur das Alter erfasst, das Geburtsdatum wird dann mit 01. 01. des errechneten Jahres gespeichert. |
Standardmäßig wird die Gast-Adresse nur in der Meldung selbst gespeichert. Über die Aktivierung der Checkbox kann man die Adresse zusätzlich im Adresspool "Meine Adressen" speichern. Diese Adressen stehen auch in anderen Bereichen zur Verfügung, z.B. wenn das Rechnungsmodul aktiviert ist oder über den WebClient auch eigene Angebote erstellt werden. Die aktive Checkbox kann in der Konfiguration/Meldewesen Einstellungen des WebClients vorbelegt werden: |
Wenn der Gast der Zusendung von Werbung, Marketingaktionen etc. zustimmt, dann kann diese Checkbox für den Gast aktiviert werden. Das Feld ist nur für den Hauptreisenden verfügbar. | |
Mehr Details | Unter "Mehr Details" findet man zusätzliche Felder, die je Gast erfasst werden können. Die Gemeinde entscheidet, welche dieser Felder im Hauptabschnitt oder unter "Mehr Details" gezeigt werden und ob diese Felder Pflichtfelder sind. |
Firma | Hier kann eine Firmenbezeichnung (z.B. bei Veranstaltern) angegeben werden. |
Hier kann die E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt |
Das Feld kann nicht als Pflichtfeld definiert
werden. | |
Reisedokument | Das Feld für den Typ des Reisedokuments und die dazu gehörige Nummer können als Pflichtfeld markiert werden und sind sowohl im Haupt- als auch im Detailabschnitt anzeigbar. Die Erfassung dieser Daten kann durch den sog. "Dokument Scan" ersetzt werden. Es handelt sich um ein Modul, das die Gemeinde erwerben kann und das dann jedem Benutzer |
im WebClient zur Verfügung steht. Damit können Reisedokumente für die Erfassung der Gast-Daten eingesetzt werden. | |
Empfehlungsart | Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, auf welche Art von Empfehlung der Gast anreist. |
Beruf | Freies Eingabefeld für den Beruf des Gastes. |
Telefon | Freies Eingabefeld für die Telefonnummer des Gastes. |
Anreise mit | Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, mit welchem Verkehrsmittel der Gast anreist. Zusätzlich kann das Kennzeichen erfasst werden. |
Reisemotiv | Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, aus welchen Motiven der Gast reist. |
Gast-Interessen | Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, welche Interessen der Gast hat |
. |
Weitere Gäste | Je nach Einstellung in der Konfiguration wird automatisch die gewünschte Anzahl an Gästen eingeblendet. Für die mitreisenden Gäste gelten die Pflichtfelder wie für den Hauptreisenden auch. |
Über den Button können jederzeit weitere Gäste hinzu gefügt werden, es öffnen sich die Eingabefelder für mitreisende Gäste. Alle Daten ...
... werden vom Hauptreisenden übernommen. Mit Klick auf den Link "An-/Abreise ändern" Werden Gäste mit unterschiedlichen Adressen auf einem Meldeschein gespeichert, warnt der WebClient: Mit nochmaliger Bestätigung kann der Meldeschein gespeichert werden. | |
Gäste entfernen | Ein standardmäßig vorgeschlagener Mitreisender oder jeder zusätzlich aktivierte Gast kann jederzeit mittels Klick auf |
Mit den Pfeilen kann die Reihenfolge der Gäste verändert werden, so kann aus einem mitreisenden Gast der Hauptreisende werden. |
Reisegruppe
Ab wie vielen Personen eine Reisegruppe erfasst wird, entscheidet die Gemeinde bzw. Meldebehörde.
Wählt man "Neuer Meldeschein/Reisegruppe", stehen für die Erfassung folgende Felder zur Verfügung.
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Der Bereich des Hauptreisenden verhält sich wie bei IndividualreisendenIndividual-Reisenden.
Für die Erfassung der Mitreisenden, der Gruppen-Teilnehmer, stehen zwei Varianten zur Verfügung.
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In dieser Variante werden die Teilnehmer der Reisegruppe nur nach der Personengruppe und dem Herkunftsland unterschieden.
...
Felder | |
|---|---|
Personengruppe | Auswahl aus den zur Verfügung stehenden Personengruppen |
Land | Herkunftsland der mitreisenden Gruppen-Mitglieder, vorgeschlagen wird das Land des Hauptreisenden/Reiseleiters; die Auswahl erfolgt aus bestehenden Werten. |
Anzahl | Auswahl der Anzahl an Gruppen-Mitgliedern, die dieser Personengruppe und diesem Land angehören. |
... entfernt einen Zeilen-Eintrag |
... ermöglicht die Erfassung von weiteren Personengruppen-Land-Kombinationen für diese Gruppe |
Nach der Erfassung können die Daten unmittelbar gespeichert werden.
| Noteinfo |
|---|
Wenn die feratel Gästekarte im Einsatz ist kann diese Variante in bestimmten Konstellationen (Karten-Pflichtfelder) nicht verwendet werden, da Daten wie z.B. das Geburtsdatum fehlen. In diesem Fall ist die Detail-Erfassung zu verwenden. |
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Die Detail-Erfassung baut auf der Basis-Erfassung auf...
anschließend klickt man auf:
...
Felder | |
|---|---|
 | Diese Funktion bietet den Komfort, gewisse Daten für alle Gruppen-Mitglieder gleichzeitig einzutragen: Damit werden alle Reiseteilnehmern der Nachname "RG GirlandeNorwegen", der Vorname "Gast #" mit der automatisch vergebenen Nummer, das Erwachsenen-Geburtsdatum und das Kinder-Geburtsdatum (abhängig von der Personengruppe) Geburtsdatum für die Personengruppe “Reduzierte II” zugewiesen. Jede Zeile kann auch extra gesondert editiert werden, die Reihenfolge der Gäste kann mit den Pfeilen verändert werden. |
 | ... erlaubt die Änderung der Personengruppe für einen der Reisenden. |
 | ... erscheint, wenn der Dokumenten-Scan für eine Meldebehörde aktiviert ist. Dann kann in einem eigenen Dialog ein Reisedokument für dieses Gruppen-Mitglied eingescannt werden. |
  | Klickt man auf das zugewiesene oder noch leere Land, öffnet sich der Dialog für die Zuweisung des Herkunftslandes. Nachdem die Auswahl getroffen ist, wählt man "Neues Land anwenden", damit bekommt der Gast ein neues Land zugewiesen. |
  | ... öffnet die Details zu einem einzelnen Gruppen-Mitglied. Es können an dieser Stelle Daten wie für einen Individualgast erfasst werden.   Mit Klick auf "Gast-Details laden" wird der einzelne Gast mit den hier erfassten Daten gespeichert. |
  | ... löscht ein Gruppen-Mitglied |
  | ... öffnet eine weitere Detail-Zeile für ein Gruppen-Mitglied |
Nach dem Speichern... |
|
Speichern
Es stehen drei Arten des Speicherns zur Verfügung, sie sind für den Individual- und den Gruppen-Meldeschein gleich.
  | ... speichert den aktuellen Meldeschein und öffnet einen neuen, leeren Dialog vom Typ des vorangegangenen Meldescheins |
  | ... speichert den aktuellen Meldeschein und belässt diesen für weitere Bearbeitung geöffnet |
  | ... speichert den aktuellen Meldeschein und kehrt zur Übersicht zurück |
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Funktionen | Welche Funktionen können in der bestehenden Voranmeldung gemacht werden... |
|---|---|
  | "Schließen" |
  | "Löschen" |
  | "Als Meldeschein übernehmen" Sind nicht alle Pflichtfelder vorhanden, wird in roter Farbe angezeigt, welche Daten fehlen: Die Daten können unmittelbar nachgebessert werden, dann ist das Umwandeln möglich, ein Meldeschein kann gespeichert werden. |
  | "Blatt drucken" |
  | "Duplizieren" Diese Funktion wird dann verwendet, wenn nicht alle Gäste zum gleichen Abreisetag abreisen. Lt. Österreichischem Meldegesetz müssen im Fall unterschiedlicher Abreisedaten alle Gäste am ersten Abreisedatum abgemeldet werden, die verbleibenden Gäste werden neu angemeldet. Wird die Duplizieren-Funktion verwendet, es müssen nicht alle Detaildaten neu erfasst werden. |
  | "Voranmeldung speichern" |
 | "Alle bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung im oberen Bereich und öffnet die Details aller mitreisenden Gäste für eine weitere Bearbeitung |
  | "Bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem Gast und öffnet die Details des jeweiligen mitreisenden Gastes für eine weitere Bearbeitung |
 | "Löschen" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem Gast und würde diesen Gast aus der Voranmeldung löschen |
  | "An-/Abreise ändern" befindet sich, wenn das Zugriffsrecht dazu vergeben ist, bei jedem mitreisenden Gast und erlaubt es, diesem ein anderes Reisedatum zuzuweisen als der Hauptreisende hat |
  | "PDF" ermöglicht einen PDF-Druck, der separat aktiviert werden muss - steht nur in Ausnahmefällen zur Verfügung |
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Funktionen | Welche Funktionen können in der bestehenden Meldung gemacht werden... |
|---|---|
| "Schließen" |
| "Blatt drucken" |
 | "Stornieren" |
| "Duplizieren" Diese Funktion wird dann verwendet, wenn nicht alle Gäste zum gleichen Abreisetag abreisen. Lt. Österreichischem Meldegesetz müssen im Fall unterschiedlicher Abreisedaten alle Gäste am ersten Abreisedatum abgemeldet werden, die verbleibenden Gäste werden neu angemeldet. Dafür kann die Duplizieren-Funktion verwendet werden, es müssen nicht alle Detaildaten neu erfasst werden. |
 | "Änderungen speichern" |
| "Alle bearbeiten" befindet sich in den Details eines Meldescheins im oberen Bereich und öffnet die Details aller mitreisenden Gäste für eine weitere Bearbeitung |
| "Bearbeiten" befindet sich in den Details eines Meldescheins bei jedem Gast und öffnet die Details des jeweiligen mitreisenden Gastes für eine weitere Bearbeitung |
| "Löschen" befindet sich in den Details eines Meldescheins bei jedem Gast und würde diesen Gast aus der Meldung löschen |
| "An-/Abreise ändern" befindet sich, wenn das Zugriffsrecht dazu vergeben ist, bei jedem mitreisenden Gast und erlaubt es, diesem ein anderes Reisedatum zuzuweisen als der Hauptreisende hat |
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Übersicht Sammelmeldungen | |||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Kalendermonat und Jahr | Im oberen Bereich kann nach einem bestimmten Monat gesucht werden. Der gewählte Monat ist Grundlage für die Erfassung, wenn man auf "Neuen Meldeschein erfassen" klickt. | ||||||||||||
Monatsleiste | ... hier kann geblättert werden - entweder durch Klick auf den Monat oder durch Verwendung der Pfeilbuttons | ||||||||||||
Liste | |||||||||||||
Nummer | Die Meldeschein-Nummer wird automatisch vom System vergeben. Die Gemeinde kann eine Start-Nummer für Sammelmeldungen definieren. | ||||||||||||
Land | ... zeigt das geografische Land der gemeldeten Gäste | ||||||||||||
Stat. Land | Das Statistische Land für die Meldebehörde leitet sich aus dem geografischen Land ab, wird in Österreich für die Länder Deutschland und Österreich nochmals unterteilt - siehe oben im Beispiel: Tirol, Salzburg, Baden-Württemberg, Bayern... | ||||||||||||
Personengruppen | Jede Personengruppe hat eine eigene Spalte, die dargestellten Zahlen zeigen die Ankünfte/Nächte je Personengruppe im gewählten Kalendermonat | ||||||||||||
Betrag | ... zeigt den Betrag für diese Eintragszeile | ||||||||||||
Abgerechnet | ... zeigt den Status, ob eine Sammelmeldung abgerechnet ist oder nicht | ||||||||||||
  | ... damit kann ein Eintrag gelöscht werden | ||||||||||||
Statuszeile | Zuunterst werden die Gesamt-Ankünfte und -Nächte je Personengruppe und der Gesamtbetrag angezeigt | ||||||||||||
 | Wenn der Button für die Erfassung nicht angezeigt wird, kann eine Einschränkung der Gemeinde dafür verantwortlich sein. Manche Gemeinden verhindern nach erfolgter Monatsabrechnung die nachträgliche Erfassung von Meldescheinen für den abgerechneten Zeitraum. Klickt man auf den Erfassungsbutton öffnet sich ein Dialog für die Neu-Erfassung einer Sammelmeldung  
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Ändern bestehender Einträge | Wenn ein bestehender Eintrag editiert/geändert werden soll, markieren Sie den Eintrag in der Übersicht mit Mausklick, es öffnet sich der Dialog mit den gespeicherten Daten. |
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