Checkbox

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Mittels Klick auf die Checkbox auf Spaltennamen-Höhe können alle Meldescheine/Voranmeldungen auf einmal markiert werden. Durch Klick auf einzelne Meldeschein-Checkboxen können diese für bestimmte Tätigkeiten (z.B. Druck oder Setzen der Abreise) markiert werden.

Nummer

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Die Meldeschein- oder Gästeblatt-Nummer wird nur bei Standard-Meldescheinen angezeigt. Voranmeldungen haben noch keine Nummer.
Die Versionsnummer/Sequenz (hinter dem Schrägstrich) zeigt an, wenn ein Meldeschein bereits editiert wurde (Änderung Meldeschein, Umwandlung Voranmeldung in Meldung, Abreise-Eintrag...)

Das Zahnrad-Symbol Image Modified(der Meldeschein-Nummer nachgestellt) zeigt an, dass der Meldeschein durch einen automatischen Job geändert wurde. Das kann die Umwandlung der Voranmeldung in eine Meldung oder das Setzen der tatsächlichen Abreise sein.

Gast

... zeigt den Nach- und den Vornamen des hauptgemeldeten Gastes.

Ist dem Namen ein rotes Warnsymbol nachgestellt, gab es beim automatischen Job, der eine Voranmeldung in eine Meldung oder der einem Meldeschein mit Planabreise die tatsächliche Abreise eintragen soll, ein Problem.

Image Modified oder... Image Modified

Anreise

... zeigt das früheste Anreise-Datum mit Wochentag auf einem Meldeschein

Abreise

... zeigt die späteste Abreise bzw. das geplante Abreise-Datum mit Wochentag eines Meldescheins.

Die Plan-Abreise wird mit einem nachgestellten "P" markiert, liegt die Plan-Abreise

• in der Zukunft, ist das Datum hellgrau dargestellt

• Image Added

• in der Vergangenheit, ist das Datum in roter Schrift markiert

• Image Added

Ort

• Image Added

... zeigt das Adress-Land (als ISO-Länderkennzeichen) und den Ort aus der Adresse des Hauptgemeldeten

Personen

... zeigt die auf diesem Meldeschein gemeldeten Anzahl an Personen

Wird hinter der Personenanzahl das Symbol Image Modifiedangezeigt, handelt es sich um eine Reisegruppe

Status

... zeigt den Abrechnungs-Status eines Meldescheins

• Leer - nicht abgerechnet

• Teilabgerechnet

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• Abgerechnet

  Image Added

• Image Added

Das Drucker-Symbol zeigt an, dass ein Meldeschein oder eine Voranmeldung noch nicht gedruckt wurden.
Durch Klick auf das Symbol öffnet sich das hinterlegte Meldeschein- oder Voranmeldungsformular mit den Daten des Eintrags.
Image Modified

Sollen mehrere Meldescheine oder Voranmeldungen in einem Arbeitsgang gedruckt werden, markiert man die Checkbox vor den jeweiligen Einträgen und wählt im Menü am rechten unteren Rand "Blatt drucken".

Je nachdem, ob ein Meldeschein vollständig ausgefüllt, teilweise ausgefüllt oder leer ist, kommen unterschiedliche Formulare zur Anwendung.

• Image Added

Wurde ein Meldeschein digital signiert, wird das graue Symbol angezeigt.

• Image Added

Jeder Meldeschein hat ganz rechts einen Menü-Button, der je nach Berechtigung oder Gemeinde-Einstellung unterschiedliche Inhalte anzeigt.

• Image Added

• Details

• : ... öffnet den gewählten Eintrag und zeigt die Details des Meldescheins oder der Voranmeldung

• Duplizieren

• : ... dupliziert einen bestehenden Meldeschein oder eine Voranmeldung für eine neuerliche Verwendung (z.B. unterschiedliche Abreisen)

• Blatt drucken

• : ..

• druckt den markierten Eintrag

• PDF

• : ... erzeugt einen PDF-Ausdruck des markierten Eintrags

• Gästekarte produzieren

• : ... wird nur angezeigt, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet und  wenn eine separate Gästekarte gedruckt werden kann

Am rechten unteren Ende der Meldescheine/Voranmeldungen befindet sich nochmals der Menü-Button, der für bestimmte Aktionen ein gesammeltes Vorgehen erlaubt:

Meldungen/Meldescheine

Alle Einträge, die mit einer aktiven Checkbox am Anfang der Zeile markiert sind,

können z.B. in einem Arbeitsgang gedruckt werden... oder bei diesen wird die Plan-Abreise

zur echten Abreise umgewandelt.
Die markierten Blätter können als Excel oder PDF exportiert werden.

• Image Added

Voranmeldungen
Alle Einträge, die mit einer aktiven Checkbox am Anfang der Zeile markiert sind,

können z.B. in einem Arbeitsgang gedruckt werden... oder diese werden vom Status

Voranmeldung in den Status "Meldung/Standard-Meldeschein" umgewandelt (= “angereist”).
Voranmeldungen können auch gesammelt gelöscht oder als Excel oder PDF exportiert werden.

• Image Added

• Image Added

... zeigt, wie viele Einträge pro Seite gelistet werden. Der Wert kann in der Konfiguration, durch Überschreiben oder mittels Pfeilen geändert werden.

“… gesamt” zeigt, wie viele Seiten insgesamt gefüllt sind.

• Image Added

... erlaubt ein manuelles Blättern in den Meldungen

, entweder durch Klick auf die Seite direkt oder durch Klick auf die Pfeile.

• Image Added

... beschreibt die Symbole auf der Seite. Eine Listung erfolgt nur für tatsächlich auf dieser Seite/diesem Tab-Reiter vorhandene Symbole

• Image Added

Ausdruck eines leeren Meldescheins, vorausgesetzt ein Formular / eine Briefvorlage ist hinterlegt.
(Muster siehe Anhang)

• Image Added

... dafür ist eine separate Freischaltung notwendig
Damit können Meldescheine aus einem CSV-File importiert werden

• Image Added

... dafür ist eine separate Freischaltung notwendig
Damit kann eine Musterdatei für den CSV-Import herunter geladen werden

Neuer Meldeschein

Erfassung von Einzelpersonen oder Familien mit gleicher Wohnadresse.
(bis zu einer maximalen Personenanzahl, die von der Gemeinde vorgegeben wird)

Erfassung von Personengruppen
(ab einer Mindest-Personenanzahl, die von der Gemeinde vorgegeben wird)

Neue Voranmeldung

Felder

Beschreibung

Mit einem roten Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Meldung

Mit einem gelben Stern gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder für die Gästekarte. Diese scheinen nur auf, wenn die Gemeinde mit der feratel Gästekarte arbeitet.

Anreise

Hier wird beim Erst-Einstieg das Tagesdatum vorgeschlagen, nach Speichern der ersten Meldung bleibt das Anreisedatum der voran gegangenen Meldung stehen. Mit Klick auf das Kalender-Symbol kann die Anreise auch am Kalender ausgewählt werden.

Geplante Abreise

Erfassung der geplanten Abreise, kann auch am Kalender erfolgen (Klick auf das Kalender-Symbol)

Abreise

Erfassung der definitiven Abreise, kann auch am Kalender erfolgen (Klick auf das Kalender-Symbol)

Die definitive Abreise kann erfolgen...

• sofort am Meldeschein, wenn bei Meldeschein-Erfassung schon das definitive Abreisedatum feststeht

• in einer weiteren Meldeschein-Bearbeitung, wenn der Meldeschein schon mit einer Plan-Abreise gespeichert war

• durch Zuweisung der Plan-Abreise als definitive Abreise in der Meldungsübersicht

• durch einen automatischen Job, der die Plan-Abreise als definitive Abreise setzt - unter Einhaltung bestimmter Parameter und nur, wenn der Job für eine Gemeinde aktiviert ist.

Subobj. Nr.

Unter der Subobjekt-Nummer versteht man eigenständige Appartements/Chalets/..., die über eine gemeinsame Objektnummer abgerechnet werden.
Die Subobjekt-Nummer kann von der Meldebehörde aktiviert/deaktiviert werden und ist daher nicht für jeden Betrieb sichtbar.

Nachname/Name

Nach- und Vorname des hauptgemeldeten Gastes

Anrede

Auswahl der Anrede

Nach Eingabe des Namens oder eines Teils eines Namens kann über diesen Button in den Gastadressen und in den alten Meldungen gesucht werden.
(siehe auch„Adresse suchen“)

Land/Nationalität

Land und Nationalität des hauptgemeldeten Gastes

Straße

Straße mit Haus-/Tür-Nummer

PLZ / Stadt/Ort

Eingabe der PLZ und des Ortes.
Ist eine PLZ-Ortskombination bereits gespeichert, wird diese vorgeschlagen und - wenn mehrere vorhanden - kann daraus gewählt werden:
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Geburtstag / Alter

Entweder wird das Geburtsdatum des hauptgemeldeten Gastes eingegeben - folgende Formate sind möglich:

• TTMMJJJJ

• TT.MM.JJJJ

• TT-MM-JJJJ

• JJJJ-MM-TT

• JJJJMMTT

... oder es wird nur das Alter erfasst, das Geburtsdatum wird dann mit 01. 01. des errechneten Jahres gespeichert.

Standardmäßig wird die Gast-Adresse nur in der Meldung selbst gespeichert.

Über die Aktivierung der Checkbox kann man die Adresse zusätzlich im Adresspool "Meine Adressen" speichern. Diese Adressen stehen auch in anderen Bereichen zur Verfügung, z.B. wenn das Rechnungsmodul aktiviert ist oder über den WebClient auch eigene Angebote erstellt werden.

Die aktive Checkbox kann in der Konfiguration/Meldewesen Einstellungen des WebClients vorbelegt werden:Image Modified

Wenn der Gast der Zusendung von Werbung, Marketingaktionen etc. zustimmt, dann kann diese Checkbox für den Gast aktiviert werden. Das Feld ist nur für den Hauptreisenden verfügbar.

Mehr Details

Unter "Mehr Details" findet man zusätzliche Felder, die je Gast erfasst werden können. Die Gemeinde entscheidet, welche dieser Felder im Hauptabschnitt oder unter "Mehr Details" gezeigt werden und ob diese Felder Pflichtfelder sind.
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Firma

Hier kann eine Firmenbezeichnung (z.B. bei Veranstaltern) angegeben werden.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

E-Mail

Hier kann die E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt werden.
Das Feld kann nicht als Pflichtfeld definiert werden.

Reisedokument

Das Feld für den Typ des Reisedokuments und die dazu gehörige Nummer können als Pflichtfeld markiert werden und sind sowohl im Haupt- als auch im Detailabschnitt anzeigbar.
Die Angabe der Daten bezüglich Reisedokumente ist generell für ausländische Gäste erforderlich.

Die Erfassung dieser Daten kann durch den sog. "Dokument Scan" ersetzt werden. Es handelt sich um ein Modul, das die Gemeinde erwerben kann und das dann jedem Benutzer im WebClient zur Verfügung steht.

Empfehlungsart

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, auf welche Art von Empfehlung der Gast anreist.

Beruf

Freies Eingabefeld für den Beruf des Gastes.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

Telefon

Freies Eingabefeld für die Telefonnummer des Gastes.
Das Feld kann nicht für den Hauptabschnitt und nicht als Pflichtfeld definiert werden.

Anreise mit

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, mit welchem Verkehrsmittel der Gast anreist. Zusätzlich kann das Kennzeichen erfasst werden.

Reisemotiv

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, aus welchen Motiven der Gast reist.

Gast-Interessen

Hier kann aus vorgebenen Werten ausgewählt werden, welche Interessen der Gast hat:

Weitere Gäste

Je nach Einstellung in der Konfiguration wird automatisch die gewünschte Anzahl an Gästen eingeblendet.
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Die Obergrenze für einen Individual-Meldeschein wird von der Gemeinde vorgegeben.

Für die mitreisenden Gäste gelten die Pflichtfelder wie für den Hauptreisenden auch.
Welche Felder im Hauptabschnitt, welche unter "Mehr Details" gezeigt werden, richtet sich nach den Angaben für den Hauptreisenden.

Über den Button können jederzeit weitere Gäste hinzu gefügt werden, es öffnen sich die Eingabefelder für mitreisende Gäste.

Alle Daten ...

• Anreise

• Abreise

• Nachname

• Land und

• Nationalität

... werden vom Hauptreisenden übernommen.
Der Nachname kann überschrieben, der Vorname kann erfasst werden.
Das Land und die Nationalität sind nur dann editierbar, wenn seitens Gemeinde das Recht dazu vergeben ist.

Mit Klick auf den Link "An-/Abreise ändern"
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können mitreisende Gäste ein anderes Reisedatum bekommen als der Hauptreisende. Wenn das Zugriffsrecht dafür einem WebClient-Benutzer nicht vergeben ist, kann er diesen Link nicht sehen.

Gäste entfernen

Ein standardmäßig vorgeschlagener Mitreisender oder jeder zusätzlich aktivierte Gast kann jederzeit mittels Klick auf Image Modifiedgelöscht werden.
Belässt man einen mitreisenden Gast am Meldeschein, für den keine Daten erfasst bzw. nicht alle Pflichtfelder angegeben sind, warnt der WebClient wie folgt:
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Mit den Pfeilen kann die Reihenfolge der Gäste verändert werden, so kann aus einem mitreisenden Gast der Hauptreisende werden.

Personengruppe

Auswahl aus den zur Verfügung stehenden Personengruppen

Land

Herkunftsland der mitreisenden Gruppen-Mitglieder, Auswahl aus bestehenden Werten.
Wenn in Österreich als Land Österreich oder Deutschland gewählt wird, öffnet sich der Dialog für die Auswahl des "Statistischen Landes". Auch hier ist eine Auswahl aus bestehenden Werten erforderlich.

Anzahl

Auswahl der Anzahl an Gruppen-Mitgliedern, die dieser Personengruppe und diesem Land angehören.

... entfernt einen Zeilen-Eintrag

... ermöglicht die Erfassung von weiteren Personengruppen-Land-Kombinationen

Diese Funktion bietet den Komfort, gewisse Daten für alle Gruppen-Mitglieder gleichzeitig einzutragen:
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Damit werden alle Reiseteilnehmern der Nachname "RG Girlande", der Vorname "Gast #" mit der automatisch vergebenen Nummer, das Erwachsenen-Geburtsdatum und das Kinder-Geburtsdatum (abhängig von der Personengruppe) zugewiesen.
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Jede Zeile kann auch extra editiert werden, die Reihenfolge der Gäste kann mit den Pfeilen verändert werden.

... erlaubt die Änderung der Personengruppe für einen der Reisenden.
Es öffnet sich ein Dialog, wo die neue Personengruppe gewählt und eine Begründung eingegeben werden kann:
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... erscheint, wenn der Dokumenten-Scan für eine Meldebehörde aktiviert ist. Dann kann in einem eigenen Dialog ein Reisedokument für dieses Gruppen-Mitglied eingescannt werden.

Klickt man auf das zugewiesene oder noch leere Land, öffnet sich der Dialog für die Zuweisung des Herkunftslandes. Nachdem die Auswahl getroffen ist, wählt man "Neues Land anwenden", damit bekommt der Gast ein neues Land zugewiesen.

... öffnet die Details zu einem einzelnen Gruppen-Mitglied. Es können an dieser Stelle Daten wie für einen Individualgast erfasst werden.

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Mit Klick auf "Gast-Details laden" wird der einzelne Gast mit den hier erfassten Daten gespeichert.

... löscht ein Gruppen-Mitglied

... öffnet eine weitere Detail-Zeile für ein Gruppen-Mitglied

Nach dem Speichern...

1. ... kann eine Gästeliste gedruckt werden:
   

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2.  ... wird im Gruppen-Meldeschein eine Zusammenfassung eingeblendet:
   

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2. ... erscheint der Button für die Digitale Signatur, wenn diese für den Betrieb aktiviert ist:
   

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2. ... wird der Gesamt-Abgabenbetrag für die Gruppe angezeigt:
   

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"Schließen"
... schließt die Details einer Voranmeldung wieder

"Löschen"
... löscht die bestehende Voranmeldung - jederzeit möglich

"Als Meldeschein übernehmen"
Wenn alle Pflichtfelder befüllt sind, kann eine Voranmeldung in einen Meldeschein übernommen und ggf. auch sofort geöffnet werden.

Sind nicht alle Pflichtfelder vorhanden, wird in roter Farbe angezeigt, welche Daten fehlen:
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Die Daten können unmittelbar nachgebessert werden, dann ist das Umwandeln möglich, ein Meldeschein kann gespeichert werden.

"Blatt drucken"
Eine Voranmeldung kann auch gedruckt werden, verwendet wird dazu eine Vorlage für teilausgefüllte Meldescheine

"Duplizieren"
... kopiert die bestehende Voranmeldung, lässt nur das Abreisedatum leer und ist bereit für die Überarbeitung

Diese Funktion wird dann verwendet, wenn nicht alle Gäste zum gleichen Abreisetag abreisen. Lt. Österreichischem Meldegesetz müssen im Fall unterschiedlicher Abreisedaten alle Gäste am ersten Abreisedatum abgemeldet werden, die verbleibenden Gäste werden neu angemeldet. Wird die Duplizieren-Funktion verwendet, es müssen nicht alle Detaildaten neu erfasst werden.

"Voranmeldung speichern"
... speichert die Voranmeldung nach Änderungen

"Alle bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung im oberen Bereich und öffnet die Details aller mitreisenden Gäste für eine weitere Bearbeitung

"Bearbeiten" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem Gast und öffnet die Details des jeweiligen mitreisenden Gastes für eine weitere Bearbeitung

"Löschen" befindet sich in den Details einer Voranmeldung bei jedem Gast und würde diesen Gast aus der Voranmeldung löschen

"An-/Abreise ändern" befindet sich, wenn das Zugriffsrecht dazu vergeben ist, bei jedem mitreisenden Gast und erlaubt es, diesem ein anderes Reisedatum zuzuweisen als der Hauptreisende hat

"PDF" ermöglicht einen PDF-Druck, der separat aktiviert werden muss - steht nur in Ausnahmefällen zur Verfügung

Kalendermonat und Jahr

Im oberen Bereich kann nach einem bestimmten Monat gesucht werden. Der gewählte Monat ist Grundlage für die Erfassung, wenn man auf "Neuen Meldeschein erfassen" klickt.

Monatsleiste

... hier kann geblättert werden - entweder durch Klick auf den Monat oder durch Verwendung der Pfeilbuttons

Liste

Nummer

Die Meldeschein-Nummer wird automatisch vom System vergeben. Die Gemeinde kann eine Start-Nummer für Sammelmeldungen definieren.

Land

... zeigt das geografische Land der gemeldeten Gäste

Stat. Land

Das Statistische Land für die Meldebehörde leitet sich aus dem geografischen Land ab, wird in Österreich für die Länder Deutschland und Österreich nochmals unterteilt - siehe oben im Beispiel: Tirol, Salzburg, Baden-Württemberg, Bayern...
Die Postleitzahlen-Kreise für die Zuordnung des Statistischen Landes stehen in Klammern geschrieben.

Personengruppen

Jede Personengruppe hat eine eigene Spalte, die dargestellten Zahlen zeigen die Ankünfte/Nächte je Personengruppe im gewählten Kalendermonat

Betrag

... zeigt den Betrag für diese Eintragszeile

Abgerechnet

... zeigt den Status, ob eine Sammelmeldung abgerechnet ist oder nicht

... damit kann ein Eintrag gelöscht werden

Statuszeile

Zuunterst werden die Gesamt-Ankünfte und -Nächte je Personengruppe und der Gesamtbetrag angezeigt

Wenn der Button für die Erfassung nicht angezeigt wird, kann eine Einschränkung der Gemeinde dafür verantwortlich sein. Manche Gemeinden verhindern nach erfolgter Monatsabrechnung die nachträgliche Erfassung von Meldescheinen für den abgerechneten Zeitraum.

Klickt man auf den Erfassungsbutton öffnet sich ein Dialog für die Neu-Erfassung einer Sammelmeldung

Ändern bestehender Einträge

Wenn ein bestehender Eintrag editiert/geändert werden soll, markieren Sie den Eintrag in der Übersicht mit Mausklick, es öffnet sich der Dialog mit den gespeicherten Daten.
Eine Bearbeitung ist nur möglich, wenn der Eintrag noch nicht abgerechnet ist.